Neem contact op
Bel mij terug

Leer in 9 minuten

  1. Wat smart planning onderscheidt van een financiële forecast
  2. Waarom voor slim plannen meer nodig is dan alleen technologie
  3. Hoe je een roadmap ontwikkelt om smart planning te implementeren

Smart Planning: waarom de moderne controller niet zonder kan!

Plannen anno 2019 is continu vooruitkijken, verbanden leggen en vooral ook snel schakelen. Loop je als controller achter de feiten aan, dan mist je bedrijf de broodnodige stuurinformatie. Met een woud aan Excel-sheets red je het niet meer. Het is tijd voor een nieuwe aanpak: smart planning.

Als controller ben je tegenwoordig ook business partner en moet je nadenken over de onderliggende drivers van je bedrijf. Wat bepaalt jullie succes? En waarin onderscheiden jullie je van de concurrent? Leren van het verleden is belangrijk. Maar in de dynamische markt van vandaag is het nog veel belangrijker om met je planning slim in te spelen op de snel veranderende omstandigheden. In veel bedrijven vervult de finance afdeling echter nog te vaak de traditionele rol van ‘boekhouder’. De planning beperkt zich tot budgettering en is meer een jaarlijks terugkerend ritueel dan een stuurinstrument voor de business. Meestal wordt er maar twee à drie keer per jaar aan forecasting gedaan en dan alleen tot het einde van het boekjaar. Dat maakt de relevantie van de planning voor de business minimaal, terwijl een succesvolle uitvoering van de bedrijfsstrategie niet gegarandeerd is.

Smart planning: meer dan finance

Nieuwe technologie maakt een slimme planning mogelijk, waarbij je snel, flexibel en efficiënt plant en zo de basis voor toekomstig succes legt. In de planning is verweven wat je bedrijf wil bereiken, hoe het dat denkt te doen en welke middelen daarvoor nodig zijn. Er zit een financiële component in, maar er zijn ook niet-financiële targets. Smart planning gaat veel verder dan de financiële afdeling of directie of groepsniveau ‒ álle afdelingen zijn erbij betrokken. Door te zoeken naar de juiste verbanden tussen bijvoorbeeld verkoop, marketing, operatie en logistiek, ontstaat er een geïntegreerde planning waarin alle componenten met elkaar verbonden zijn. Neemt bijvoorbeeld de verkoop in een productgroep toe, dan heeft dit automatisch gevolgen voor de planning van de productie en de logistiek. Deze samenhang betekent ook iets voor de samenwerking tussen afdelingen. Nu kunnen afdelingen misschien nog min of meer onafhankelijk van elkaar functioneren, maar met smart planning vervallen de grenzen. Mensen moeten samenwerken en gemeenschappelijke doelen formuleren. In een wereld die volop in beweging is, mag de planning bovendien geen jaarlijkse exercitie zijn. Wil je een planning echt als stuurinstrument gebruiken, dan moet die regelmatig aangepast worden op nieuwe omstandigheden. Van één keer per jaar of kwartaal plannen, ga je over op een week- of maandritme.

Van technologie naar enabler

Technologie vormt een belangrijke component van smart planning, maar staat niet op zichzelf. Want pas als mensen technologie gebruiken om processen te innoveren, wordt die echt een ‘enabler’. Bij smart planning gaat het daarom altijd om vier invalshoeken, die samen voor een integrale aanpak zorgen. Vanuit de invalshoek Strategie & Informatie staat de vraag centraal hoe je processen kunt of moet innoveren en neem je nieuwe businessmodellen en risico’s onder de loep. Voor een succesvolle uitvoering van de strategie is sturing op de juiste KPI’s nodig en moet de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar zijn. Binnen de invalshoek Organisatie & Proces zien we vooral een ontwikkeling waarbij de samenwerking binnen en tussen organisaties steeds centraler staat. Wil je processen werkelijk innoveren, dan is het cruciaal om in teams te werken en over grenzen heen te kijken. Met de toenemende hoeveelheid data wordt ook de toepassing van technologie voor analytics belangrijker. Om dit soort doorbraken te realiseren, moet je culturele barrières overwinnen. Mensen krijgen een andere rol en hebben andere skills nodig. Vaak soft skills, die niet altijd makkelijk te leren zijn.

Kansen van smart planning

Het Smart Planning Maturity Model (SPMM) helpt je de kansen van smart planning voor jouw organisatie te bepalen. In een aantal stappen kijk je aan de hand van het SPMM kritisch naar de planningsprocessen van je bedrijf en maak je een vergelijking met de markt of de bedrijfsambities. Hoe staan andere organisaties ervoor in hun transitie? En waar is verandering nodig om jullie ambities te realiseren? Zo ontdek je waar je bedrijf nog stappen moet zetten en in welke processen het al het beste jongetje van de klas is. Het SPMM onderscheidt vijf niveaus van volwassenheid:

1. Basic: De processen voor planning zijn niet consistent en efficiënt. Er wordt vooral ad hoc gewerkt. Dit leidt tot chaos en knelpunten in de werkzaamheden rondom planning.

2. Developing: De basale planprocessen zijn efficiënt en consistent ingericht. De planningswerkzaamheden verlopen redelijk goed, maar er zijn nauwelijks mogelijkheden voor de groei en ontwikkeling van mensen.

3. Defined: De processen voor planning zijn efficiënt en consistent ingericht. De financiële afdeling ondersteunt de business, maar alleen in een stabiele situatie. Je organisatie kan nog niet snel inspelen op veranderingen en nieuwe ontwikkelingen.

