Waar ERP tekortschiet in field service – en hoe jij dat oplost

Veel field service-bedrijven in branches, zoals Telecom en Infra, denken dat ERP-software de oplossing is voor het automatiseren van field service-processen. Echter is dit vaak niet het geval. In dit artikel delen we een aantal nadelen van ERP-systemen voor field service, en ook de mogelijke oplossing!

ERP is geen alles-in-1 toolbox

ERP-software is ontwikkeld om bedrijfsprocessen voor bijvoorbeeld finance, verkoop en logistiek in één systeem te integreren en te stroomlijnen. In fieldservice komen we ERP-systemen tegen van bijvoorbeeld IFS Software, Microsoft Business Central, Exact Online of SAP Business One. Het doel van ERP-software is om efficiënter te werken en beter inzicht te krijgen in de prestaties van deze processen.

Maar let op! Voor field service processen kennen deze ERP-systemen ook belangrijke beperkingen. Dit komt door de generieke benadering van ERP-leveranciers, die zoveel mogelijk marktsegmenten willen afdekken met een ‘alles in 1’-toolbox.

Problemen van ERP-software voor field service

Het automatiseren van field service-processen met ERP-software leidt tot een aantal serieuze problemen voor bedrijven. Zo zien we vaak de volgende problemen terug in de praktijk:

ERP-systemen zijn star

ERP-software is vaak niet flexibel genoeg om de diverse en veranderlijke werkopdrachten van field service-bedrijven te ondersteunen. ERP gaat namelijk uit van een standaardproces, je zit vast aan de flow van de applicatie en je moet je daarnaar voegen, inclusief de schermen en velden. Dit leidt tot omslachtige omwegen en harde beperkingen in de procesbesturing.

Met ERP-systemen verlies je tijd

Het inrichten en aanpassen van werkopdrachten kost vaak veel tijd. ERP-systemen blinken niet bepaald uit in korte implementatietijd en ze vereisen vaak uitgebreide training. Deze complexiteit kan leiden tot lange inwerkperiodes en vertragingen bij het snel inrichten of wijzigen van (nieuwe) servicecontracten.

ERP-systemen zorgen voor ballast

Het vastleggen van data in ERP leidt vaak tot tijdverlies en fouten. Dit komt doordat ERP-systemen uitgebreide data-invoer vereisen, waarbij je onnodig veel (standaard) gegevensvelden moet doorlopen die je helemaal niet nodig hebt. Het resultaat? Extra ballast, vertraging en afwijkingen in het proces. Dit niet-lean karakter maakt het moeilijk om efficiënt te werken.

Bij ERP-systemen ligt informatie niet binnen handbereik

De gegevens die de medewerker in het veld tijdens zijn werkproces nodig heeft, moeten vaak worden opgehaald uit andere systemen. De benodigde informatie is niet intuïtief en logisch beschikbaar op zijn mobiele apparaat, terwijl dit het enige is wat bijvoorbeeld de monteur op dat moment in beeld moet hebben. Het ERP-systeem maakt het veldwerk nodeloos ingewikkeld en vertraagt het proces.

Maar ERP-systemen bieden toch ook workflow?

Je denkt misschien: een aantal ERP-leveranciers biedt tegenwoordig ook workflow, waarmee je uitstapjes kunt maken naar een andere activiteit? Die snappen we! Toch blijf je dan vanuit je complexe ERP-systeem iets toevoegen ten dienste van het ERP, terwijl je altijd moet beginnen bij je field service-processen die je wilt organiseren, plannen en uitvoeren. Deze processen moeten waar nodig integreren met onderdelen van je ERP-systeem.

Flexibele workflows en dashboards van FieldService+

FieldService+ ondersteunt een flexibele proceslaag boven op je bestaande systemen, waardoor je werkorders efficiënt kunnen worden aangestuurd en real-time inzicht in de voortgang mogelijk wordt. Dit helpt je fieldservicebedrijf om de processen snel te kunnen aanpassen naar nieuwe klantwensen of omstandigheden, en toch stabiel en efficiënt te kunnen blijven werken.

Combineer ERP Met gespecialiseerde oplossingen

Ons advies: gebruik ERP voor financiële en logistieke processen, maar voeg hier gespecialiseerde fieldservice-oplossingen aan toe om de veranderlijke en specifieke kenmerken van veldwerk te ondersteunen.