Leer in 10 minuten
- Waarom het tijd is om je budgetproces grondig aan te pakken
- Op welke vijf manieren budgetteren makkelijker wordt voor finance en de business met Board
- Hoe je met Board kort op de bal zit en grip krijgt op zaken die écht van belang zijn
Budgetteren is voor veel organisaties een tijdrovend en moeilijk proces dat eigenlijk te weinig oplevert. Het is een momentopname in de aanloop naar het volgende jaar, maar een maand later is de wereld alweer veranderd en is je budget eigenlijk al achterhaald. Je wil eigenlijk naar een budget dat continu actueel is, maar dat is feitelijk onmogelijk met het huidige proces. Je moet informatie bij veel verschillende stakeholders ophalen. Dat is al een flinke logistieke operatie met talloze losse spreadsheets. Je moet constant zelf bijhouden welke informatie je al wel en niet hebt ontvangen. Als je eindelijk alles hebt geconsolideerd, gaan er meestal nog een paar revisieronden overeen voordat het budget definitief wordt goedgekeurd. Je bent al snel een à twee maanden kwijt om de budgetten op orde te krijgen.
Feestje van finance
De business ziet budgetteren bovendien vooral als een feestje van finance. Ze zijn veel tijd kwijt om de juiste gegevens aan te leveren, maar zien – behalve de budgetten – vervolgens weinig terug van hun inspanningen. Kortom, budgetteren vraagt veel van finance en je bedrijf, er is weinig draagvlak voor en budgetten zijn eigenlijk te kort van waarde. Hoe zou je dit proces sneller, efficiënter en overzichtelijker kunnen maken?
In dit blog laat ik je op 5 manieren zien hoe je met de corporate performance managementsoftware (CPM) van Board budgetteren makkelijker maakt voor finance en de business. Ik laat je onder andere zien hoe je sneller informatie ophaalt binnen je organisatie, wat je kunt doen om de business inzicht te geven in hoe budgetten tot stand komen en hoe je zorgt dat budgetten actueel blijven. Zo wordt budgetteren niet alleen efficiënter, maar ook waardevoller voor de hele organisatie.
1. Toegevoegde waarde voor de business
Traditioneel worden budgetten vastgesteld door het management en finance. De business wordt gevraagd om input, maar de uiteindelijke beslissingen worden vaak zonder overleg met de business genomen. Dit zorgt voor onbegrip en een gebrek aan draagvlak vanuit de business om mee te werken aan het budgetproces. Ze willen betrokken worden bij de besluitvorming, willen weten hoe budgetten tot stand komen en vragen om meer inzicht in hun eigen performance.
Board stelt je in staat om een integrale business planning in te richten om budgetten op verschillende bedrijfsniveaus samen te stellen én de performance te monitoren ten opzichte van de budgetten. Je werkt met een centrale database waarin je al je business logica definieert. Daardoor werkt iedereen met dezelfde data en definities. Dat maakt het mogelijk om onderlinge relaties te definiëren. Als iemand bijvoorbeeld de verkoopcijfers aan wil passen, dan ziet hij/zij direct wat dat voor invloed heeft op de productie of HR. Zo leg je verbanden tussen afdelingen en over de hele organisatie. Budgethouders van businessunits worden zich bewuster van hun rol in het budgetproces en krijgen meer inzicht in de totstandkoming van budgetten. Je creëert een proces waarbij iedereen een waardevolle bijdrage levert en waarin je samen tot een eindresultaat komt, in lijn met de doelstellingen en strategie van de organisatie.
2. Niet meer vanaf nul beginnen
Bij budgetteren ben je de meeste tijd kwijt met het verzamelen van informatie binnen de organisatie. Je bouwt (Excel)-templates om de juiste data bij de budgethouders van iedere businessunit op te halen. Je geeft instructies en aanwijzingen om ervoor te zorgen dat ze de juiste informatie aanleveren. Board helpt je dit proces efficiënt en gebruiksvriendelijk in te richten. De centrale database maakt het makkelijk om algemene data – zoals prijslijsten, historisch data en seizoenspatronen – direct op te halen. Zo hoef je die gegevens niet op te vragen bij de business.
Board ondersteunt daarnaast ook budgethouders met het aanleveren van de juiste informatie. Met een tijdreeks-analyse op basis van historische data kun je alvast een voorstel maken en hoeft de business niet helemaal vanaf nul te beginnen. Je geeft budgethouders een reeds ingevuld template waarin je een voorzet doet voor het budget van die specifieke afdeling. Vergelijk het met een belastingaangifte die ook al grotendeels is ingevuld. Een budgethouder moet alleen controleren of de inschatting klopt en bijsturen of aanvullen waar dat nodig is. Tijdsreeksanalyses kunnen ook de invloed van marketingactiviteiten meenemen in de calculaties. Door bijvoorbeeld reclamecampagnes te plannen in Board, kun je hiermee het verwachte aantal extra verkopen voorspellen.
3. Het budgetproces voor iedereen inzichtelijk
De samenwerking tussen finance en de business is belangrijk, maar budgethouders hebben vaak geen inzicht in de voortgang en hun rol in het budgetproces. Daarom is er weinig motivatie bij de business om snel mee te werken. Vragen van finance blijven lang liggen en het budgetproces loopt daardoor veel vertraging op. Bovendien kost het monitoren van de voortgang, het managen van de verwachtingen en het activeren van budgethouders veel tijd. Tijd die je liever stopt in het waarborgen van de kwaliteit van je data.
