Kun je zelf bepalen hoe een projectkaart in Exact Synergy eruitziet?

Veel organisaties die werken met Exact Synergy zijn gewend aan de standaardinrichting van het systeem. De voorgedefinieerde kaarten en werkstromen bieden structuur en borgen de meeste standaard processen. Maar wat nu als jouw bedrijfsprocessen of informatiebehoeften heel specifiek zijn? Dan loop je wellicht tegen beperkingen aan, zoals een maximaal aantal velden of het ontbreken van cruciale informatie in een workflow. Met Solution Builder kun je kaarten zoals een projectkaart in Synergy aanpassen. Door ze te bouwen of verbouwen, kun je namelijk nieuwe entiteiten aanmaken. In dit blog lees je meer!

Vaak weet een functioneel beheerder wat er ongeveer mogelijk is met Exact Synergy. Maar de gebruikers – die dagelijks vanuit de operatie met het systeem werken – hebben vaak geen idee hoeveel er nog meer kan. Terwijl ze wel degelijk wensen hebben! Zodra ze zien wat er mogelijk is, ontstaan er nieuwe ideeën. Ideeën die de organisatie en de grip op je processen ten goede komen. Maatwerkkaarten kunnen je organisatie écht verder helpen!

Waarom zou je projectkaarten in Synergy aanpassen?

Stel, je hebt een werkstroom waarin medewerkers moeten aangeven of een taak is uitgevoerd. Exact Synergy biedt standaard vijf ja/nee-velden, maar jouw proces kent zes stappen. Hoewel die zesde stap essentieel is, past deze niet in de standaard inrichting. In zo’n geval is het aanpassen van de kaart geen luxe, maar een must.

Een ander voorbeeld uit de praktijk: Een van onze klanten had behoefte aan een contractmanagementoplossing aan de inkoopkant, terwijl Synergy standaard is ingericht op verkoop. Denk aan informatie over kosten, prognoses en budgetuitnutting. Die gegevens zijn wezenlijk anders dan omzet en uren aan de verkoopzijde. Door een kaart volledig opnieuw op te bouwen, kon Axians deze informatie wél inzichtelijk maken.

De voordelen van Synergy kaarten aanpassen

Door je Exact Synergy kaart aan te passen, profiteer je van verschillende  voordelen;

•  Je bepaalt zelf welke velden, secties en overzichten je nodig hebt.
• Rapportages sluiten beter aan op jouw processen.
• Je kunt informatie vastleggen die anders verloren gaat.

Maar let wel: maatwerk is niet altijd nodig. Als het gaat om een kleine aanpassing, is het soms slimmer om het proces aan te passen aan de software dan andersom. Bijvoorbeeld door een proces op te splitsen in twee werkstromen. Axians denkt graag mee!

Wat kun je zelf doen – en wanneer heb je Axians nodig?

Zonder aanvullende software kun je al veel bereiken door creatief om te gaan met de bestaande modules. Denk aan het herinrichten van werkstromen, het splitsen van processen of het benutten van vrije velden. Toch blijkt in de praktijk dat veel klanten hier niet zelf uitkomen. De expertise van Axians helpt om de juiste keuzes te maken en het maximale uit Exact Synergy te halen.

Wanneer is aanvullende software nodig?

Als het aanpassen van je proces geen optie is en alternatieve routes niet voldoen, is aanvullende software zoals de Solution Builder in combinatie met TVM (Trigger & Validation Manager) een uitkomst. Hiermee kun je kaarten volledig op maat opbouwen en automatische acties inrichten. De mogelijkheden zijn vrijwel eindeloos.

De meeste klanten kiezen ervoor om Axians dit te laten doen. Zeker als er nog geen bestaande inrichting is en alles vanaf nul moet worden opgebouwd. Wil je zelf aan de slag met kleine aanpassingen? Dat kan. Axians biedt trainingen van twee à drie dagen, waarin je leert hoe je bestaande kaarten aanpast en uitbreidt.

Hoe ziet zo’n project eruit?

Een project begint altijd met een goed gesprek. Samen brengen we de wensen en eisen met betrekking tot jouw proces in kaart. Soms is er één contactpersoon die alles verzamelt, soms spreken we direct met meerdere stakeholders – bijvoorbeeld bij contractmanagement, waar de vraag vaak uit de operatie komt.

Waar zit overlap en waar loop je vast?

We zoeken allereerst naar de overlap tussen jouw proces en de mogelijkheden van Synergy. Waar loop je vast? Waar biedt Solution Builder uitkomst? Op basis daarvan maken we een RFC en kostenbegroting. Na akkoord plannen we het project in.

Van testomgeving tot eindproduct

We starten in een testomgeving, waar jij feedback kunt geven. Die verwerken we tot een eindproduct, waarna we de inrichting live zetten. Indien gewenst verzorgen we uitleg en training. Tot slot leveren we documentatie en een handleiding op.

Van één enkele kaart naar een organisatie brede oplossing

Soms leidt een klein project voor één proces tot een complete, organisatie brede oplossing. Dit gebeurde onlangs bij een klant die werkt met meerdere salesgroepen. We ontwikkelden voor één salesgroep een specifiek op hun proces afgestemde kaart. Die beviel zo goed, dat een andere salesgroep ervan hoorde en we ook voor hen een eigen kaart mochten ontwikkelen. Met enkele – voor hun salesproces relevante – aanpassingen. Daarna volgde nóg een groep. Zo groeide een oplossing die voor één afdeling uit tot een organisatie brede standaard.

Conclusie: Synergy is wat het is – tenzij je verder kijkt

Synergy biedt veel, maar niet alles. Met Solution Builder verleg je de grenzen van het systeem. Wil je weten wat er voor jouw organisatie mogelijk is? Neem contact op met Axians. We denken graag met je mee – van idee tot implementatie.