De Universiteit Leiden is een vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteit. De universiteit heeft zeven faculteiten verdeeld over de steden Leiden en Den Haag. Hier werken, studeren en onderzoeken ruim 6.700 medewerkers en 28.000 studenten vanuit zo’n 55 gebouwen. Een leidende rol in wetenschappelijk onderwijs en onderzoek stelt hoge eisen aan de ICT-omgeving en het netwerk. Om deze faciliteiten op alle locaties te waarborgen, moeten regelmatig switches vervangen en vernieuwd worden. Axians ondersteunt de Universiteit Leiden bij deze projecten met de inventarisatie, hardware-installatie en patch- en testactiviteiten. Op die manier zijn medewerkers en studenten verzekerd van een stabiele netwerkomgeving.

De Universiteit Leiden groeit, volgens Ron Devilee, floormanager datacenter en ICT-beheerder bij de Universiteit Leiden. “Niet alleen het aantal studenten en locaties neemt toe. Onderwijs en onderzoek wordt steeds data-intensiever. Deze ontwikkelingen dwingen ons om de ICT-omgeving en netwerken continu up-to-date te houden. In een gevarieerd netwerk met Cisco-switches van verschillende generaties is dat een uitdaging.” Door de omvang van het netwerk moeten afgeschreven switches regelmatig vervangen worden. “We hebben ook te maken met hardware die end-of-support is. Bovendien richten we ook nieuwe locaties in. In combinatie met de steeds grotere capaciteitsbehoefte en striktere security-eisen, betekent dit dat we regelmatig vernieuwingsprojecten uitvoeren.”

De juiste partner

In het verleden deed de universiteit dit met eigen mensen. Door het grote aantal projecten en de beperkte eigen capaciteit, was dit echter niet meer te realiseren. In de zoektocht naar de juiste partner om te helpen bij het vervangen van netwerkhardware selecteerde de universiteit Axians. Devilee: “Met zeven andere onderwijsinstellingen namen we deel aan LaPAN 2 (Landelijk Project Aanbesteding Netwerkcomponenten). Het resultaat van deze Europese aanbesteding is een raamovereenkomst met Axians voor de levering van netwerk-componenten en bijbehorende logistieke, onderhouds-, opleidings-, advies- en inruildiensten.”

‘De faculteit Sterrenkunde is een speciale locatie omdat daar onderzoek in speciale chemische labs, met lasers en magneten plaatsvindt. Deze specialisaties gebruiken specifieke hardware die onder geen beding mag uitvallen’

Pilotproject

Na een positieve kennismaking deed Axians eerst een pilotproject op de locatie van het ICT Shared Service Center van de Universiteit. “De vervanging van een aantal switches en de afhandeling van het patchen en testen, bood voldoende basis om verder met elkaar te gaan.” Het eerste project waar Axians is ingeschakeld, was de vervanging van acht switches op de faculteit Sociale Wetenschappen. In totaal ging het hier om bijna 1.700 data-aansluitingen.

Ervaren en flexibel

Devilee: “Om de impact op het onderwijs en onderzoek te minimaliseren, concentreren we de vervanging in één weekend. Dat vergt een goede inventarisatie en voorbereiding. In dat proces is het prettig om samen te werken met een ervaren en flexibele partij die alle benodigde stappen kent en beheerst. Bovendien is het cruciaal dat ze het belang van het netwerk voor de gebruikers goed begrijpen.”

Eén contactpersoon

Het team van de Universiteit Leiden heeft zelf veel ervaring en is mede daardoor een veeleisende opdrachtgever. “Tegelijkertijd is het belangrijk om open te staan voor elkaar en van elkaars ervaring te leren. Axians heeft die open houding ook, dus dat is prettig en constructief. Daarbij is het zeer praktisch dat we voor het complete proces, van inventarisatie, planning en installeren tot het opschonen van de patchkasten, patchen en testen één contactpersoon hebben. En ook na het patchen en testen is uitvoerig gecontroleerd of alles werkt, van wifi en pc’s tot voip telefoons en printers. Door een goede planning en samenwerking is het proces soepel verlopen.”

Langlopend onderzoek

Een ander project waarvoor de universiteit de hulp van Axians inschakelde, was de vervanging van switches bij de faculteit Sterrenkunde. “Dit is een speciale locatie omdat daar onderzoek in speciale chemische labs, met lasers en magneten plaatsvindt. Deze specialisaties gebruiken specifieke hardware die onder geen beding mag uitvallen. In sommige gevallen gaat het om langlopend onderzoek dat we absoluut niet mogen verstoren.” Het is volgens Devilee zaak om hiermee bij de vervanging en installatie van de nieuwe switches rekening te houden. “De inventarisatie moet zeer nauwkeurig gebeuren om problemen achteraf te voorkomen. In overleg met Axians zijn toen al voorbereidingen getroffen om tijdens het overgangsweekend zo snel mogelijk te kunnen schakelen. Daarbij komen we eigenlijk altijd wel weer uitdagingen tegen. Maar samen met Axians is het gelukt om ook deze vervanging succesvol en binnen de planning af te ronden.”

Meedenken en verbeteren

Bij het up-to-date houden van het netwerk kijkt de Universiteit Leiden continu vooruit. Devilee: “De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. Dat betekent dat wij ons netwerk voortdurend moeten verbeteren. Om te zorgen dat we deze aanpassingen snel, efficiënt en zonder verstoringen kunnen realiseren, ontwikkelen we een eigen, gestandaardiseerde aanpak. Met een combinatie van switches met representatieve panelen, is op termijn geen uitgebreide inventarisatie meer nodig. De configuratie wordt dan als het ware automatisch overgezet op de nieuwe switches. Die bespaart tijd en voorkomt risico’s. Met Axians hebben we een partner die onze plannen begrijpt en vanuit praktijkkennis kan meedenken om onze aanpak te verbeteren. Op die manier zijn studenten en onderzoekers ook in de toekomst verzekerd van een stabiel en veilig netwerk.”