Neem contact op
Bel mij terug

Leer in 10 minuten

  1. Hoe je jouw organisatie betrokken houdt bij de ontwikkeling van je dataplatform
  2. Waarom het belangrijk is om alle ideeën van de business te beoordelen en prioriteren
  3. Hoe je zorgt dat iedereen in je organisatie de waarde van de nieuwe data-architectuur ziet

5 tips om samen met de business een waardevol dataplatform te ontwikkelen

Het ontwikkelen van een grote data-architectuur is een complexe operatie die je stapsgewijs moet aanpakken en die begint bij het in kaart brengen van de motivaties, vragen, eisen en wensen (de use cases) van de business. Deze cruciale stappen worden echter vaak over het hoofd gezien, omdat organisaties zich te veel focussen op het ontwerp en de inrichting van hun dataplatform. Ze betrekken de business onvoldoende, waardoor het vaak (te) lang duurt voordat de waarde van het platform écht zichtbaar is voor de organisatie. Hoe voorkom je dat? Hoe zorg je ervoor dat je de business meekrijgt en dat je tijdens het opbouwen van je dataplatform al levert waar de organisatie het meeste behoefte aan heeft? In dit blogartikel lees je vijf tips hoe je jouw organisatie continu betrokken houdt en snel de waarde van de nieuwe data-architectuur laat zien.

1. Stel een use case-team samen

De eerste stap is om een team samen te stellen dat de business vertegenwoordigt. Dit use case-team is verantwoordelijk voor het ophalen van de vraagstukken (use cases) die de business wil realiseren met het dataplatform. Voor een breed draagvlak wil je van iedere afdeling, business unit en/of sector een vertegenwoordiger aan tafel hebben. Iemand met kennis van zijn domein en het liefst ook goede communicatieve vaardigheden.

Die vertegenwoordigers breng je bij elkaar om samenwerking te stimuleren en overeenkomsten te vinden in de use cases. Zo stimuleer je de vertegenwoordigers ook om breder te kijken dan hun eigen blikveld en begrip te krijgen voor de problemen waar andere vertegenwoordigers tegenaan lopen. Hoe je dat precies aanpakt lees je bij de volgende tip.

2. Verzamel use cases en werk ze uit

Hoe zorg je ervoor dat je de juiste use cases boven water krijgt? Dat doe je door met het use case-team breed te beginnen en daarna steeds meer focus aan te brengen in de prioriteiten van hun wensen en eisen. Vraag de vertegenwoordigers om voor hun eigen domein ideeën aan te dragen. Doe dit in eerste instantie zonder beperkingen. Dit geeft een goed beeld van wat er speelt in de organisatie. Help ze vervolgens om deze wensen uitgebreid en duidelijk te formuleren tot goede use cases. Dat doe je door bijvoorbeeld de wens ‘datalevering van salescijfers’ te formuleren naar ‘Ik wil als salesmanager realtime inzicht in de salescijfers per regio, zodat ik op tijd mijn regiomanagers bij kan sturen’.

Vraag de vertegenwoordigers daarna om hun ideeën te prioriteren. Wat is voor hen het belangrijkst om te realiseren met het nieuwe dataplatform? Werk samen met de vertegenwoordigers hun belangrijkste idee uit tot een use case. Een handig hulpmiddel is een use case summary, waarin de use case op zo’n manier wordt omschreven, dat data-architecten direct de essentie begrijpen. Zo kunnen ze direct inschatten wat het vraagt van het dataplatform en begrijpt de rest van de organisatie waar de use case over gaat en waarom er waarde in zit.

3. Kies use cases met businesswaarde

Houd bij het selecteren van de use cases altijd in de gaten dat je een nieuwe data-architectuur niet bouwt om de beheerlast van IT te verkleinen of om licentiekosten te drukken, maar omdat je waarde wilt creëren voor jouw bedrijf. Vaak worden algemene of IT-specifieke redenen gegeven voor de ontwikkeling van een nieuw dataplatform. Bijvoorbeeld omdat het bestaande dataplatform niet van de voorkeursleveranciers is of omdat er een groeiende behoefte ontstaat aan self service BI toepassingen. Dat zijn echter geen concrete business use cases. Een use case die waarde voor je business creëert is bijvoorbeeld het ondersteunen van de ontwikkeling van nieuwe producten, het verlagen van de onderhoudskosten op technische installaties of grip krijgen op de datakwaliteit van de rapportages voor toezichthouders. Dit zijn use cases die voortkomen uit de wensen van business. Waarom is dat belangrijk? Omdat je daarmee de kans vergroot dat ook het (top)management betrokken blijft bij het project, omdat zij baat hebben bij het resultaat. Daarnaast zijn er concrete en aantoonbare bedrijfsvoordelen aan te wijzen, als je met het dataplatform de use cases weet te realiseren.

