Systemen koppelen zonder maatwerk: waarom het zo vaak misgaat (en hoe je dat voorkomt)

Zo voorkom je foutgevoelige integraties, hoge beheerkosten en schaalproblemen

Vrijwel iedere organisatie werkt vandaag met meerdere applicaties: CRM, ERP, finance, HR, datawarehouses, marketingtools en branchespecifieke systemen. In theorie moeten deze systemen met elkaar samenwerken. In de praktijk ontstaan juist daar de grootste problemen.

Misschien herken je dit: data staat op meerdere plekken, synchronisatie loopt achter, integraties breken na updates of het aanpassen van één koppeling kost weken. Vaak zijn deze integraties ooit “snel” gebouwd, maar blijken ze op de lange termijn moeilijk beheersbaar en kostbaar. De vraag die veel organisaties bezighoudt is dan ook: hoe koppel je systemen zónder vast te lopen in maatwerk, complexiteit en technische schuld?

In deze blog nemen we je mee in:

• waarom integraties vaak problematisch worden
• welke structurele oorzaken hierachter zitten
• welke oplossingsrichtingen er zijn
• en hoe organisaties grip krijgen op hun integratielandschap

Zonder verkooppraatjes, maar met inzicht en praktijkervaring.

Waarom integraties vaak meer problemen veroorzaken dan oplossen

Integraties ontstaan zelden vanuit een totaalontwerp. Ze groeien mee met de organisatie. Een nieuw systeem wordt toegevoegd, een extra koppeling gebouwd, een workaround bedacht “voor nu”. Dat werkt… tot het niet meer werkt. Veelvoorkomende signalen dat integraties een probleem beginnen te worden:

• Data is niet overal gelijk of actueel
• Fouten worden pas laat ontdekt
• Eén wijziging heeft impact op meerdere systemen
• Slechts één of twee mensen begrijpen de koppelingen
• Nieuwe integraties duren weken of maanden
• Beheer kost steeds meer tijd

Op dat moment zijn integraties geen versneller meer, maar een rem op groei.

De échte oorzaak: point-to-point denken

In veel organisaties zijn integraties gebouwd als point-to-point koppelingen. Systeem A praat direct met systeem B, vaak via maatwerk API-logica of scripts. Dat lijkt eenvoudig, maar brengt structurele risico’s met zich mee:

• Elke koppeling is uniek
• Logica zit verspreid over systemen
• Hergebruik is beperkt
• Monitoring is versnipperd
• Foutafhandeling is inconsistent

Hoe meer systemen je toevoegt, hoe exponentieel de complexiteit toeneemt. Wat begon als één koppeling, verandert in een web van afhankelijkheden. Dit is meestal geen bewuste keuze, maar het gevolg van:

• tijdsdruk
• gebrek aan integratiestrategie
• focus op korte termijn oplossingen

Waarom “nog meer maatwerk” zelden de oplossing is

Wanneer integraties problemen geven, is de reflex vaak: “we bouwen het beter” of “we herschrijven de koppeling”. In de praktijk verplaatst dat het probleem, in plaats van dat het wordt opgelost. Meer maatwerk betekent vaak:

• hogere ontwikkel- en beheerkosten
• grotere afhankelijkheid van specifieke developers
• moeilijker testen en monitoren
• beperkte schaalbaarheid

Op korte termijn lijkt het controle te geven, maar op de lange termijn ontstaat technische schuld. Vooral wanneer organisaties groeien, internationaliseren of nieuwe digitale kanalen toevoegen, lopen maatwerkoplossingen tegen hun grenzen aan.

Een andere manier van kijken: integraties als landschap

Organisaties die grip krijgen op integraties, maken een fundamentele shift: ze zien integraties niet langer als losse koppelingen, maar als een integraal landschap. Dat betekent onder andere:

• centrale regie over data-stromen
• duidelijke scheiding tussen systemen en integratielogica
• herbruikbare bouwblokken
• consistente foutafhandeling en monitoring

In plaats van “hoe koppelen we deze twee systemen?” wordt de vraag: hoe organiseren we integraties op een schaalbare en beheersbare manier?

Drie gangbare manieren om systemen te koppelen

In de praktijk bestaat er geen one-size-fits-all aanpak voor integraties. De gekozen oplossing hangt sterk af van de complexiteit van het IT-landschap, de groeiplannen en de mate van flexibiliteit die nodig is. Toch zien we dat organisaties vaak terugvallen op dezelfde typen benaderingen, ieder met eigen voor- en nadelen. Om dat verschil duidelijk te maken, zetten we drie veelgebruikte benaderingen op een rij.

