Uit welke stappen bestaat een IT-implementatie bij jullie?

Ik vergelijk een IT-implementatie weleens met de aanleg van een tuin. Je begint niet zomaar met graven; eerst komt er een tuinarchitect langs. Jullie lopen samen door de tuin, bespreken de wensen, bekijken de zonligging en maken een schets. Daarna volgt een offerte, een planning en dán pas begint het echte werk. De grond wordt voorbereid, de infrastructuur aangelegd, de tuinverlichting geïnstalleerd en de planten geplant. Zo werkt het ook bij een IT-implementatie. Iedere stap heeft zijn functie, zijn timing én zijn aandachtspunten. In dit blog lees je hoe een implementatie eruitziet, zodat het eindresultaat precies is zoals je hoopte.

De ideale fasering van een IT-implementatie

Idealiter bestaat een implementatie bij ons uit 11 stappen. In de volgende alinea’s ontdek je welke dit zijn, waarbij ik steeds in ga op de rol van Axians, de rol van de klant en het doel van de stap.

Stap 1: Business Requirement Scan (BRS) – De tuin verkennen

Axians loopt allereerst als het ware samen met de klant ‘een rondje door de tuin’ en brengt via interviews de huidige processen, systemen en wensen in kaart. De klant deelt ervaringen, knelpunten en de toekomstvisie, zodat Axians een goed beeld krijgt van de ‘grond’ waarop gebouwd moet worden.

Het doel? Samen helderheid creëren over de uitgangssituatie en ambities; deze fase duurt 2 tot 4 dagen verspreid over enkele weken.

Stap 2: Projectplan – Het ontwerp van de tuin

Vervolgens tekent Axians een gedetailleerd plan uit met afspraken over de scope, planning, betrokkenen, risico’s en het budget – vergelijkbaar met het ontwerp van de tuin. De klant levert een projectleider die de interne werkzaamheden coördineert.

Het resultaat van deze stap is een gezamenlijke en duidelijke routekaart voor het project; deze fase duurt 3 tot 5 dagen verdeeld over 2 tot 3 weken en eindigt met een gezamenlijke kick-off.

Stap 3: Technische installatie – De grond voorbereiden en paden aanleggen

Axians installeert in deze fase de software in de gewenste omgeving (cloud of on-premises), met aandacht voor beveiliging en bereikbaarheid. Denk aan de aanleg van de paden in een tuin. De klant zorgt ervoor dat de systemen beschikbaar zijn en laat IT of security experts meekijken of alles voldoet aan de eisen.

Het doel van deze stap is een stabiele technische basis leggen; dit duurt 3 tot 8 dagen afhankelijk van het aantal omgevingen, verspreid over 1 tot 3 weken.

Stap 4: Functionele implementatie – Structuur aanbrengen in de tuin

Daarna richt Axians de basis van de nieuwe omgeving in door Synergy te vullen met medewerkers, rollen, afdelingen en andere entiteiten – alsof de tuin nu terrassen en een omheining krijgt. De klant controleert of alles klopt en werkt nauw samen met de consultant om de inrichting te verfijnen.

Deze stap zorgt voor structuur en beveiliging en duurt ongeveer 5 dagen verspreid over 2 à 3 weken.

Stap 5: Conversie van gegevens – De juiste planten selecteren

Vervolgens gebruikt Axians een door de klant ingevuld template om data zoals relaties en contracten geautomatiseerd over te zetten naar de nieuwe omgeving. De klant bepaalt welke data mee moeten, zorgt voor opschoning en vult het template zorgvuldig.

Het doel van deze stap is het vullen van het systeem met betrouwbare stamdata; de duur hangt af van de snelheid en kwaliteit van de aangeleverde gegevens.

Stap 6: Processen inrichten – De planten gaan de grond in

Samen met de klant richt Axians in deze stap de belangrijkste processen in, waarbij per proces de juiste stappen en velden worden bepaald. De klant zorgt ervoor dat de juiste personen per proces input leveren en voert samen met de consultant de eerste gegevens in – dit is vaak al een vorm van training.

Doel is het operationeel maken van het systeem; de tijdsduur hangt af van het aantal processen, hun complexiteit en de mate van voorbereiding.

Stap 7: Training van key users – Leren hoe je de tuin verzorgt

Het is nu tijd om de key users te trainen in het gebruik van het systeem. Axians doorloopt dit met je, proces voor proces. Ook leveren wij documentatie aan over de inrichting en eventuele bijzonderheden. De klant borgt kennis door zelf procesdocumentatie op te stellen en leert al doende binnen de testomgeving – zodat de ‘tuin’ goed onderhouden wordt.

Dit alles zorgt voor de empowering van key users via het ‘train-de-trainer’-principe, zodat zij straks hun collega’s kunnen begeleiden zodra het systeem live gaat.

Stap 8: Gebruikers Acceptatie Test (GAT) – De tuin wordt getest

Axians organiseert samen met de key users een uitgebreide test in de testomgeving, waarbij alle processen worden doorgelopen alsof we een laatste inspectieronde door de tuin maken. De klant test actief mee, beoordeelt uitzonderingen en helpt bij besluitvorming over afwijkende werkwijzen – soms met input van een stuurgroep.

In deze stap bevestigen we dat alles werkt zoals afgesproken; bij een ‘go’ is de tuin klaar voor gebruik en volgt de livegang!

Stap 9: Livegang – Het tuinfeest kan beginnen

In deze stap zet Axians de inrichting van de testomgeving over naar productie. Samen met het projectteam wordt deze mijlpaal gevierd, uiteraard onder het genot van een slagroomtaart! Alsof de tuin officieel wordt geopend met een tuinfeest. De klant start met het werken in het nieuwe systeem en profiteert van de zorgvuldige voorbereiding in eerdere fases.

Stap 10: Nazorg – Nog even nagenieten in de tuin

Tot een week na livegang blijft Axians beschikbaar op locatie voor ondersteuning, vragen en begeleiding – alsof de tuinarchitect nog even blijft om te zorgen dat alles goed groeit. De klant zorgt dat key users beschikbaar zijn als eerste aanspreekpunt voor collega’s en helpt bij het borgen van kennis en procesafspraken.

Het doel van deze stap is een stabiele start en snelle adoptie van het systeem door de organisatie.

Stap 11: Beheer – Onderhoud van de tuin

Axians biedt ondersteuning via de helpdesk en optioneel via AppCare, met vaste contactpersonen die de omgeving goed kennen – zoals een tuinman die weet wat jouw tuin nodig heeft. De klant wijst een functioneel beheerder aan die eerste vragen opvangt en alleen complexe issues doorspeelt naar Axians. Dit zorgt voor een duurzaam beheer en dito doorontwikkeling van het systeem, met ondersteuning op maat waar nodig.

Succesvolle implementatie, mooi eindresultaat

Zoals je hebt kunnen lezen heeft elke stap van een implementatie zijn eigen functie, timing, succes- én risicofactoren. De vergelijking met een tuin maakte ik natuurlijk niet voor niets. Je koopt namelijk niet iets ‘off the shelf’. Jouw nieuwe omgeving is niet kant-en-klaar. Bij de implementatie van een nieuw ERP systeem spelen immers veel factoren een rol. En net als bij een tuin, is het eindresultaat pas echt succesvol als alle stappen en factoren hun aandacht hebben gehad. We gaan je tuin samen laten groeien en onderhouden. Neem je contact met me op?