Kan ik gemakkelijk integreren met Exact software?

We zien een verschuiving in de populariteit van best-of-suite naar best-of-breed oplossingen. En dat is heel begrijpelijk, want best-of-breed oplossingen of ‘point solutions’ blinken uit in een bepaald vakgebied, zoals het domein HRM, CRM of salarisverwerking. Door die point solutions met elkaar te integreren, met Exact als middelpunt, creëer je in feite een best-of-both oplossing. Je profiteert daarmee namelijk van zowel het robuuste Exact platform als de point solutions die naadloos met elkaar integreren. En laat Axians daar zich nu juist mee onderscheiden! In dit blog lees je welke voordelen organisaties ondervinden door krachtige integraties met Exact. Ook vertel ik meer over het type integraties dat wij inzetten.

Van versnipperde data naar een totaalbeeld

In veel organisaties zijn data verspreid over meerdere best-of-breed of point solutions. Hierdoor kun je op diverse plekken in de organisatie een deel van de realiteit vinden. Maar.. wat is nu het complete plaatje? Door je systemen met elkaar te integreren, met Exact software in het midden, vind je dat complete plaatje.

“Door point solutions met elkaar te integreren, met Exact als middelpunt, creëer je een best-of-both oplossing.”

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Stel dat jouw collega’s op basis van hun woon-werkverkeer een kilometervergoeding ontvangen. Door de applicatie waarmee het aantal kilometers wordt berekend te integreren met Exact, kan de informatie voor de berekening en betaling geautomatiseerd van de kilometervergoeding centraal vanuit Exact worden gebruikt. Een sterk staaltje no-hands accounting!

Een ander voorbeeld; Stel je een situatie voor in een pretpark waarbij de planning van het aantal benodigde ijsverkopers sterk afhankelijk is van weersinvloeden. Als je je systeem integreert met data modellen van de weersverwachtingen en historische data uit je eigen systeem, kun je daarmee je planning optimaliseren. Zo krijgt iedere pretparkbezoeker zijn versnapering zonder lang in de rij te hoeven staan!

Dit zijn slechts twee van de vele voorbeelden van slimme integraties met Exact software.

Inzicht en efficiëntie

De voordelen van dit soort integraties zijn tweeledig. Het creëert allereerst inzicht. Door point solutions met elkaar te koppelen kun je Exact Synergy namelijk gebruiken als één centrale plek met een overzichtelijk dashboard. Dit zorgt ervoor dat je vragen van zowel je interne als externe klant beter kunt beantwoorden én sneller betere besluiten kunt nemen.

Denk ook aan de efficiëntie slag die je hiermee maakt. Je elimineert immers de handmatige (zeer foutgevoelige) overname van data.

Welke soorten integraties zijn er?

Er zijn verschillende type integraties of koppelingen, elk met hun eigen toepassing:

• Realtime koppelingen: Deze integratie faciliteert een directe interactie tussen systemen, waarbij data in realtime wordt uitgewisseld. Denk hierbij aan het declareren van reiskosten via reisafstanden.nl.
• Near-realtime koppelingen: Bij deze integraties worden data elke 15 tot 30 minuten ververst. Bij deze integraties worden data afhankelijk van je wens per uur of vaker of minder vaak bijgewerkt. Hierbij kun je denken aan het uitwisselen van NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van relaties of medewerkers.
• Batch koppelingen: In dit geval worden data bijvoorbeeld ’s nachts opgehaald en verwerkt. Een van onze relaties, een pizzaproducent, haalde op deze wijze ’s avonds de kassaverkopen op om te bepalen hoeveel pizza’s er de volgende dag geproduceerd moesten worden. Zo kun je operationele data slim inzetten in je productieplanning.

Data converteren van oud naar nieuw

In lijn hiermee ligt het converteren van data uit oude naar nieuwe systemen. Dit betreft een eenmalige actie die van essentieel belang is voor de adoptie van het nieuwe systeem. Door oude metadata goed te importeren, creëer je immers een solide basis voor het nieuwe systeem. In dit geval maken wij gebruik van conversiescripts die – samen met goed overleg – zorgen voor een foutloze conversie.

Systemen waarmee we Exact software integreren

Qua systemen waarmee wij integreren, kan ik heel kort zijn; het kan niet gek genoeg zijn of we koppelen ermee. We hebben veel systemen al ooit met elkaar geïntegreerd en hebben daar diverse slimme add-ons of ‘bouwstenen’ voor ontwikkeld, zoals de veelgebruikte ‘flexibele webservices’. Bovendien zijn we altijd in voor een uitdaging. Koppelingen die nog niet bestaan, configureren we simpelweg!

“We hebben de meeste systemen al ooit met elkaar geïntegreerd en hebben daar diverse slimme bouwstenen voor ontwikkeld.”

Populaire integraties

De vraag naar realtime koppelingen groeit, mede door de verwachtingen van gebruikers. We zijn in ons privéleven steeds meer gewend geraakt aan realtime inzichten, dus verwachten dat ook in een professionele setting. En dat is geheel terecht; de techniek maakt het mogelijk.

Waar moet je op letten bij het inzetten van een koppeling?

De volgende zaken zijn van belang bij integraties:

• Analyse: Een succesvolle integratie begint bij een goede analyse. Wat wil je koppelen en waarom? Dit is een gezamenlijke inspanning tussen klant en IT-partner en een cruciale eerste stap.
• API: Vervolgens kijk je naar de API (Application Programming Interface), wat definieert hoe de softwarecomponenten met elkaar communiceren, welke data ze mogen uitwisselen en welke functies ze mogen aanroepen.
• Security: Dit is natuurlijk cruciaal. Een applicatie mag alleen toegang hebben tot de data die nodig is. Dus dit wil je begrenzen. Soms betekent dit dat je niet alles kunt realiseren zoals je gewend bent, bijvoorbeeld vanwege richtlijnen van de security officer. Dan zoek je samen naar een oplossing die wél binnen de architectuur past.
• Testen, testen, testen: Door de integratie functioneel te testen, controleer je of de koppeling werkt en data correct worden uitgewisseld. Soms moet je een hele keten testen, waarbij informatie langs meerdere stops gaat en verrijkt wordt teruggeschreven.

Conclusie: integreren met Exact? Absoluut!

Integratie met Exact software is niet alleen mogelijk, het is ook enorm waardevol. Of het nu gaat om realtime inzichten, batch koppelingen of het converteren van oude data: met de juiste aanpak en expertise kun je veel bereiken. Daag ons uit – wij zorgen dat het werkt!