1. Volledig maatwerk (point-to-point)

Dit is de meest voorkomende aanpak.

Voordelen

• Snel te starten
• Volledige vrijheid

Nadelen

• Slecht schaalbaar
• Moeilijk te beheren
• Hoge afhankelijkheid van kennis
• Technische schuld op lange termijn

Geschikt voor: zeer eenvoudige of tijdelijke koppelingen.

2. Gestandaardiseerde koppelingen per systeem

Hierbij worden per systeem vaste integratiepatronen opgezet.

Voordelen

• Iets meer structuur
• Minder wildgroei

Nadelen

• Nog steeds veel logica verspreid
• Beperkt hergebruik
• Complex bij groei

Geschikt voor: organisaties met beperkte integratiebehoefte.

3. Centrale integratie-architectuur

In deze aanpak wordt integratie losgetrokken van individuele systemen.

Kenmerken

• Centrale laag voor data-transformatie en routing
• Herbruikbare integratieflows
• Consistente monitoring en foutafhandeling
• Minder afhankelijkheid van maatwerk

Dit model vraagt om een andere manier van denken, maar vormt vaak de basis voor schaalbaarheid en stabiliteit.

Low-code en iPaaS: hulpmiddel, geen doel op zich

Veel organisaties kijken naar low-code of iPaaS-oplossingen als antwoord op integratieproblemen. Dat kan waardevol zijn, mits het onderdeel is van een doordachte architectuur.

Belangrijk om te beseffen:

• tooling lost geen slecht ontwerp op
• governance en afspraken zijn net zo belangrijk
• integraties blijven maatwerk, maar beter beheersbaar

De kracht zit niet in het platform zelf, maar in hoe het wordt ingezet binnen het integratielandschap.

Wat succesvolle organisaties anders doen

Organisaties die hun integraties goed op orde hebben, werken vanuit een duidelijke integratiestrategie en hanteren vaste patronen en principes. Hun integraties zijn goed gedocumenteerd en inzichtelijk, terwijl monitoring en foutafhandeling centraal zijn ingericht. Hierdoor verlopen veranderingen voorspelbaar en beheersbaar, wat ervoor zorgt dat zij sneller nieuwe systemen kunnen aansluiten, eenvoudiger kunnen aanpassen en beter kunnen opschalen.

Wanneer is het tijd om je integraties opnieuw te bekijken?

Herken je één of meer van de onderstaande situaties, dan is het vaak zinvol om stil te staan bij je huidige aanpak:

• Integraties zijn historisch gegroeid zonder totaalbeeld
• Beheer kost onevenredig veel tijd
• Wijzigingen veroorzaken onverwachte fouten
• Er is afhankelijkheid van externe partijen of individuen
• Groei of cloud-migratie staat gepland

In die gevallen is een herontwerp of herstructurering geen luxe, maar een randvoorwaarde voor verdere ontwikkeling.

De eerste stap: inzicht krijgen

Je hoeft niet direct alles om te gooien. Vaak begint verbetering met inzicht:

• Welke systemen zijn gekoppeld?
• Welke data stroomt waarheen?
• Waar zit logica en afhankelijkheid?
• Welke koppelingen zijn kritisch?

Door dit helder te krijgen, ontstaat ruimte voor gerichte keuzes in plaats van ad-hoc oplossingen.

Van inzicht naar richting

Door inzicht te creëren in het huidige landschap ontstaat duidelijke richting. Je ziet wat behouden kan blijven, waar vereenvoudiging mogelijk is, wanneer standaardisatie loont en welke integraties strategische waarde hebben. Dat inzicht vormt het fundament voor een toekomstbestendig integratielandschap dat flexibel meegroeit met de ambities van je organisatie.

Wil je sparren over jullie integratiesituatie?

Iedere organisatie is anders. Wat werkt in de ene context, werkt niet automatisch in de andere. Daarom begint een goede aanpak altijd met begrijpen: van processen, systemen en ambities.

Wil je inzicht in je huidige integraties, een objectieve blik op risico’s en kansen of sparren over jouw architectuur en aanpak? Dan kan een korte, vrijblijvende verkenning helpen.

• Plan een vrijblijvende sparsessie in met één van onze specialisten.

Geen verkoopverhaal, wel helderheid.