Misschien heb je zelf weleens compressiekousen gedragen tijdens het hardlopen, ken je iemand die ze nodig had tijdens een zwangerschap, na een operatie, of een opa of oma die dankzij therapeutische kousen makkelijker op de been blijft. Het zijn medische hulpmiddelen die al decennialang bijdragen aan onze mobiliteit en comfort. En die steeds verder zijn doorontwikkeld tot de kousen van vandaag. Cepamedis is één van de grotere online platforms voor zorgverleners, therapeuten en podologen in Nederland om deze hulpmiddelen in te kopen. Meer dan 600 gebruikers vertrouwen op Cepamedis; Een systeem dat zelf ook voortdurend mee groeit. En dat al 21 jaar wordt beheerd, onderhouden en doorontwikkeld door Axians. Waarom de keuze voor Axians? Waarom überhaupt je ICT uitbesteden? Wat zijn de voordelen en hoe is dit Cepamedis bevallen?
Cepamedis blijft op de been
In zijn werkkamer overlegt Kees Stuyt (oprichter en bestuurder van Cepamedis) met Wietze, software ontwikkelaar bij Axians. Zoals elke week spreken ze elkaar via Teams: Kees vanuit Arnhem, Wietze vanuit het kantoor van Axians in Groningen. Buiten de werkkamer van Kees ligt het Sonsbeekpark er zonnig bij. BSO-kinderen lopen in gele veiligheidshesjes voorbij, eendjes dobberen over het water en op de bank naast het raam wacht de hond van Kees geduldig tot de riem om mag. Ondertussen bespreken Kees en Wietze de nieuwste wensen voor het systeem en de aanpassingen die onlangs zijn doorgevoerd.
Cepamedis ondersteunt processen in een branche waar verandering eerder regel dan uitzondering is. Zorgverzekeraars stellen eisen. Wet- en regelgeving verandert. Brancheafspraken worden aangescherpt. En gebruikers verwachten software die niet alleen voldoet aan alle verplichtingen, maar ook prettig en snel werkt in de dagelijkse praktijk. “Voor ons bestaan de diensten van Axians uit beheer, onderhoud en vooral het doorontwikkelen van het systeem,” vertelt Kees. “En met name dat laatste is heel belangrijk. Een systeem staat nooit stil.”
“Wij leveren verzekerde zorg,” legt Kees uit. “Dat betekent dat je per definitie te maken hebt met wet- en regelgeving. Die eisen moeten allemaal een plek krijgen in het systeem. Tegelijkertijd moet de software makkelijk zijn voor therapeuten. Zij hebben het druk in hun dagelijkse praktijk. Het systeem moet hen helpen, niet ophouden.”
Dat vraagt om software die niet alleen technisch klopt, maar ook meebeweegt met de werkelijkheid van de gebruiker.
De overstap maken van Java naar .NET? No problemo.
De samenwerking met Axians begon ruim twee decennia geleden eigenlijk heel toevallig. Via zorgverzekeraar VGZ kwam Cepamedis in contact met een platform dat Axians eerder had ontwikkeld voor Optitrade, een brillenleverancier. Dat bestaande platform vormde de basis voor wat later zou uitgroeien tot het systeem van Cepamedis.
Sindsdien is er veel veranderd. De technologie veranderde. De markt veranderde. Organisaties verhuisden, processen werden anders ingericht en de manier van communiceren ontwikkelde mee. Waar in de beginjaren nog werd gewerkt met functioneel ontwerpers, uitgebreide ontwerpen en overdracht richting ontwikkelteams, zijn de lijnen inmiddels veel directer geworden.
“Toen wij net begonnen, was er nog echt sprake van een systeemontwerper die een functioneel ontwerp maakte, dat vervolgens werd doorvertaald naar de ontwikkelafdeling,” vertelt Kees. “De afgelopen jaren hebben we gezien dat we rechtstreeks contact hebben met de ontwikkelaars. Daardoor kunnen we heel gemakkelijk aangeven welke functionaliteiten we willen veranderen of toevoegen. Dat werkt voor ons heel erg goed.”
Ook technisch maakte het systeem een grote ontwikkeling door. Waar Cepamedis ooit was geprogrammeerd in Java, is het platform inmiddels doorontwikkeld naar .NET. “Dat is een van de ontwikkelingen die we de afgelopen twintig jaar hebben doorgemaakt,” zegt Kees. “Het systeem is nu weer helemaal up-to-date en klaar voor verdere doorontwikkeling.”
