Terug naar blogoverzicht

Beste retailer, stop met ingangscontrole!

Ingangscontrole

Auteur: René Postma, senior consultant retail

Elke dag komen de vrachtwagens. Elke dag weer worden nieuwe goederen de winkel in gebracht. Gedurende de ingangscontrole na het lossen is er tijd voor een praatje en een bakkie koffie met de chauffeur, want die ken je soms al jaren en dan: ‘tot morgen maar weer’! Bij veel winkels wordt dit ritueel elke dag opnieuw uitgevoerd en aansluitend wordt de ontvangst handmatig in het systeem verwerkt. Waarom doen we dit eigenlijk op deze manier? Omdat we niet weten wat er komt? Omdat we niet weten wanneer het komt? Als dat het geval is dan moet je inderdaad handmatig je goederenontvangst afhandelen.

Weet je daarentegen wél wat er binnenkomt en wanneer dat gepland is? Dán kun je tijd besparen door het ontvangstproces te automatiseren. Om de goederen automatisch in te kunnen boeken is er echter wel het een en ander nodig.

Ontvangstproces automatiseren

In de eerste plaats heb je een correcte registratie nodig van de geplande ontvangsten. Op basis van de bestellingen die bij de leveranciers geplaatst zijn, moeten de ontvangsten in je systeem bekend zijn. De artikelen en aantallen moeten kloppen, waar nodig bijgewerkt met de aangepaste verzendgegevens van de leverancier. Veel leveranciers leveren deze informatie al aan in een DESADV bericht. Ook moet de datum en tijd van de levering overeen komen met het rittenschema van de chauffeur. Wanneer dat het geval is, kun je overwegen om de ontvangsten automatisch te verwerken.

Voordelen van een automatisch ontvangstproces

Wat zijn de voordelen? De chauffeur is minder tijd kwijt, omdat hij direct na het lossen kan vertrekken. Hij hoeft niet te wachten op de fysieke controle en vergelijking met de pakbon. Het winkelpersoneel hoeft de fysieke controle bovendien niet uit te voeren en is geen tijd kwijt met het inboeken van de ontvangst. Daarnaast wordt de voorraad direct na ontvangst in de winkelvoorraadstand bijgeboekt; er zit geen vertraging in het proces doordat de winkelmedewerker misschien eerst nog andere zaken moet afhandelen voordat hij of zij aan de slag kan met de ingangscontrole. Wat overblijft is het naar binnen rijden van de goederen en op het geplande tijdstip bijvullen van de schappen.

Automatisch ontvangstproces voor elke productgroep?

Kun je al je leveringen automatisch verwerken? Niet zomaar, niet altijd en niet voor alle artikelen. Overgaan op het automatisch verwerken van ontvangsten kan niet zomaar: de belangrijkste randvoorwaarde om hierop over te gaan is vertrouwen. Vertrouwen in de leverancier, dat die altijd de juiste artikelen in de juiste aantallen bezorgt op het afgesproken tijdstip. Dat vertrouwen moet eerst verdiend worden. Dus voor een nieuwe leverancier moeten eerst de ontvangsten een tijdje handmatig gecontroleerd en verwerkt worden, totdat de ervaring leert dat het verstandig is om over te stappen op automatische goederenontvangst.

Automatisch ontvangen kan ook niet altijd: er zijn momenten waarop je ingangscontrole bij de poort wel wilt toepassen. Misschien wil je bijvoorbeeld dat de ontvangst in het weekend (of juist op een specifieke woensdagmiddag) wel gecontroleerd wordt. Automatisch ontvangen is ook niet geschikt voor alle artikelen: bij extreem dure of breekbare goederen wil je wellicht wel een check op compleetheid uitvoeren.

Naast een correcte registratie in je systeem heb je dus ook criteria nodig om te beslissen welke ontvangsten van welke leverancier op welk moment automatisch verwerkt mogen worden. Wanneer dit geregeld is kun je flink wat tijd besparen. Tijd die voor andere nuttige zaken kan worden ingezet. En dat kopje koffie voor de chauffeur? Gewoon blijven doen, zo nu en dan; da’s wel zo aardig.

Artikelen per onderwerp
Powered by