Bel direct: 088 5975500
Neem contact op
Terug naar blogoverzicht

Onbegrensd (samen)werken

Auteur: Henk Smeding

Regelmatig heb ik gesprekken over de vraag hoe je veilig en centraal documenten kunt opslaan en delen. Zonder dat je bijvoorbeeld steeds heen en weer mailt zodra je wilt samenwerken aan één document. Of over wat een goede tool is voor het delen van informatie vanuit één plek. Microsoft Teams kan hierbij helpen!

Wat is Microsoft Teams?

Teams is een samenwerkingsplatform binnen Office 365. Het biedt één locatie voor gesprekken, online vergaderingen, bestanden en nog veel meer. Iedereen heeft overal en direct toegang tot alles wat ze nodig hebben. Stel een vraag via de chat aan je collega. Plan een (online) vergadering voor een kleine groep of een team. Plaats een bijlage of e-mail in de thread om het team op de hoogte te houden. Sla je bestanden centraal op met versiebeheer en werk (tegelijk) samen in gedeelde documenten. De mogelijkheden zijn eindeloos!

Waarom Teams gebruiken?
1. Geïntegreerd in Office 365

Teams is geïntegreerd in Office 365. De bestanden die je bijvoorbeeld met Word, Excel en PowerPoint maakt, kun je eenvoudig en snel delen, zonder de documenten heen en weer te mailen. Om een goed overzicht te houden tussen welke bestanden bij welk onderwerp horen, kun je gebruik maken van kanalen. Zo kun je bijvoorbeeld kanalen aanmaken als: ‘productieteam inpak’ of ‘financiën’.

2. Eenvoudig bestanden delen

Binnen een kanaal wordt gecommuniceerd met chatberichten en kunnen heel eenvoudig bestanden worden gedeeld. De chatgeschiedenis en inhoud blijven bewaard en zijn doorzoekbaar. Opmerkingen, afspraken en gedeelde bestanden zijn dus makkelijk terug te vinden.

3. Diverse communicatiemogelijkheden

Behalve chatten binnen een kanaal kun je nog veel meer met Teams. Zo kun je ook 1 op 1 chatten met collega’s en is het mogelijk te (video)bellen; zowel 1 op 1 als met een groep. Tijdens een (video)gesprek is het mogelijk om direct samen bestanden te bekijken en er samen aan te werken. Ook is het mogelijk afspraken voor meetings in te plannen.

4. Veilig

Je logt op dezelfde, gemakkelijke en veilige manier in als in Office 365. Daarna heb je op basis van je rechten, toegang tot data. Je gegevens zijn altijd versleuteld, zowel tijdens de opslag als tijdens verzending.

Data Loss Prevention (DLP) in Office 365

Maar online (samen)werken brengt ook risico’s met zich mee. Je wilt als organisatie wel compliant blijven aan de wet- en regelgeving zoals de GDPR. Om te voorkomen dat er bestanden worden verstuurd met ‘gevoelige’ gegevens, is er bijvoorbeeld binnen Office 365 de functie Data Loss Prevention (DLP). Met DLP bepaalt je organisatiebeleid wat er wel en niet de organisatie of afdeling kan verlaten of welke gegevens intern mogen worden gedeeld.

Meer weten?

Er zijn vele mogelijkheden om veilig documenten te kunnen delen en opslaan. Wil je hierover meer weten? Neem dan contact met mij op! De mogelijkheden zijn eindeloos… maar je moet het wel weten!

BEL ME TERUG!

Meest gelezen artikelen
Powered by