Neem contact op
Bel mij terug

Onze BI-omgeving is top, toch?

Datum: 19 november 2015
Auteur:
Bob de Beer, Business Intelligence Consultant

Ik was laatst bij een organisatie waar ze me vol trots de Business Intelligence (BI) omgeving lieten zien. Al snel vlogen de mapjes met tientallen rapporten over het scherm. Alles was netjes onderverdeeld in functionele gebieden en voorzien van duidelijke coderingen en naamgeving. En passant werd nog een koppeling met Windows Active Directory gemeld. Hierdoor hadden honderden gebruikers naadloos toegang tot het systeem. Het was overduidelijk dat er veel tijd en energie in het opzetten en inrichten van het BI-systeem was gestoken. Een buitenstaander zou na deze eerste blik kunnen concluderen dat het op het vlak van BI ‘wel snor zit’ bij deze organisatie. Maar is dat werkelijk zo?

Het daadwerkelijke gebruik van een BI-omgeving

Ik vroeg voorzichtig of ze ook het gebruik van de BI-omgeving bijhielden. Hoeveel gebruikers loggen in en welke rapporten bekijken ze? Logt alleen een selecte groep in of zijn er diverse gebruikers? Het monitor-rapport werd schoorvoetend geopend. Daarin zag ik al snel dat slechts enkele tientallen van de honderden gebruikers met toegang ook daadwerkelijk inloggen. Bovendien bleek na analyse van alle data in het monitor-rapport, dat slechts een tiental rapporten er echt toe doet. En dat maar een handjevol mensen deze rapporten bekijkt.

Waarom gebruiken ze de BI-omgeving niet?

Later heb ik een aantal rapporten van deze organisatie ook inhoudelijk bekeken. Het eerste wat me opviel was de enorme waslijst promptvragen die bij het bekijken van elk rapport naar voren komt. Voor insiders is dat geen probleem, maar ik kan me toch voorstellen dat de gemiddelde eindgebruiker dat anders ervaart. Hij of zij moet zich namelijk eerst door een waslijst aan vragen worstelen voordat de informatie toegankelijk is. Sterker nog, ik denk dat een aantal mensen al afhaakt als ze de lijst met soms cryptische vragen zoals ‘Geef Jaar Maand Nieuw’ zien. Uiteindelijk lukte het me om een rapport te verversen en de output was een aantal grote tabellen met heel veel data. Een zwart-witte treurnis overstelpte mijn scherm. Het scherm liep langzaam vol met rapportpagina’s. In deze situatie is het zeer lastig om te bepalen hoe gedetailleerd de informatie is als ik door de rapporten blader.

Het BI-fundament

In de praktijk zie ik dat bedrijven vaak veel tijd en energie steken in het zogenaamde BI-fundament. Maar ondanks de potentie die veel organisaties aan BI toekennen, is de praktijk weerbarstig. Het fundament wordt zelden door de gehele organisatie omarmd, terwijl de investeringen daar wel op afgestemd zijn. Veel organisaties hebben in ieder geval een basale rapportage-omgeving ingericht. Toch blijft het de uitdaging om deze beter te benutten. Dat vraagt om rapporten waarmee gebruikers snel en gefundeerd de juiste beslissingen kunnen nemen om de prestaties van de organisatie en afdelingen daadwerkelijk te beïnvloeden en te verbeteren. Binnen veel organisaties groeit het besef dat de meerwaarde van BI toeneemt als deze omgeving beter aansluit op de strategie en wensen van de business. Het blijft echter lastig om deze slag te maken. Organisaties zien vooral een grote BI-omgeving met veel rapporten en een grote groep potentiele gebruikers. Ze worstelen nog te vaak met de vraag: ‘Halen we het maximale uit onze BI-omgeving?’.

Haal er uit wat er in zit!

Om gebruikers wel naar de BI-omgeving te trekken en ze enthousiast te maken voor de cijfers die hierin liggen opgeslagen zijn twee termen cruciaal: Eenvoud en Uitdagend. In combinatie met een Dashboard of Self-Service BI zijn deze twee termen de sleutel tot het verankeren van het BI-fundament in de gehele organisatie. Dan neemt het gebruik ook zeker toe. Met een aantrekkelijk grafisch vormgegeven Dashboard is het eenvoudig om een startpunt te creëren voor een uitdagende reis naar relevante data binnen de BI-omgeving. Vanuit dit Dashboard klik je snel door naar de juiste standaardrapporten die tot voor kort maar mondjesmaat gevonden en gebruikt werden.

In de dagelijkse praktijk zie ik dat Dashboarding en Self-Service BI twee belangrijke aandachtsgebieden zijn die organisaties helpen om het informatieaanbod beter af te stemmen op de specifieke rollen. Bovendien dringen ze onnodige, contraproductieve complexiteit terug. Tegelijkertijd pleit ik er zeker niet voor om het oude BI-fundament weg te gooien. Maar geef het in ieder wel een verdiende tweede kans.

In een volgende blog ga ik dieper in op de opzet van een dashboard binnen het bestaande BI-fundament.

Meer weten?

Mocht u ondertussen meer informatie willen weten of Dashboarding of Self-Service BI neem dan contact met ons op. Of vraag onze Business Intelligence whitepaper aan.

Whitepaper Business Intelligence