Artificiële intelligentie (AI) is niet meer weg te denken in het werkleven. Dus ook niet in Exact Synergy.  Het verandert je manier van werken en denken volledig. Je moet bijblijven met de laatste ontwikkelingen hierin, anders loop je het risico achter te lopen op de markt en je concurrenten.

Maak kennis met DocsAI voor Exact Synergy. Dé AI-tool van Axians die je moet hebben in je Synergy-omgeving. Voor het zoeken, bevragen en vertalen van allerlei documenten zoals Word, Excel, PPT, e-mail of PDF.

Ontdek de voordelen én wat er allemaal mogelijk is voor jouw Synergy-omgeving. Lees hieronder verder.

DocsAI in de praktijk

Snel projectinformatie doorzoeken

In Exact Synergy worden veel e-mails over projecten opgeslagen, vaak met veel bijlagen. Een collega vraagt om specifieke details over een project. In welke bijlage staan deze ook alweer?

 

Met DocsAI kun je via een chat direct zoeken in een document én alle bijlagen. Zo krijg je snel antwoord, zonder alles handmatig door te nemen. Dit bespaart tijd en werkt met hetzelfde gemak als Copilot of ChatGPT, maar dan direct in Exact Synergy.

Document vertalen in een handomdraai

Heb je als organisatie te maken met buitenlandse medewerkers, maar alle documenten zijn opgesteld in het Nederlands? Vertalen is een tijdrovende klus.

 

Met DocsAI kun je direct 1 of meerdere bijlages vertalen in een taal naar keuze. Deze vertaalde bijlages worden direct toegevoegd aan het originele document. Zo heb je direct je alle documenten beschikbaar voor je buitenlandse collega’s! 

Direct inkoopcontracten doorzoeken

Veel organisaties hebben honderden tot duizenden inkoopcontracten opgeslagen in verschillende formaten (PDF, Word, etc). Medewerkers van Inkoop, Juridische Zaken of Finance hebben regelmatig snel antwoord nodig op vragen als: 

  • “Wat is de opzegtermijn van contract X?” 
  • “Welke leveranciers hebben een prijsindexatieclausule?” 
  • “Wanneer lopen onze belangrijkste contracten af?” 
  • “Welke contracten bevatten een boetebeding?” 

Met DocsAI kun je direct zoeken in de inkoopcontracten en vanuit het zoekresultaat deze vragen stellen. Zo bespaar je veel tijd en hoef je niet ieder contract afzonderlijk te raadplegen.  

Slim offertes analyseren

Wil je als Sales Manager weten wat de kwaliteit is van de offertes die de afgelopen 6 maanden zijn uitgebracht. Dan moet je deze documenten afzonderlijk opzoeken, downloaden en lezen om ze te kunnen analyseren.

 

Met DocsAI kun je direct in Synergy een zoekactie doen naar de offertedocumenten die voldoen aan jouw criteria. Vanuit het zoekresultaat kun je direct de documenten bevragen en analyseren. Bijvoorbeeld: “Welke sales collega geeft de meeste korting?”. 

Snel het antwoord op HR-regelingen

Veel voorkomende vragen in een organisatie zijn HR-gerelateerde vragen, zoals: “Krijg ik een vrije dag voor een bruiloft van een familielid?” of “Wat betekent het als ik een dag minder ga werken?” Vaak staan deze antwoorden verspreid over meerdere, grote documenten. 

 

Met DocsAI kun je direct zoeken in alle HR-regelingen. Vanuit het zoekresultaat kun je direct je vraag stellen, waarbij DocsAI kijkt in alle regelingen om je van het juiste antwoord te voorzien. 

Eenvoudig samenvatten van bezoekverslagen

Wil je weten wat er speelt bij de klant? Het doorlezen van alle bezoekverslagen is tijdrovend. 

 

Met DocsAI kun je zoeken in alle bezoekverslagen in Exact Synergy. Vanuit het zoekresultaat kun je direct een samenvatting vragen, openstaande punten opvragen en zien welke collega’s de afgelopen tijd zijn geweest bij deze klant. 

 

Met Exact Synergy ervaar je meer werkgeluk!

3 voordelen van DocsAI voor Exact Synergy

  1. Verminder zoektijd naar informatie met 40% door direct documenten te bevragen
  2. Verhoog productiviteit van teams door automatische samenvattingen
  3. Verklein vertaalfouten door ingebouwde en consistente vertaalfuncties
Synergy is hét systeem voor jou!

