Welk bedrijf heeft hem niet? Een fileserver op locatie of in de cloud. Fileservers komen nog vaak voor en bevatten vaak veel vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Het is een verzamelplaats van bedrijfsgegevens en documenten. Maar is dit verstandig?
Toen we net begonnen met digitaal samenwerken gebruikten we de fileserver voor het delen en opslaan van bestanden. Je kon werken aan hetzelfde bestand op dezelfde manier als in Windows Verkenner. Het was snel, eenvoudig en alle data stond centraal op het netwerk van je organisatie. Maar de nadelen waren er ook.
Van buitenaf moest je inloggen met VPN om bij je data te kunnen. Vooral medewerkers die veel buiten de deur werkten, gingen bestanden hierdoor alleen lokaal opslaan. Zo hadden ze altijd en overal de gewenste data beschikbaar. Maar ook kwam er een wildgroei aan mapjes en bestanden. Er was geen versiebeheer en al heel snel was het overzicht kwijt.
De fileserver is dus een verzamelplaats van allerlei belangrijke informatie. Door de omvang, is dit een behoorlijke kluif voor security en compliance. Denk maar eens na: elke medewerker, afdeling en klant of project heeft een eigen map met heel veel informatie. Daaronder hangen weer sub mappen. Uiteindelijk weet niemand wat er nu precies in welke map is opgeslagen. Dat is onoverzichtelijk en inefficiënt. Op een fileserver moeten medewerkers vaak behoorlijk zoeken, zo gaat kostbare tijd verloren.
Een goed alternatief voor de fileserver is bijvoorbeeld SharePoint. SharePoint heeft zoveel meer te bieden dan een fileserver, wat eigenlijk een verzamelbak met bestanden is. Met SharePoint kan je documenten overzichtelijk vastleggen, beheren, delen en beveiligen.
Een ander voordeel is dat SharePoint een onderdeel is van Microsoft 365. Alle bestanden worden automatisch opgeslagen in SharePoint, maar je kunt ze ook benaderen via Microsoft Teams en via bijvoorbeeld Word en Excel. Je hebt vanaf elk device toegang tot jouw gegevens en je werkt makkelijker met collega’s samen.
Zoals al eerdere genoemd, staan er vele bestanden op een fileserver. En dit neemt jaar na jaar toe. Als je dan toch gaat voor een alternatief zoals SharePoint, is het verstandig om je data op te schonen. Veel gegevens zijn verouderd en ga je nooit meer gebruiken. Welke bestanden wil je bewaren, wat wil je archiveren of verwijderen? Dit is niet alleen overzichtelijk, maar ook vanwege de GDPR is het belangrijk om onnodige bestanden niet te bewaren.
Luuk Ros heeft tijdens het webinar “Heb jij de beschikbaarheid, veiligheid en compliance van je data in control?” laten zien:
Bekijk het webinar vandaag nog!