In Board richt je eenvoudig een workflow in die je helpt om de voortgang van het budgetproces te bewaken. Je definieert in een digitale blauwdruk alle stappen in het proces en bouwt zo een workflow met daarin afhankelijkheden en vragen. Deze informatie is niet alleen beschikbaar voor finance, maar voor alle stakeholders. Zo weet iedereen exact welke stappen ze nog moeten zetten. Budgethouders zien precies of de door hun aangeleverde informatie goedgekeurd is. Als er nog informatie ontbreekt, krijgen ze een herinnering en zien ze op hun dashboard precies wat ze nog moeten aanvullen. Daardoor worden ze zich meer bewust van hun rol in het proces. Voor finance wordt het makkelijker om de regie te houden over het proces en alle betrokkenen. Bovendien kun je op basis van de informatie die al is aangeleverd toekomstige budgetten al deels bepalen. Daarmee kun je eerder signaleren of er vreemde afwijkingen in de budgetten voorkomen. Zo kun je eventuele fouten snel terugkoppelen aan de budgethouders.
4. Sneller en gedetailleerder budgetteren
Budgetteren doe je nu slechts één keer per jaar. Helaas zijn budgetten daarom al snel achterhaald. Denk bijvoorbeeld aan de coronacrisis. Daar had niemand op gerekend toen de budgetten in december 2019 werden vastgesteld. Drie maanden later konden bedrijven een groot deel van hun plannen schrappen en werden budgetten bijgesteld op basis van nattevingerwerk en onderbuikgevoel. Waarom? Omdat het reguliere budgetproces te lang duurt. En budgetten zijn ook niet voldoende gedetailleerd om goed te analyseren waar je mogelijk op kunt bezuinigen of waar je winst kunt boeken.
Door het budgetproces slimmer in te richten met Board wordt het mogelijk om budgetten per kwartaal of maandelijks bij te stellen. Je versnelt niet alleen het budgetproces, maar je budgetten blijven ook actueel en relevant. Het wordt ook mogelijk om niet alleen op grootboekniveau te budgetteren, maar je budgetten echt te onderbouwen met business drivers, zoals bijvoorbeeld inkooppercentages, personeel, aantal producten, de prijs van verkochte producten of aantal productie-eenheden. Je ziet precies welke afhankelijkheden er onderling zijn tussen sales, productie, marketing, HR en alle andere businessunits. Als je weet wat je gaat verkopen, kun je met Board ook inschatten hoeveel je moet produceren, hoeveel materiaal je moet inkopen, hoeveel personeel je nodig hebt en hoeveel leads je nodig hebt. Zo bestaat je budget niet meer uit losse eilandjes, maar is alles met elkaar verbonden.
5. Visualiseren en verhalen vertellen
Bij budgetteren gaat het allang niet meer alleen om de harde cijfers. Natuurlijk is het cruciaal dat je cijfers oplevert die volledig en correct zijn. Maar niet iedereen is in staat om financiële cijfers direct goed te interpreteren. Bovendien is de business vooral geïnteresseerd in het verhaal dat schuilgaat achter die cijfers. Ze willen direct zien waar de pijnpunten liggen en inzoomen op de oorzaak van die pijn.
Het combineren van feiten en verhalen is een krachtig hulpmiddel voor finance om de business meer te betrekken bij het budgetproces. Board combineert financiële feiten met achterliggende business drivers – zoals producten, klanten of verkoopkanalen. Deze business drivers worden samen met andere afdelingen vertaald naar slimme ratio’s en KPI’s die direct aansluiten bij de strategie van je organisatie. Daardoor wordt het veel makkelijker om tekst en uitleg te geven over de samenstelling van budgetten.
Door die business drivers te combineren met visualisaties ontstaat er een vorm van fact based storytelling die het budgetproces verandert. Met slimme dashboards visualiseer je informatie in grafieken, diagrammen, infographics en landkaarten waarbij verbanden en trends direct zichtbaar zijn. Dat scheelt veel tijdrovend werk voor het schrijven van toelichting en uitleg bij budgetten.
Geen noodzakelijk kwaad meer
Het belang van budgetteren staat vast, maar de manier waarop je het proces aanpakt niet. Board maakt het mogelijk om een geïntegreerd budgetmodel te ontwikkelen en de stap te zetten naar een zogenoemd ‘rolling forecast model’. Door gebruik te maken van business drivers en business logica te definiëren, hoef je slechts enkele variabelen in te voeren om je forecast door te rekenen. Zo kun je bijvoorbeeld elke maand de forecast voor de komende achttien maanden berekenen.
Door processen slimmer in te richten en te automatiseren ben je geen maanden meer kwijt om data te verzamelen. Daardoor kun je sneller budgetten vaststellen en wijzigen waar nodig. Je bent veel meer bezig met het toetsen van de business logica en het verbeteren van je voorspellingen. Je helpt de business om meer inzicht te krijgen, zich verantwoordelijk te voelen voor hun aandeel en te begrijpen welke invloeden er spelen bij de totstandkoming van budgetten. Je kijkt niet meer naar saaie tabellen die lastig te interpreteren zijn, maar brengt het verhaal voor de organisatie tot leven. Daardoor is budgetteren geen noodzakelijk kwaad meer. Het wordt een krachtig hulpmiddel om kort op de bal te zitten en grip te krijgen op zaken die écht van belang zijn.
Hoeveel tijd zou het jouw organisatie besparen als je zou budgetteren met een CPM-oplossing?