4. Beoordeel en prioriteer de use cases

Met het dataplatform wil je snel waarde aantonen. Kies daarom voor een iteratieve aanpak. Bouw dus niet eerst de complete data-architectuur, maar ga gelijk aan de slag met de belangrijkste use cases en ontwikkel wat je daarvoor nodig hebt. Maak een selectie van use cases waarmee je gaat starten en bouw het platform vervolgens verder uit met de volgende set use cases. Voorkom alleen wel dat je te beperkt kijkt en met de eerste selectie use cases te weinig van de mogelijkheden van je nieuwe dataplatform laat zien. Beoordeel daarom je use cases niet alleen inhoudelijk, maar maak ook tactische keuzes. Kies bijvoorbeeld niet alleen maar voor use cases die dezelfde technologie of functionaliteiten gebruiken, maar laat bij de eerste selectie meerdere aspecten van de data-architectuur zien. Denk hierbij aan de volgende beoordelingscriteria:

  • Businesswaarde – De toegevoegde waarde voor de business, uitgedrukt in geld, tijd etc. Denk aan meer efficiëntie doordat analisten minder data hoeven te preparen en zich dus meer kunnen richten op analyseren. Of de toegevoegde waarde door nieuwe producten die ontwikkeld kunnen worden.
  • Functionaliteiten van je dataplatform – Zorg dat je voldoende spreiding laat zien in de verschillende mogelijkheden van het platform. Kies bijvoorbeeld voor een use case waarbij gevoelige data gemaskeerd moet worden, een use case om de autorisatie van data beter te regelen en een use case waarbij je verschillende brondata combineert.
  • Datagebruik binnen je dataplatform – Laat zien op welke verschillende manieren data gebruikt kan worden met de nieuwe data-architectuur. Ontwikkel bijvoorbeeld een dashboard en biedt alvast meer mogelijkheden voor data science.
  • Spreiding over diverse type bronnen – Laat zien dat je dataplatform input uit verschillende bronnen kan gebruiken. Denk aan het ontsluiten van data uit een Access database, een externe bron via een API, een SQL server omgeving of losse Excel bestanden.

Met de beoordelingscriteria bij de hand en de kwalitatieve inbreng van het use case-team kun je samen de use cases prioriteren. Welke use case ga je als eerste realiseren op het dataplatform? Met deze set aan use cases kan je de eerste versie van de data-architectuur maken.

5. Laat voortgang zien met pilots

Met het bepalen van use cases wil je niet alleen voordelen realiseren. Je wilt ook de betrokkenheid van de business behouden. Dat geldt ook voor de stap die daarna volgt: de realisatie van de use cases. Tijdens de ontwikkeling van het dataplatform wil je de business het gevoel geven dat er voortdurend wordt gewerkt aan verbeteringen. Werk daarom altijd met pilots bij het ontwikkelen van de gewenste functionaliteit en het beschikbaar maken voor gebruik in een productie-omgeving. Werken met pilots helpt je om tussentijds te laten zien dat je nieuwe data-architectuur waarde brengt aan de business. Bovendien druppelen veranderingen langzaam binnen in de organisatie. Zo krijgt je organisatie de tijd en ruimte om deze veranderingen rustig te adopteren in plaats van dat alles tegelijkertijd wijzigt.

Tijdens deze pilots betrek je de business actief om het implementatieteam te ondersteunen. De vertegenwoordigers uit het use case-team helpen je architecten om een use case te begrijpen en die ook te kunnen bouwen conform de verwachtingen van de business. Daarnaast is het ook cruciaal dat de business zich betrokken voelt. Hoe doe je dat? Door ze aan te haken bij overleggen van het implementatieteam, planningen met ze te delen zodat ze weten wanneer hun use case aan bod komt en door ze te laten meedenken in ontwerpsessies.

Bijkomend voordeel van het betrekken van de business vertegenwoordigers, is dat zij ook zelf aan hun collega’s kunnen vertellen wat er ontwikkeld is en welke waarde dit oplevert voor de business. Daardoor krijgen gebruikers ook geen technisch verhaal van ‘kijk, het werkt’, maar een praktisch verhaal dat laat zien dat de uitkomst van deze pilot iets moois voor het bedrijf biedt en waaruit duidelijk wordt wat de vervolgstappen zijn.

Echte waarde voor de business

De echte waarde van een dataplatform zit niet in de architectuur, maar in het gebruik ervan door de organisatie. Als je ervoor wilt zorgen dat de business waarde haalt uit het platform, dan moet je de business vanaf het begin betrekken. Dat doe je door ze te laten helpen bij het verzamelen, beoordelen en selecteren van de belangrijkste use cases. Daarna moet je ze betrokken houden en vooral ook de waarde laten zien door hun use cases te realiseren met pilots. Alleen dan krijg je genoeg support om te blijven investeren in de ontwikkeling van jouw data-architectuur.

Hoe zorg jij ervoor dat de business betrokken blijft bij de ontwikkeling van je dataplatform?

 

eBook: De smart analytics organisatieBenieuwd hoe datagedreven bedrijven zich onderscheiden van de concurrentie? En nieuwsgierig hoe je van jouw bedrijf ook een smart analytics organisatie maakt? Download het eBook