Leer in 5 minuten

  • Hoe je een serieuze hoeveelheid werk en tijd kunt besparen voor de business en de finance-afdeling
  • Waarom je straks als financial niet alleen meer bezig met het leveren van informatie, maar veel meer de rol van adviseur aanneemt
  • Hoe je de controle houdt over het proces én eindgebruikers eerder in beweging brengt

Fast close voor gevorderden: 6 voorbeelden

Het rapportage- en consolidatieproces is voor veel organisaties nog altijd een tijdrovende klus. Het duurt weken en soms zelfs maanden om periodes af te sluiten, waardoor de organisatie lang moet wachten op relevante stuurinformatie. Dat het anders kan bewijzen veel beursgenoteerde organisaties. Zij ronden tegenwoordig hun maand- en kwartaalresultaten af binnen vijf werkdagen. De jaarresultaten hebben ze binnen 10 dagen beschikbaar en hun budgetcyclus is afgerond binnen 20 dagen.

Het zo snel mogelijk uitvoeren van het consolidatie- en rapportageproces noemen we fast close. Voor beursgenoteerde bedrijven is dit belangrijk om te voldoen aan vastgelegde deadlines, maar ook steeds meer niet-beursgenoteerde organisaties ervaren de voordelen van fast close. Door het rapportage- en consolidatieproces efficiënter in te richten, beschikken zij eerder over relevante stuurinformatie. Daardoor kunnen beter geïnformeerde beslissingen worden genomen en wordt het makkelijker om te voldoen aan rapportage-eisen van toezichthouders en overheidsinstanties. Bovendien komt er voor de finance-afdeling meer ruimte voor analyses en het ondersteunen van de business bij belangrijke beslissingen. Als financial ben je niet alleen maar bezig met het leveren van informatie, maar neem je veel meer de rol van adviseur aan.

Fast close: is niet alleen bereikbaar voor beursgenoteerde bedrijven

Zoals we in een eerder artikel hebben uitgelegd draait het bij fast close om het analyseren van knelpunten in het huidige rapportage- en consolidatieproces. Die knelpunten wil je vervolgens stap voor stap oplossen door processen slimmer in te richten, te automatiseren en medewerkers op te leiden. Daarom is fast close ook zeer interessant voor (middel)grote organisaties die afgelopen jaren flink zijn gegroeid door overnames en fusies. Vaak hebben zij te maken met meerdere consolidatiekringen, waarbij informatie vanuit verschillende systemen moet worden samengevoegd. Daar zijn veel medewerkers bij betrokken en moet er vaak nog veel informatie handmatig worden ingevoerd, doordat er geen automatische vertaalslag is van de informatie uit de verschillende organisaties. Dit levert een serieuze hoeveelheid werk op voor de business en de finance-afdeling. Het uitvoeren van de taken wordt efficiënter met de juiste tooling en een geoptimaliseerd proces.

In dit artikel laten we zien hoe de tooling van IBM ControllerWeb je organisatie op verschillende manieren ondersteunt bij het optimaliseren van rapportage- en consolidatieprocessen. Aan de hand van 6 voorbeelden leer je welke processen je kunt verbeteren en hoe software daarbij kan ondersteunen.

1. Minimaliseer handmatig invoeren

Een belangrijke stap om het rapportage- en consolidatieproces te versnellen is door de hoeveelheid handmatig invoerwerk terug te dringen. Daardoor ben je minder afhankelijk van de snelheid waarmee gegevens worden aangeleverd. Eindgebruikers hoeven geen bestanden meer te uploaden of complexe spreadsheets in te vullen. Zo verminder je het risico dat ze gegevens aanleveren die verouderd of incorrect zijn. Daarnaast zijn er veel terugkerende journaalposten die je eenvoudig kunt meenemen uit vorige periodes. Denk aan boekingen zoals correcties op de boekwaarde, boekingen voor voorzieningen of allocaties van kosten. Met de tooling van IBM ControllerWeb is het mogelijk om dit soort informatie geautomatiseerd op te halen vanuit verschillende bronsystemen of een datawarehouse. Daarmee verminder je het aantal handmatige acties en de werkdruk en verklein je de foutenkans. Een voordeel van het ophalen van informatie uit je datawarehouse is dat problemen in data bijvoorbeeld al tijdens het ETL-proces worden ondervangen en dat het inlezen van data efficiënter georganiseerd kan worden.

ControllerWeb faciliteert:

  • Het vertalen (mapping) van lokale grootboekschema’s naar de centrale chart of account structuur in ControllerWeb
  • Uitvoeren van volledigheidschecks op de mapping voordat bestanden ingelezen worden
  • Eenvoudig toevoegen van extra mappings
  • Drill through naar de onderliggende brondata na het inlezen

2. Maak het proces slimmer en eenvoudiger

De workflow die hoort bij je budgetcyclus en maand- en jaarafsluitingen kun je verregaand automatiseren. Bovendien kan worden bepaald welke boekingen je voorafgaand aan een maandafsluiting al correct kunt boeken. Denk aan afschrijvingen, mutaties in voorzieningen, loonjournaalposten en intercompany boekingen.

Daarnaast kun je taken op een logische en overzichtelijk manier toewijzen aan gebruikers. Gebruikers krijgen overzicht en weten precies welke informatie ze moeten aanleveren en op welk moment door de heldere workflow. Je kunt per rapportage- en consolidatieproces bepalen welke informatie precies noodzakelijk is, van globale informatie tot gedetailleerde informatie. Zo vraag je alleen de gegevens op die je nodig hebt en verlaag je de werkdruk voor eindgebruikers. De tooling helpt je daarbij door de submissies te definiëren en daar forms aan te koppelen die horen bij de periodeafsluitingen.