21 jaar lang continuïteit
“We werken al 21 jaar samen met Axians. Sterker nog: er is een medewerker van Axians die al 21 jaar aan het systeem werkt en het daarmee door en door kent. Dat is een van de grote voordelen van Axians: de continuïteit en de langdurige relatie die je kunt opbouwen.”
Kees hoeft niet steeds opnieuw uit te leggen hoe de organisatie werkt, waar de gevoeligheden zitten of waarom bepaalde functionaliteiten belangrijk zijn. Die kennis is in de loop der jaren meegegroeid. Jaar na jaar, komen ze nog altijd lekker uit de voeten met steun die hun verder brengt. En mocht een Axians-collega uitvallen? Dan heeft Axians niet alleen een continuïteitsplan klaarliggen, maar ook al geregeld dat de continuïteit niet in gevaar komt en alles soepel door kan blijven gaan.
Tegelijkertijd is Cepamedis niet afhankelijk van één persoon. Wietze kent het systeem al jarenlang, maar hij is niet de enige binnen Axians met die kennis. Ook Mitchell (softwareontwikkelaar Axians) is goed aangehaakt. Daardoor is de continuïteit niet in gevaar: er is achtervang en de kennis is breder geborgd.
Die continuïteit is voor Cepamedis geen luxe, maar een bewuste keuze. De expertise die nodig is om een systeem als Cepamedis te bouwen, te onderhouden en toekomstbestendig te houden, is specialistisch. En die gevraagde kennis verandert voortdurend. Doordat Axians experts in dienst heeft die hun kennis up-to-date houden, blijft Cepamedis ook up-to-date.
“Die kennis hebben wij bewust buiten onze organisatie neergelegd,” vertelt Kees. “Zelf hebben wij die expertise niet. En zelfs als je die expertise wel zou hebben, is het een enorme uitdaging om bij te blijven met alle laatste ontwikkelingen. Daarom zijn we heel blij met deze samenwerking.”
Even bij elkaar naar binnen wandelen via Teams
“De samenwerking met Axians is uitermate plezierig,” zegt Kees. “Dat heeft vooral met het persoonlijke contact te maken. We hebben zelfs een directe lijn binnen Teams, bijvoorbeeld met Mitchell en Wietze. Als we een probleem hebben, sturen we een berichtje en wordt er meteen actie ondernomen.”
Die korte lijnen maken voor Cepamedis een groot verschil. Gebruikersvragen kunnen snel worden opgepakt. Nieuwe wensen hoeven niet door een lange keten van overdracht en interpretatie. De mensen die het systeem bouwen en onderhouden, begrijpen waar de vraag vandaan komt.
“Het gemak waarmee wij gebruikersvragen kunnen vertalen naar de softwareontwikkelaars, die het vervolgens in de software zetten is voor ons van grote waarde.”
Met Axians de toekomst in?
De organisatie kijkt vooruit. Naar uitbreiding van het platform, nieuwe productgroepen en aanvullende diensten.
“We gaan verder met Cepamedis en Axians,” zegt Kees. “We zien toekomst in uitbreiding van het systeem, met extra productgroepen en extra diensten die we de komende jaren willen oppakken.”
Een houdbare oplossing; daar kun je op staan
Als je werkt met een systeem dat niet goed aansluit op je processen, merk je dat elke dag. Dan loop je voortdurend op je tenen. Functionaliteiten ontbreken. Workarounds stapelen zich op. Gebruikers verliezen tijd aan handelingen die eigenlijk eenvoudiger zouden moeten zijn. En als je leverancier niet kan of wil doorontwikkelen, raakt je organisatie vroeg of laat beperkt door je eigen software.
Voor Cepamedis is dat anders. Stap voor stap, telkens meer comfort. Een goede samenwerking levert iets op wat moeilijk in één KPI te vangen is: rust.
Rust omdat het systeem wordt beheerd.
Rust omdat kennis behouden blijft.
Rust omdat er iemand is die begrijpt wat er speelt.
Rust omdat er wordt doorontwikkeld wanneer de markt daarom vraagt.
Rust omdat Cepamedis weet dat er een partner naast hen staat die zegt: “We kijken er meteen naar.”
Misschien zit de waarde van zo’n samenwerking juist daarin. Dat Kees aan het einde van de dag de riem kan pakken, de hond mee naar buiten neemt en de deur achter zich dichttrekt. Niet omdat er nooit iets verandert, maar omdat hij weet dat verandering wordt opgevangen.
Zet ook jouw beste beentje voor met beter beheer, onderhoud en doorontwikkeling. Kijk hier wat wij voor jou kunnen betekenen: Digitaliseringspartner