De callcenterbranche staat bekend om het grote verloop in personeel; zo ook het landelijk opererende callcenter Cendris CSC. Sito Vissering, Manager Informatiemanagement & Procesbeheer bij Cendris CSC:

 “Het leeuwendeel van onze 3.000 werknemers bestaat uit studenten en uitzendkrachten en  kent daardoor een continu verloop. Dat brengt een enorme personeels- en salarisadministratie met zich mee: met 1.200 medewerkers per dag onze grootste kostenpost. Ter ondersteuning aan de automatisering van deze processen zochten we een pakket dat ons daarin kon helpen, om zo efficiënt mogelijk uren en personeelsmutaties te registreren.”

Uren schrijven als grootste kostenpost

Cendris CSC vond bij Axians een luisterend oor én het vakmanschap dat nodig was om hen van de juiste software te voorzien: “Synergy bleek de oplossing voor het automatiseren van onze administratie. Een systeem met een open structuur, makkelijk in te richten en met voldoende ruimte voor maatwerk. Vooral dat laatste was voor ons erg belangrijk, omdat wij met zes verschillende cao’s werken. Om per medewerker salaris, verlof en verzuimuren uit te kunnen rekenen en daarbij ook nog eens rekening te houden met de regels omtrent de Flexwet, moesten speciale applicaties worden geschreven. Met Synergy als motor en extra PK’s van Axians, konden we van start.”

Maatwerkcomponenten

“Wat Synergy voor ons vooral aantrekkelijk maakte, was dat Axians ons daarin kon voorzien van maatwerk. Nadat de basis draaide, maakten we applicaties aan voor onder meer salariscomponenten, uren, grootboekrekeningen, verzoeken en ziekteverzuim. Medewerkers voeren nu zelf hun uren in, een supervisor controleert de ingevoerde gegevens. Elke nacht worden deze vanuit Synergy gerepliceerd naar Globe. In dit boekhoudpakket voeren we onze financiële administratie en worden betalingen gedaan.”

Innovatief in besparingen

Voor het snel kunnen uitwisselen van gegevens met uitzendbureaus, ontwikkelde Cendris CSC samen met Axians op basis van XML gestandaardiseerde bestanden: “Elke maandagochtend worden nu alle uren automatisch naar de verschillende uitzendbureaus verzonden, een enorme tijdsbesparing en bovendien weinig foutgevoelig. Omdat we voor de totstandkoming met vier verschillende partijen moesten samenwerken, ging de ontwikkeling niet altijd van een leien dakje. Wat het ons nu aan besparing oplevert, is het echter meer dan waard.”

Cendris CSC zit niet stil. Inmiddels werkt het bedrijf met een tool waarin de facturen van de uitzendbureaus rechtstreeks worden gescreend en gematcht met de ingeleverde urenbriefjes: “Axians schreef voor ons een ‘uurloontool’, waarin het uurloon automatisch wordt gegenereerd aan het te verrekenen tarief. Voorwaarden en regels als Cao, overwerk en uitzendfases zijn al in deze applicatie vastgelegd, met als uiteindelijke automatiseringsdoel 100% selfbilling.”

Nieuwe plannen op de plank

“Per week komen er bij ons zo’n 30 nieuwe uitzendkrachten bij en valt eenzelfde aantal af. We hopen binnenkort de gegevens van die medewerkers automatisch in te kunnen inlezen. Er wordt achter de schermen hard aan gesleuteld. Het hele systeem moet ondertussen wel blijven draaien, dus flexibiliteit van onze partners is een bedrijfskritische applicatie. Gelukkig kunnen we op Axians dag en nacht rekenen. Dat maakt onze samenwerking erg waardevol.”

Download referentiecase