Bel direct: 088 5975500
Neem contact op
Terug naar blogoverzicht

Communiceren lastig?

Auteur: Stefan van Dorst

We versturen wereldwijd per seconde ongeveer 2.4 miljoen e-mails. Lopen de mailboxen binnen jouw organisatie ook over? Wordt er veel heen en weer gemaild met bestanden? Vind je het lastig om je medewerkers up-to-date te houden over alles wat speelt rondom processen, op andere afdelingen of binnen je organisatie? Een mooie oplossing is dan één online werkplek. Hier vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en wordt alle informatie gedeeld. In dit blog vertel ik meer over slimmer communiceren.

Je mailbox als een takenlijst

Wist je dat we gemiddeld 30% van onze werktijd vanuit onze mailbox werken? Een manager krijgt ergens tussen de 50 en 100 mailtjes per dag, die allemaal even belangrijk zijn. De mailbox stroomt (over)vol en wordt eigenlijk gebruikt als een soort takenlijst. Dat is zeker niet efficiënt. En al helemaal niet wanneer je de mails in verschillende mappen in Outlook opslaat. Zo is de informatie alleen voor jou toegankelijk, terwijl die in veel gevallen voor anderen ook belangrijk is.

Reistijd voor vergaderingen nog nodig?

En wat dacht je van de tijd die je kwijt bent aan reizen naar vergaderingen? Is het altijd noodzakelijk dat je fysiek aanwezig bent? Microsoft Teams (onderdeel van Office 365) heeft alle elementen om slimmer te communiceren. Zo kun je snel en eenvoudig met één of meerdere collega’s in een groep chatten. Ook kun je elkaar via Teams daadwerkelijk spreken. Hierbij kun je je scherm delen met bijvoorbeeld een presentatie of rapport wat je wilt bespreken. Liever face-to-face met elkaar in overleg? Zet dan de camera functie aan. Deze integratie in Office 365 zorgt ervoor dat je geen extra kosten hebt.

Niet alleen is Teams geschikt voor het eenvoudig communiceren met collega’s. Ook kun je er documenten opslaan en delen. In deze documenten kun je tegelijkertijd samenwerken. Zo hoef je geen bestanden over en weer te mailen en werk je altijd in de juiste/laatste versie van het bestand.

Samenwerken met externen

Teams is niet alleen een tool die je kunt gebruiken voor slimmere communicatie binnen je eigen organisatie, je kunt ook heel makkelijk samenwerken met mensen van buiten je organisatie. Dit voorkomt dat medewerkers zelf tools zoeken voor communicatie, samenwerken en delen van documenten met mensen buiten je organisatie, waardoor de security van je organisatie risico kan lopen.

Zelf inrichten van je digitale werkplek

Je bent zelf in charge om de Teams werkplek in te richten. Zo kan je onder andere apps van derden toevoegen, instellingen wijzigen en specifieke kanalen toevoegen. Binnen deze specifieke kanalen kan je mensen toevoegen waarbij dat kanaal van belang is. Met deze kanalen kun je mensen in één keer informeren en blijft iedereen die op de hoogte van dat specifieke onderwerp. Ook kun je kanalen maken waartoe iedereen toegang heeft.

Wil je meer weten?

Maakt jouw organisatie nog geen gebruik van Microsoft Teams? Ik praat je (voorlopig met een belafspraak – of misschien wel via Teams) graag bij over de verschillende mogelijkheden. Daarnaast kan ik je meer vertellen over hoe je ervoor zorgt dat je collega’s deze manier van communiceren ook gaan gebruiken.

BEL ME TERUG!

 

Meest gelezen artikelen
Powered by