Hoe DocsAI in Exact Synergy werkt

AI in Exact Synergy maakt gebruik van Azure OpenAI. Daarbinnen worden de Assistants API’s ingezet om documenten te bevragen. Voor vertalingen wordt de Azure Translator service gebruikt. De assistent snapt en onthoudt de context van je vragen. Je voert dus een gesprek met je documenten. Exact Synergy en Azure communiceren via een API. Deze draait in Azure als App Service.

 

Een Axians-collega helpt de klant met de juiste keuzes voor hun ERP

Wat je nodig hebt om DocsAI in Exact Synergy te implementeren

Voor de implementatie heb je een eigen Azure-omgeving nodig. Een technisch consultant richt dit voor je in, of je brengt zelf de juiste kennis mee. Daarnaast ontvang je onze user- en configuration guide. Daarmee stel je alles eenvoudig en stap voor stap goed in.

Ontdek meer over DocsAI in Exact Synergy

Op donderdag 30 oktober 2025 is de Synergy Xperience. Tijdens dit evenement ontdek je precies hoe DocsAI in Exact Synergy werkt en waarom dit een ‘must-have’ is voor je Synergy-omgeving. Zorg dus dat je erbij bent en schrijf je direct in via de button hieronder!

>> Meer over de Synergy Xperience!

11 Veelgestelde vragen over DocsAI

  • 1. Wat is DocsAI?

    DocsAI is een bouwsteen voor Exact Synergy waarmee je documenten bevraagt en/of vertaalt. 

  • 2. Is DocsAI een kant-en-klaar product of maatwerk?

    DocsAI is een kant-en-klaar product.

  • 3. Wat kost de bouwsteen DocsAI?

    DocsAI kan eenmalig worden aangeschaft voor 250 euro en 50 euro voor jaarlijks onderhoud. In abonnementsvorm bedraagt de bouwsteen 12 euro per maand. Deze prijzen zijn introductieprijzen, exclusief btw en gelden tot 31 december 2025.  

  • 4. Welke kosten kan ik nog meer verwachten?

    De implementatie van de bouwsteen bedraagt een halve dag consultancy, mits er een bestaande Azure tenant is en zowel Synergy als de overige Axians bouwstenen up-to-date zijn. Daarnaast heb je de maandelijkse investering voor Azure en de kosten per gestelde vraag (ca. 2 cent). 

    Via deze link  https://azure.microsoft.com/nl-nl/pricing/calculator/ kun je zelf de kosten berekenen.

    Gebruik in je berekening de volgende onderdelen:
    – App Service
    – Storage Accounts
    – Azure OpenAI

  • 5. Welke techniek gebruikt DocsAI?

    DocsAI is een bouwsteen in Exact Synergy. Vanuit hier worden de documenten die bevraagd en/of vertaald moeten worden naar Azure OpenAI gestuurd. 

  • 6. Hoe veilig is het gebruik van DocsAI?

    DocsAI gebruikt alleen de Azure-omgeving die jij opgeeft. De diensten draaien in de EU (Zweden). Tijdens het chatten bewaart Azure de documenten tijdelijk, maar zodra je het chatscherm sluit worden ze verwijderd. Er is geen verbinding met internet, waardoor vragen uitsluitend op jouw documenten worden beantwoord.

  • 7. Heeft de bouwsteen DocsAI een zelflerend vermogen?

    Nee, Axians heeft geen toegang tot de (tijdelijke) documenten en gebruikt deze niet om het OpenAI–model verder te trainen.  

  • 8. Welk taalmodel gebruikt DocsAI?

    DocsAI maakt gebruik van het GPT-4o model van OpenAI. Meer specifieke informatie over dit model kun je vinden op https://openai.com/nl-NL/index/hello-gpt-4o/  

  • 9. Zijn er handleidingen of tutorials beschikbaar?

    Ja, er is een userguide beschikbaar. We werken ook aan een tutorial.  Je kunt dit opvragen via het formulier onder aan de webpagina. 

  • 10. Wat maakt deze AI- oplossing anders dan bestaande oplossingen?

    Het bijzondere aan de DocsAI bouwsteen is dat deze volledig is geïntegreerd in Exact Synergy en direct in de applicatie te gebruiken.  

  • 11. Voor welk type bedrijven of sectoren is deze oplossing geschikt?

    DocsAI is geschikt voor alle bedrijven die documenten vastleggen in Exact Synergy. 

Meer weten over AI & Exact Synergy?

Ontdek wat de AI-mogelijkheden zijn in jouw Synergy-omgeving!

Laat je gegevens achter, we nemen binnen 1 werkdag contact met je op.