Exact training: zo zijn nieuwe gebruikers binnen enkele weken productief 

Stel je voor: je organisatie stapt over op Exact. De processen zijn helder, de inrichting staat, de data klopt. En dan… moet jouw team ermee gaan werken. Herkenbaar? De software staat, maar de echte adoptie moet nog beginnen. En juist daar zit vaak de grootste winst. Want hoe snel voelen mensen zich zeker en vertrouwd met het nieuwe systeem? Hoe snel snappen ze de logica achter Synergy? En hoe voorkom je dat de kennis blijft hangen bij een paar key users? In dit artikel lees je hoe wij nieuwe gebruikers in korte tijd productief en zelfverzekerd krijgen — met training die aansluit op hun eigen processen.

Onze standaard onboardingroute voor Exact-gebruikers

Nieuwe gebruikers leren het snelst in een herkenbare omgeving. Daarom trainen we altijd in de testomgeving van de klant, op basis van hun eigen inrichting. Geen generieke demo-omgeving, geen fictieve processen — maar realistische schermen, herkenbare workflows en bestaande data.

Waarom dat werkt

• Het inleven kost minder moeite: medewerkers herkennen hun eigen belevingswereld.
• Ze testen direct of de inrichting klopt: werkt het zoals we het nodig hebben?
• Key users maken instructiemateriaal met eigen screenshots en stappen: helder, concreet en toepasbaar.

Kleine groepen, fysieke trainingen

De ideale groepsgrootte is 6 tot 8 personen. Daarnaast hebben fysieke bijeenkomsten de voorkeur. Focus en interactie zijn namelijk cruciaal zijn bij procesgerichte software zoals Exact. Een online training organiseren we alleen als het écht niet anders kan.

Train-de-trainer als basis

Een groep key users wordt tijdens het project intensief betrokken. Zij krijgen dezelfde opleiding, hebben hetzelfde kennisniveau en worden vervolgens verantwoordelijk voor het trainen van eindgebruikers. Dat werkt omdat:

• ze de processen van binnenuit kennen;
• instructie vanuit je eigen team meestal beter blijft hangen;
• de organisatie minder afhankelijk wordt van externe consultants.

Soms ondersteunt Axians bij eindgebruikerstraining omdat de klant dit vraagt – bijvoorbeeld vanwege tijdgebrek of het ontbreken van ervaring met training geven – maar onze voorkeur gaat uit naar zelfstandigheid: teams moeten Exact zelf kunnen dragen en leren hierdoor veel sneller.

Verder dan de basis: bouwsteentrainingen

Naast de standaard gebruikerstraining begeleiden we klanten ook bij het opdoen van diepere kennis over de Eddon-bouwstenen die ze gebruiken, zoals Wordmerge, Solution Builder en TVM. Dit doen we bij voorkeur tijdens het project, zodat de organisatie na livegang meer kan dan alleen gebruikershandelingen uitvoeren. Met deze verdieping wordt het namelijk eenvoudiger om zelf kleine wijzigingen te doen, aanspreekpunt te zijn voor collega’s en de inrichting beter te begrijpen.

Ook bieden we trainingen op open inschrijving aan, waar meerdere klanten tegelijk aan deelnemen. Dat levert vaak waardevolle inzichten op, omdat deelnemers zien hoe andere organisaties vergelijkbare processen hebben ingericht. Die trainingen organiseren we op locatie bij Axians.

Rolgerichte training werkt het beste

Niet iedereen hoeft álles te weten. Daarom maken we onderscheid in rollen.

• Applicatiebeheerders moeten het totaalplaatje kunnen overzien.
• Key users hebben proceskennis en zijn aanspreekpunt binnen teams.
• Eindgebruikers willen vooral weten: wat moet ík doen in mijn workflow?

Daarnaast splitsen we groepen per discipline. Sales leert bijvoorbeeld relaties en offertes aanmaken, terwijl finance en inkoop andere processen doorlopen. Dit voorkomt dat mensen afhaken omdat een training niet relevant voelt.

Goede Exact training verhoogt werkplezier én rendement

Wanneer teams goed getraind zijn, gaat niet alleen het gebruik van Exact soepeler — het werkplezier stijgt óók. Mensen voelen zich zeker, maken minder fouten en boeken sneller resultaat.