4. Advanced: Je organisatie kan effectief omgaan met veranderingen en ‘spannende’ situaties met behulp van een professioneel systeem voor planning.

5. Leading: Je organisatie beschikt over state-of-the-art processen en tools voor planning. Ze speelt snel in op veranderingen, herkent nieuwe uitdagingen en strategische kansen en gaat ermee aan de slag. Een voortdurende optimalisering van de prestaties helpt de geplande doelen te behalen.

Blog controller Axians

Hoe het Smart Planning Maturity Model werkt

Om je organisatie te toetsen aan het SPMM, doorloop je een aantal stappen. Dat begint met het stellen van een doel. Wat wil je bereiken met het maturity model? Waarom is de toetsing nodig, wat is de aanleiding? En welke wensen en behoeften hebben de stakeholders? Misschien zijn bijvoorbeeld de processen onvoldoende efficiënt, schiet de besturing van de organisatie tekort of is er een wens om meer uit technologie te halen.

Na het bepalen van je doelstelling haal je via interviews en workshops informatie op in verschillende lagen van de organisatie, zoals het managementteam, de finance afdeling en de directie. Dat geeft je beter inzicht in hoe de organisatie tegen de finance afdeling aankijkt. Welke rol vervult finance in hun ogen? Waar liggen eventuele verbeterpunten? Wat gaat er al goed? Daarna breng je de belangrijkste uitkomsten in kaart en onderscheid je de meningen van de feiten. Op basis hiervan geef je in het SPMM een score aan alle aspecten van je organisatie: waar je naartoe wilt en waar je nu staat.

smart finance blog Axians

Smart finance blog Axians

Juiste prioriteiten stellen

Het SPMM geeft zo per proces en per perspectief een beeld van de huidige en de gewenste situatie. Om het beeld volledig te maken en de juiste prioriteiten te stellen, brengt het model per planproces ook nog de volgende zaken in kaart.

  •  Risico’s: wat is de impact van tekortkomingen in het proces en welke voorzorgsmaatregelen zijn mogelijk?
  •  Toegevoegde waarde: hoe relevant is het proces voor je business?
  •  Kosten: welke kosten brengt het proces met zich mee?
  •  Tijd: hoeveel tijd vraagt het proces van de betrokkenen en wat zijn de doorlooptijden?
  •  Strategische alignment: in hoeverre is het proces afgestemd op de strategische prioriteiten van je bedrijf?
  •  KPI’s: hoe meet je de performance van het proces (bijvoorbeeld doorlooptijd, fte, versies)?
  •  Knelpunten: welke knelpunten in het proces worden momenteel als belemmerend ervaren?
  •  Beschrijving: uit welke stappen bestaat het proces, wie zijn wanneer in welke rol betrokken, welke data en documenten worden gebruikt en gegenereerd, et cetera?

 

Blog Axians

Roadmap in vijf stappen

Door met het model in kaart te brengen waar je staat en waar je naartoe wilt, ontwikkel je een roadmap die zorgt dat je in de juiste richting blijft bewegen. Een gelijkmatige ontwikkeling, waarbij je op alle gebieden vooruitgang boekt, is het meest effectief. Het heeft immers weinig zin om op het ene gebied voor de muziek uit te lopen, terwijl de prestaties op andere gebieden achterblijven. De roadmap helpt je te bepalen waar je verbeteringen wilt doorvoeren en wat die moeten opleveren. In korte, overzichtelijke stappen werk je continu aan het optimaliseren van je planningsprocessen:

  1. Bepaal de overkoepelende visie: wat wil je organisatie bereiken, wat zijn de ambities?
  2. Stel prioriteiten: wat pak je eerst aan op basis van de scores, waar zijn de lacunes het grootst, loop je op sommige gebieden ver voor, terwijl je op andere achterblijft?
  3. Doe een ‘sanity check’: zijn de prioriteiten en de volgorde van de stappen die je wilt zetten logisch of kun je beter eerst andere punten aanpakken?
  4. Bepaal de strategische initiatieven: welke stappen zijn nodig om de prioriteiten te realiseren op het gebied van strategie, proces, tool en cultuur, komen alle gebieden voldoende aan bod of blijven sommige aspecten onderbelicht?
  5. Werk de roadmap uit: wat is je tijdsplanning, wat heb je nodig om je strategische initiatieven te realiseren, wat zijn de kosten, hoe ziet je programma- en projectorganisatie eruit?

Ben je een volwaardige office of finance die helpt de business te sturen of zijn er nog slagen te maken met de planning? Wil je klaar zijn voor morgen, dan moet je daar vandaag nog een plan voor maken. Met het Smart Planning Maturity Model weet je of en waar er werk aan de winkel is. Een quick scan geeft je binnen een paar minuten inzicht in de situatie.

Hoe transformeer jij van een jaarlijks budget naar een slimme, continue en bedrijfsbrede planningscyclus?

Smart Finance, drie praktijkvoorbeelden Benieuwd hoe drie bedrijven in de automotive-, leisure- en productiebranche het Smart Finance framework hebben gebruikt om de transitie van ‘boekhouder’ naar ‘strategisch adviseur' vorm te geven? Download het eBook

Kadenza gaat vanaf 19 september verder als Axians Laren. Zo combineren we onze expertise op het gebied van data-architectuur, analytics en smart finance met de branche- en ICT-kennis van ruim 70.000 professionals in 22 landen. Je vindt ons vanaf nu op www.axians.nl.