Organisatiebrede integratieoplossing

De Alliantie is een woningcorporatie met woningen in het noorden van de Randstad in de regio’s Amsterdam, Gooi en Vechtstreek, Amersfoort en Almere. Met bijna 60.000 woningen is de Alliantie één van de grootste woningcorporaties in Nederland. Vier werkmaatschappijen zorgen voor betaalbare en goede woonruimte in vitale wijken. Vanuit de wens flexibiliteit en overzicht in de interne en externe informatievoorziening te kunnen bieden, koos de Alliantie voor een organisatiebrede integratieoplossing. Deze werd verzorgd door Axians.

De Alliantie is in 2001 ontstaan uit een fusie van vier woningcorporaties als een logische stap in een ontwikkeling die veel corporaties doormaakten. Tegenwoordig is de Alliantie de derde woningcorporatie van Nederland met ruim 56.000 woningen en 4.000 andere complexen zoals winkels, scholen, monumenten en zorginstellingen in het portfolio. De Alliantie is de afgelopen jaren in veel opzichten gegroeid. Er werd veel energie gestoken in het scherper stellen van de ambities en doelstellingen, op overkoepelend -Alliantiebreed- niveau en op het niveau van de regiobedrijven. Gaandeweg bleek het noodzakelijk om een centrale IT-organisatie op te zetten, een nieuw applicatieportfolio te ontwikkelen en een nieuwe infrastructuur te bouwen. “We zijn hiervoor selectietrajecten ingegaan waarbij we initieel de focus legden op een ERP systeem”, zegt Peter de Regt, Manager I&A. “De conclusie was als vrij snel dat de bestaande omgeving niet voorzag in de noodzakelijk managementinformatiebehoefte. Om in deze behoefte te voorzien, zijn we gaan zoeken naar een oplossing. Tijdens het selectietraject zijn we uiteindelijk tot de selectie van het IBM Cognos-productportfolio gekomen. Uit het totale productportfolio van IBM Cognos zijn BI, Planning, Consolidatie en Metrics Manager als producten geselecteerd. Hierna was het zaak een implementatiepartner te selecteren.”

De beste partner

Sterk in het klein houden van grote oplossingen en met een gedegen ervaring op het gebied van IBM Cognos-producten, bleek Axians de beste partner voor de Alliantie. Het bedrijf hielp om een BI-organisatie binnen de Alliantie op te zetten en voorzag in de benodigde producten. De ROI voor Planning & Control bleek navenant. “Waar vroeger zes tot acht weken nodig waren om in alle cijfers op kwartaalbasis te kunnen voorzien, is dit teruggebracht naar een aantal dagen”, zegt De Regt. Nu de route naar intern succes was ingezet, besloot de Alliantie twee jaar geleden om wat De Regt omschrijft als ‘het voltooien van de fusie’ door te zetten. Hierbij werd uitgegaan van de wens om de belangrijkste bedrijfsprocessen te harmoniseren en een aantal functies die decentraal bij de regiobedrijven werden vervuld te centraliseren. Met name het informatieaanbod bij het callcenter centraliseren en voor de medewerkers vergemakkelijken, vormde een grote wens van de Alliantie. “We wilden een situatie waarbij de callcentermedewerker meteen de juiste gegevens van de beller op één scherm zou kunnen overzien. Nu waren we nog te afhankelijk van allerlei informatie verspreid over diverse systemen. We vonden een oplossing bij Green Valley dat front end-oplossingen voor callcenters levert.”

Terug naar Axians

Op basis van de goede ervaringen met Axians en het feit dat deze aantoonbare ervaring heeft in de woningcorporatiebranche, trok de Alliantie opnieuw bij de systemintegrator aan de bel. Axians introduceerde de IBM WebSphere Application Server ESB-technologie als oplossing voor de gewenste integratielaag. IBM’s universele platform voor het aanbieden en ontsluiten van een grotere variëteit aan op SOA en Web Services-gebaseerde oplossingen, kortweg WebSphere Enterprise Service Bus, maakte indruk bij de Alliantie. De oplossing zorgt ervoor dat de systemen met elkaar communiceren en complexe integratielogica van de applicaties ontkoppelt. Hierdoor ontstaat er consistentie en flexibiliteit in de architectuur. Daarnaast is de robuuste performance, transactionele integriteit en maximale beveiliging en controle erg aantrekkelijk. Door de verbeterde efficiëntie worden ook de kosten geoptimaliseerd. Bovendien gaan de operationele kosten dankzij een gevirtualiseerde of cloud-gebaseerde applicatie-infrastructuur en onmiddellijke respons omlaag. “We hebben op jaarbasis te maken met ruim driehonderdduizend klanttelefoontjes, de e-mails en andere aspecten daargelaten. Was het voorheen zoeken in diverse systemen om de juiste klantinformatie bijeen te brengen, daar wordt nu alle betreffende informatie overzichtelijk in één scherm getoond. De call-responsetijd is beduidend korter dankzij het nieuwe systeem. Een enorme vooruitgang.”

Succesvol contact

De Alliantie is, nu deze oplossingsfase eind 2012 is afgerond, geenszins van plan om het hierbij te laten. Het contact met Axians wordt als zeer prettig ervaren, waardoor de volgende fases van het traject mede door Axians worden verzorgd. “Axians is niet alleen kwalitatief, flexibel en breed inzetbaar, maar ze maken ook waar wat ze beloven”, zegt De Regt. “Bovendien schept het veel vertrouwen dat er zoveel aantoonbare ervaring is op de gebieden waarop wij juist hulp nodig hadden, zoals ERP, integratie en front-end ontwikkeling. Axians biedt daarnaast een brede opleiding van mensen wat weer kenmerkend is voor een prettig samenspel. Axians is een echte partner gebleken. Daarom was het niet meer dan logisch om de ingeslagen weg met Axians te vervolgen.”

Toekomst

De Regt sluit af: “De Alliantie verleent haar huurders graag goede service. Omdat we lokaal verankerd zijn, vormen we ook het aanspreekpunt voor alle plaatselijke partijen. We nemen de uitvoering van onze maatschappelijke taken heel serieus. Wanneer we het hebben over customer satisfaction, hebben we het in het verlengde hiervan ook over employee satisfaction. Willen we efficiënter, toegankelijker en klantvriendelijker kunnen werken, dan ontkom je niet aan een gedegen interne en externe digitalisering. Hiermee gaan we de goede richting op. En het zal alleen maar beter worden.”