‘De return on investment overtrof onze verwachting.’
Jan Friemann, Business Controller

 

Concorp is een Nederlands familiebedrijf dat zoetwaren produceert en verhandelt. De onderneming startte in 1970 in het Brabantse Oisterwijk als distributeur van het merk Stimorol. Later kwam daar onder meer de vertegenwoordiging van Fishermans Friend bij. In 1987 werd met de overname van de fabriek van Van Slooten in het Friese Jirnsum een productiefaciliteit aan de onderneming toegevoegd. In deze fabriek worden momenteel voornamelijk winegums en de eigen dropmerken Autodrop en Oldtimers geproduceerd. Er kwam nog een tweede fabriek bij, want in 2001 volgde de overname van de suikerwerkenfabriek van Schuttelaar in Waddinxveen, die gespecialiseerd is in bananenschuim, toverballen en andere hard boiled candies.

 

Integraal pakket

Na deze tweede overname ontstond er een sterke behoefte aan een integraal pakket voor de hele groep, vertelt Jan Friemann, business controller. ‘Op alle drie de locaties werd Exact gebruikt. Dat hebben we in 2001 vervangen door het ERP-pakket Eniac Business Suite en daarbij hebben we meteen ook IBM Cognos Powerplay aangeschaft voor de analyse en rapportage. De bedoeling was dat we zo een uniforme inrichting van onze informatiehuishouding zouden krijgen, maar dat is destijds maar gedeeltelijk gelukt.‘

In de praktijk gebruikten de locaties ieder hun eigen inrichting van het ERP-pakket. ‘Daardoor was het lastig om goed structuur te krijgen in de rapportages,’ verduidelijkt Friemann. ‘Want iedere afdeling onderhield om het ERP-pakket heen zijn eigen informatieroutes in Excel, waarbij een deel van de gegevens direct uit het ERP-pakket afkomstig was en een ander deel uit onze standaard rapportages in IBM Cognos.’ Die neiging naar Excel was het sterkst bij de afdeling planning, vertelt hij. ‘Daar was in de loop der jaren – buiten ERP om – een complete planningsmodule op basis van Excel in gebruik geraakt. En wat nog erger was: er was maar één medewerker die dit pakket behoorlijk kon bedienen. Iedereen was van deze man afhankelijk en iedereen probeerde invloed op hem uit te oefenen.’

 

Uniforme informatiehuishouding

Om aan deze ongewenste situatie een einde te maken trok Concorp een manager Purchasing & Logistics aan. Zijn opdracht: het reorganiseren van de afdelingen inkoop, planning en logistiek, gericht op het alsnog realiseren van een uniforme en gestructureerde informatiehuishouding. De eerste stap van de nieuwe manager was het uitwerken van een Service Level Agreement met de medewerkers van de afdelingen customer service en sales. ‘We keken samen naar wat beslist op voorraad moet liggen en wat op order kan worden gemaakt. En als iets op voorraad geproduceerd moest worden, keken we per artikel wat dan de minimum- en maximumvoorraad diende te zijn. Concorp staat bekend om zijn leverbetrouwbaarheid. Die ligt rond de 99 procent op orderregelniveau. De afspraak met sales was dat we een aantal zaken voortaan slimmer gingen inregelen, maar zonder onze hoge leverbetrouwbaarheid aan te tasten.’

Op basis van deze overeenstemming werden de verkoop- en productie- planning beter op elkaar afgestemd. Om te beginnen werden er parameters vastgesteld voor onder meer doorlooptijden, productielijnen en omloopsnelheden en deze werden allemaal ingevoerd in het ERP-pakket. In aansluiting daarop werd – met ondersteuning van Axians – de module IBM Cognos Planning in gebruik genomen voor het maken van gedetailleerde sales forecasts. Hierin wordt per klant, per periode, per product en per type verkoop de verwachting ingevoerd. Deze gegevens worden gecombineerd met de aanwezige voorraad en de reeds geplande productie en dit wordt dan in het eveneens in IBM Cognos Planning ontwikkelde Productie Planning Weekview model weergegeven. De afdeling planning gebruikt deze gegevens voor het maken van een planning op weekniveau. Deze gaan vervolgens weer naar het ERP-pakket en daarin wordt de MRP-planning voor de inkoop gedraaid voor onder andere de hoeveelheid grondstoffen, uren, verpakkingsmaterialen en typen benodigde lijnen. Concorp is nu in staat de planning voor 12 weken inzichtelijk te maken, vertelt de manager Purchasing & Logistics. ‘Die voor de eerste vier weken is fixed, voor de volgende vier voor 80 procent fixed en voor de laatste vier is het nog een verwachting. Deze planning maken we zichtbaar via IBM Cognos rapportages en planningsmodellen. Hierin worden gegevens uit Eniac Business Suite en IBM Cognos Planning gecombineerd weergegeven.’

 

Enorme efficiencywinst

Het gevolg van deze aanpak is dat het gebruik van Excel-sheets voor planningsdoeleinden bij Concorp nu vrijwel geheel is uitgebannen. Er is nu een uniform proces met één werkelijkheid gecreëerd, die door iedereen als basis gebruikt wordt. Op die basis konden de administratieve en logistieke processen vergaand geoptimaliseerd worden. De resultaten mogen er zijn: sinds eind 2008 is de productie van de Concorp Groep met 30 procent toegenomen, terwijl het aantal productiemedewerkers in diezelfde periode met meer dan 10 procent afnam. Verder nam de gemiddelde waarde van de voorraad af met 2,5 miljoen euro en werd het aantal indirecte functies bij inkoop, planning, logistiek, administratie en P&O gehalveerd.

‘Als je deze resultaten ziet hoef je over de Return on Investment niet erg lang na te denken,’ merkt Friemann op. ‘Het heeft onze verwachting overtroffen. De inzet van IBM Cognos Planning, in combinatie met ons ERP-pakket, heeft een enorme efficiencywinst opgeleverd. Dat moet trouwens ook wel in deze branche als je je hoofd boven water wilt houden. Maar meer doen met minder mensen is ook heel belangrijk in verband met de toenemende vergrijzing. Dus met deze optimalisaties hebben we eveneens een belangrijke strategische stap gezet.’

 

Resultaten

  • Productietoename van 30%
  • Afname productiemedewerkers met 10%
  • Daling gemiddelde voorraadwaarde met 2,5 miljoen
  • Halvering van het aantal indirecte functies


Whitepaper FPM CTA