Hoe kun je handmatige acties in Exact Synergy automatiseren met TVM?

Veel organisaties vertrouwen dagelijks op Exact Synergy om hun processen perfect te stroomlijnen. Sommige acties blijven echter handmatig en repetitief. Denk aan het aanmaken van taken, het controleren van dossieronderdelen of het opvolgen van belangrijke deadlines. Hoewel dit kleine stappen lijken, kosten ze bij elkaar opgeteld veel tijd! Ook vormen ze in de praktijk een risico op fouten.  Met Trigger and Validation Manager (TVM) van Eddon kun je deze acties in Exact Synergy volledig automatiseren en automatische herinneringen instellen die gebruikers helpen om altijd op tijd te handelen. Het resultaat: nog meer grip op processen, minder fouten en een organisatie die sneller beweegt.

De meest voorkomende handmatige acties die onnodig tijd kosten

Veel organisaties gebruiken naast Synergy ook andere applicaties. Wordt er in applicatie A een relatie aangemaakt, dan moet die óók worden vastgelegd in applicatie B. Als deze synchronisatie handmatig gebeurt, is de kans op fouten groot. Een verkeerd huisnummer sluipt er bijvoorbeeld gemakkelijk in! Dit proces automatiseer je eenvoudig met TVM. Deze bouwsteen kan periodiek data ophalen uit externe applicaties die geen standaard Exact‑koppeling hebben en deze automatisch verwerken in Synergy.

TVM triggert de juiste workflow

Een tweede veelvoorkomende handmatige handeling is te vinden in het inkoopproces. Afhankelijk van het type aanvraag moet de juiste goedkeuringsroute worden gestart. Bij aanschaf van een bureaustoel hoort immers een andere workflow dan bij nieuwe softwarelicenties. Wanneer medewerkers dit zelf moeten bepalen, wordt het al snel tijdrovend en foutgevoelig. Ook dit vereenvoudig je met TVM. Door in de configuratie de juiste logica mee te geven (wie keurt welk type aanvraag goed, in welke volgorde en onder welke voorwaarden), zet TVM voortaan automatisch de juiste workflow in gang.

Hoe je met TVM Exact Synergy nog verder kunt automatiseren

Het mooie aan TVM is dat het bijna alle acties kan uitvoeren die een gebruiker in Synergy ook kan uitvoeren. Maar dan vele malen sneller, foutloos, geautomatiseerd én gevalideerd. Dat laatste wil zeggen dat TVM de in Exact ingebouwde logica, rollen en rechten volgt bij het aanmaken, wijzigen of verwijderen van gegevens.

TVM volgt rechten en rollen in Exact

Zo kan TVM in naam van medewerker X enkel taken uitvoeren waarvoor die medewerker – zoals vastgelegd in Exact – toestemming heeft. Denk bijvoorbeeld aan uren schrijven; dat mag een medewerker enkel doen op projecten waarvan hij of zij lid is. Als TVM in naam van die medewerker uren schrijft, gebeurt dit dan ook enkel op de projecten waarvan de medewerker lid is. Als er iets niet mag binnen Exact, blokkeert TVM de handeling en verschijnt er een foutmelding, precies zoals een gebruiker dat zelf ook zou ervaren.

Praktijkvoorbeeld: automatische e-mails die tijd besparen

Er zijn diverse mooie voorbeelden van automatisering met TVM te noemen. Een concreet voorbeeld van automatisering binnen onze eigen organisatie, is zeker het benoemen waard. Als er een klant belt met een issue, werken wij met ticketafhandeling. Voorheen moest een medewerker het antwoord handmatig invoeren in het ticketsysteem én dezelfde tekst nog eens mailen naar de klant. Door de integratie met TVM kunnen medewerkers tegenwoordig in Synergy het antwoord ingeven en simpelweg op ‘beantwoorden’ klikken. TVM verstuurt het bericht automatisch naar de klant. Dit scheelt tijd, voorkomt dubbele invoer en minimaliseert fouten. Dit is zowel voor ons als voor onze relaties een enorm voordeel!

Welke processen in Exact Synergy zijn het meest geschikt om te automatiseren?

Wil jij ook meer automatiseren binnen Synergy? Drie type handelingen zijn uitermate geschikt om te automatiseren met TVM, namelijk:

• Repeterende taken: Denk aan dagelijks of wekelijks terugkerende rapportages. Met TVM laat je automatisch een taak genereren of een rapport per e-mail versturen naar de juiste personen.
• Risicogevoelige processen: Zoals het aanmaken van facturen op basis van informatie die al in Exact staat. TVM kan deze facturen automatisch voorbereiden, waarna medewerkers alleen nog een check uitvoeren.
• Processen met veel handmatige checks: TVM kan met een template zoals Word Merge overweg. Bij het aanmaken van een offerte vanuit Synergy, maakt TVM automatisch een document op basis van een template. Dat document bevat alle juiste informatie en kan automatisch naar de klant worden gemaild.

“Door handmatige taken en processen te automatiseren met TVM, verrijk je het systeem én stem je Synergy nog meer af op jouw organisatie specifieke behoeften.”

De volgende stap: van automatisering naar intelligente workflows

TVM wordt voortdurend doorontwikkeld met het oog op de behoeften en mogelijkheden in de markt. Zo ontstaan er met TVM 10 nieuwe mogelijkheden richting Exact Globe, zoals het automatisch versturen van facturen. Ook AI‑toepassingen komen dichterbij. Denk aan het uniformeren of verbeteren van meldingen van klanten: TVM kan teksten automatisch helderder en consistenter maken voordat ze worden verwerkt in Synergy.

Synergy en TVM gaan hand in hand

Exact Synergy biedt al enorm veel mogelijkheden. Door handmatige taken en processen te automatiseren met TVM, verrijk je het systeem én stem je Synergy nog meer af op jouw organisatie specifieke behoeften. Wat ons betreft gaan Synergy en TVM dan ook hand in hand, zeker ook omdat TVM volledig opereert binnen de kaders – rechten, rollen, configuratie en logica – van Exact.