Neem contact op
Bel mij terug

‘Met BI kunnen we onze actuele positie goed monitoren, investeringen doorrekenen en vooruit kijken. Op die manier kunnen we onze sociale functie blijven uitvoeren.’
Peter de Regt, I&A Manager

 

Het speelveld van woningcorporaties is de laatste jaren sterk veranderd. Corporaties hebben een grote professionaliseringsslag gemaakt en zetten deze nog steeds door. Naast het verantwoord onderhouden en beheren van het huidige woningbestand, kijken ze echter verder vooruit. Woningcorporatie de Alliantie wil klanten nu en in de toekomst prettig en betaalbaar laten wonen. Daarvoor neemt de organisatie verantwoorde risico’s. In die situatie is het zaak dat de Alliantie steeds een goed beeld van de actuele financiële positie en verwachtingen heeft. Dat is de basis voor goed gefundeerde investeringsbeslissingen. Een business intelligence omgeving (BI) op basis van IBM Cognos-technologie helpt de continuïteit van de corporatie en dienstverlening ook op de lange termijn te garanderen.

 

De Alliantie is een woningcorporatie met woningen in het noorden van de Randstad, onder andere in de regio’s Amsterdam, Gooi en Vechtstreek, Amersfoort en Almere. Met bijna 60.000 woningen is het één van de grootste woningcorporaties in Nederland. De corporatie draagt zorg voor betaalbare en goede woonruimte in vitale wijken. Om die doelstellingen te realiseren is een goede informatievoorziening essentieel volgens Peter de Regt, I&A Manager bij de Alliantie. ‘Ons ERP-systeem voorzag niet in onze behoefte aan managementinformatie. Met IBM Cognos-oplossingen hebben we toen in samenwerking met Axians een datawarehouse opgezet en een BI-omgeving ingericht voor de verschillende rapportages over onze processen.’

 

Van zes weken naar een paar dagen

De BI-omgeving van de Alliantie maakt rechtstreeks gebruik van de data in het ERP-systeem. ‘In eerste instantie gebruikten we het platform om het plannings-en budgetteringsproces te verbeteren. En dat is gelukt. De doorlooptijd van dit proces hebben we binnen korte tijd teruggebracht van zes weken tot een paar dagen. De budgethouders hebben nu direct toegang tot het systeem en kunnen actuele gegevens invoeren. Voor planning en budgettering staan elk kwartaal de forecast en begroting klaar. Met een druk op de knop kunnen ze die goedkeuren of aangeven dat er aanpassingen nodig zijn. De consolidatie verloopt ook veel sneller. De CFO heeft snel een compleet beeld van de financiële situatie. Bovendien werkt iedereen met dezelfde gegevens en is de kans op fouten aanzienlijk teruggebracht.’

 

Onderhoudscapaciteit efficiënt benutten

Inmiddels gebruikt de Alliantie IBM Cognos TM1 als engine voor de rapportages en performance management dashboards. De Regt: ‘KPI’s geven een helder beeld van de stand van zaken en helpen om afwijkingen te signaleren. In dat geval kunnen we onderzoeken waar een pijnpunt ligt en wat we kunnen doen om bij te sturen.’ Als voorbeeld noemt hij de planning van de 60 onderhoudsmonteurs die de Alliantie in dienst heeft. ‘We willen die onderhoudscapaciteit zo goed mogelijk benutten. Het is dus belangrijk om hun activiteiten goed in kaart te brengen en te kunnen vergelijken. Met die meetgegevens kunnen we onderzoeken waar we nog winst kunnen behalen. Enerzijds om de kosten goed in de hand te houden, maar natuurlijk ook om onze klanten zo goed mogelijk te helpen.’

 

Leegstand kost geld

Een ander voorbeeld is de rapportage rondom leegstand. Als verhuurder wil de Alliantie dat woningen zo kort mogelijk leeg staan. De Regt: ‘Bij mutaties is het soms nodig om wat onderhoud te doen, maar dat willen we dan efficiënt plannen. Leegstand betekent immers dat de Alliantie geen huurinkomsten heeft. We genereren dus maandelijks een overzicht met het percentage leegstand en de gemiddelde onderhoudskosten. Bij afwijkingen van de norm in het dashboard, bekijken we in detail waar we het proces verder kunnen stroomlijnen. Naast planning heeft de leegstand ook raakvlakken met de service- en onderhoudsafdelingen en financiën. Een totaaloverzicht op basis van actuele gegevens, biedt waardevolle inzichten voor de gehele bedrijfsvoering. Dit zijn voorbeelden van rapportages die het business intelligence competence center samen met de business heeft ontwikkeld.’

 

Herontwerp IBM Cognos-omgeving

Hoewel de Alliantie tevreden is over de inrichting van het datawarehouse en de IBM Cognos rapportage-omgeving, start de organisatie met een herontwerp van het proces van data-ontsluiting, interfaces en datamodellen. ‘Deze keuze is het gevolg van de implementatie van een nieuw ERP-systeem voor de ondersteuning van onze primaire processen, zoals administratie van verhuur, huurders, planmatig en niet-planmatig onderhoud, percelen en financiële procesprocessen zoals incasso’s. Het huidige systeem is verouderd. Tegelijkertijd willen wij onze data wel via IBM Cognos blijven ontsluiten. Omdat het bronsysteem en applicatielandschap verandert, moeten we echter alle rapportages, dashboards en KPI’s aanpassen om onze rapportagebehoefte ook na de overstap effectief in te vullen.’

 

Taal van woningcorporaties

Het datacenter en de IBM Cognos-omgeving blijven in tact en volgens De Regt is het nu een groot voordeel dat deze omgeving direct goed opgezet en ingericht is. ‘Samen met Axians hebben we in het verleden goed nagedacht over de opzet van het datawarehouse en dat is nu zeer effectief. We hebben destijds voor Axians gekozen en hun specialisten ondersteunen ons nu weer bij de migratie en de bouw van nieuwe interfaces en datamodellen. Het is overduidelijk dat zij de technische kennis en expertise hebben om dit project goed en binnen de planning uit te voeren. Ook waren zij betrokken bij het oorspronkelijke ontwerp en de bouw. Extra voordeel is bovendien dat Axians de taal van onze branche spreekt. Ze kennen de bedrijfsprocessen binnen de corporatiewereld en maken de vertaalslag naar de informatie- behoefte van onze business.’

 

Intern en extern rapporteren

De implementatie van het nieuwe ERP-systeem is één van de projecten waarmee de Alliantie haar slagkracht en doelmatigheid wil verbeteren. De Regt legt uit: ‘We anticiperen steeds op nieuwe ontwikkelingen. Met BI kunnen we onze actuele positie goed monitoren, investeringen doorrekenen en vooruit kijken. Op die manier kunnen we onze sociale functie blijven uitvoeren. Omdat we deze resultaten moeten aantonen aan verschillende controlerende instanties, is onze BI-omgeving ook daar van belang. Naast interne inzichten biedt een goede grip op onze data en informatievoorziening de kans om activiteiten en resultaten extern te rapporteren. Al deze elementen dragen er aan bij dat we in de toekomst een gezonde woningcorporatie kunnen blijven.’

Whitepaper Business Intelligence