3. Houd controle over wijzigingen

Wijzigingen die van toepassingen zijn op toekomstige maand- en kwartaalafsluitingen, kunnen vaak vooraf worden geïdentificeerd. In de praktijk nemen financials hier echter te weinig tijd voor, waardoor er verstoringen kunnen optreden tijdens de periodeafsluitingen. Door vroegtijdig wijzigingen te signaleren en structuren neer te zetten en bijvoorbeeld te testen in een testomgeving houd je controle over het proces. Voorbeelden zijn het centraliseren van het aanmaken van kostenplaatsen of grootboekrekeningen. Eindgebruikers kunnen een aanvraag indienen die door een verantwoordelijke beheerder in de tooling worden verwerkt en vooraf worden getest. De beheerder bepaalt wanneer de nieuwe elementen worden toegevoegd. Zo hoef je niet meer ad-hoc wijzigingen door te voeren tijdens de periodeafsluiting, maar weet je vooraf al wat de consequenties zijn van wijzigingen in je structuren.

4. Breng eindgebruikers eerder in beweging

Een van de belangrijkste redenen dat bedrijven bij een periodeafsluiting vertraging oplopen, is dat gegevens te laat worden aangeleverd door dochterondernemingen of business units. Vertraging is onwenselijk en vaak onnodig. Dit probleem vraagt niet alleen om nieuwe processen en tools, maar ook om een cultuurverandering. De doorlooptijd van je consolidatie wordt bepaald door de zwakste schakel. Besteed daarom tijd om betrokkenheid te creëren door te vertellen waarom fast close zo belangrijk is voor je organisatie. Daarnaast kan tooling je helpen om de aanlevermomenten in heldere rapportagecycli te plannen. Zo zorg je ervoor dat controllers eerder in beweging komen om de gestelde deadlines te halen. Daarnaast kun je bijvoorbeeld ook de aanlevermomenten splitsen, om ervoor te zorgen dat niet alle gegevens van alle interne partijen in één keer geleverd worden. Dit verlaagt de workload voor je finance-afdeling en houdt het werk overzichtelijk. Zorg er wel altijd voor dat eventuele intercompany-verschillen als eerste worden afgestemd en opgelost.

5. Direct zicht op verschillen in boekingen

Het afstemmen (reconciliëren) van sets van grootboekrekeningen is van groot belang om verschillen tussen resultaatboekingen en boekingen in de balans op te lossen. Zonder een goede definitie van je reconcile accounts kan het oplossen van dit soort verschillen veel tijd in beslag nemen. Als je verschillen eenvoudig en gedetailleerd inzichtelijk kunt maken, ben je geen tijd kwijt om ieder verschil uit te zoeken en kunnen boekingen snel worden aangepast. Denk hierbij aan:

  • Vergelijken van omzet uit de verlies- en winstrekening met de gedetailleerde omzetcijfers op het niveau van product, klant, regio etc.
  • Vergelijken van afschrijvingen in de verlies- en winstrekening met de afschrijvingen in de verloopstaten
  • Vergelijken van verval en dotatie in voorzieningen in de verlies- en winstrekening met de specificatie in de verloopstaten

Op deze manier zorg je ervoor dat alle accounts die op totaalniveau gelijk moeten zijn met de detailspecificaties worden afgedwongen door het systeem.

6. Controles zorgvuldiger uitvoeren

Je wilt voorkomen dat je tijdens de consolidatie fouten tegenkomt in de gegevens die zijn aangeleverd. Het oplossen van de fouten kost immers veel tijd en energie van je financials en de business. ControllerWeb helpt bij het oplossen van reconcile verschillen en maakt het ook mogelijk de aangeleverde gegevens op slot te zetten.  Gegevens moeten dan zorgvuldig worden gecontroleerd voor de aanlevering wordt afgemeld. Er worden dan in de maand waarover gerapporteerd moet worden geen wijzigingen meer toegestaan nadat de gegevens zijn ingediend. Hiermee leg je de verantwoordelijkheid bij controllers en voorkom je dat je correcties in de boekingen weer tot nieuwe verschillen leiden.

Fast close maakt je efficiënter én aantrekkelijker

Door het rapportage- en consolidatieproces goed in te richten en met de juiste software te ondersteunen is een fast close ook voor middelgrote bedrijven haalbaar. Het resultaat? Iedere derde werkdag van de maand heb je alle correct financiële gegevens binnen, in plaats van dat je er twee weken op moet wachten. De jaarafsluiting heb je binnen twee weken gedaan, zodat je de accountants niet te lang hoeft te laten wachten. Als je die efficiëntie op de hele organisatie loslaat, automatiseer je een serieuze hoeveelheid werk. De tijd die je als finance-afdeling bespaart, kun je gebruiken om de cijfers te analyseren en de organisatie op een gefundeerde manier bij te sturen met betrouwbare data!

Bovendien is een bedrijf dat het consolidatie- en rapportageproces goed onder controle heeft ook aantrekkelijk voor investeerders, banken en aandeelhouders. De informatie die gerapporteerd wordt is snel beschikbaar en betrouwbaar. Dat geeft deze externe partijen vertrouwen!

Hoeveel tijd zou het je finance-afdeling besparen als je binnen een werkweek de maandafsluiting hebt afgerond?