Bel direct: 088 5975500
Neem contact op
Terug naar blogoverzicht

Bespaar je HR-afdeling tijd; automatiseer het handwerk in instroom, doorstroom en uitstroom 

Auteur: Stefan van Dorst

De rol van de HR-afdeling verandert. Administratieve werkzaamheden zoals verlofregistratie, declaraties en verzuim maken plaats voor thema’s als werkgeluk, de strategische kant van talentontwikkeling en het organiseren van in-, door- en uitstroom. Dat is wat de organisatie van jou vraagt. In werkelijkheid gaat een groot deel van de tijd op aan operationele rompslomp rondom die processen. Er is gelukkig een oplossing: het automatiseren van alle administratieve taken rondom de on- en offboarding en doorstroom van medewerkers.

Als IT-dienstverlener op het gebied van online werkplekken zien we veel van onze klanten worstelen met de onboarding, doorstroom en offboarding van medewerkers. Daarbij zien wij alleen maar dat deel dat te maken heeft met het regelen, aanpassen of innemen van een veilige IT-werkplek. En alleen die processen leiden vaak al tot tientallen mailtjes die heen en weer worden gestuurd met verzoeken, bevestigingen dat iets is geregeld et cetera.

New Call-to-action

Veel losse taken

In de regel stuurt HR een mailtje naar de IT-afdeling met de datum van indiensttreding, de functie, de devices en applicaties die daar bij horen etc. Vervolgens worden door diverse mensen vele processen opgestart: een check of er nog apparatuur op de plank ligt. Of dat die besteld moet worden. Het opvoeren van de nieuwe medewerker in de Active Directory. Regelen van de autorisaties, de applicaties waar iemand mee gaat werken en het juiste beveiligingsniveau. En uiteindelijk natuurlijk het configureren van de hardware, uitleveren ervan en instrueren van medewerkers. Het zijn allemaal losse taken die eenvoudig tussen wal en schip kunnen vallen. En er dan toe leiden dat een nieuwe collega de eerste werkdag nog geen digitale werkplek heeft.  

Ondanks checklists geregeld iets mis

Dit gaat nu alleen maar over de onboarding. Bij offboarding vinden dezelfde werkzaamheden in omgekeerde volgorde plaats. Net als bij de onboarding gebruiken de meeste HR-afdelingen checklists om te controleren of alle taken daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Maar ondanks dat gaat er geregeld iets mis waardoor een medewerker die al uit dienst is bijvoorbeeld nog bij bedrijfsgegevens kan. 

En ook bij een functiewijziging moeten er aan de achterkant allerlei aanpassingen gebeuren: oude autorisaties intrekken en nieuwe toekennen. Soms moet je security niveaus aanpassen en wellicht ook de benodigde apparatuur. Dan zijn er daarnaast nog tientallen momenten waarop een medewerker gedurende zijn loopbaan contact heeft met HR of de IT Service Desk met vragen rondom vergeten wachtwoorden, gestolen devices, defecte devices etc. 

Creëer tijd voor wat belangrijk is

Om HR-afdelingen te ondersteunen, hebben wij een proces ontwikkeld waarbij we middels registratie aan de bron het zo regelen dat je informatie nog maar eenmalig vastgelegd en dat die gegevens daarna vanzelf de juiste systemen in rollen. Of het nu het aanmaken van een nieuwe collega in de Active Directory is of een automatisch gegenereerde mail naar de hardwareleverancier.  

Wil je weten hoe dat werkt? Check dan ons gratis e-Book of vraag een demo aan! 

New Call-to-action

Meest gelezen artikelen Artikelen per onderwerp
Powered by