On-premise SharePoint met O365 features

Datum: 29 oktober 2015
Auteur: Jeffrey Schmitz, Software Engineer

Cloud is hot. De Cloud-First strategie zie je steeds vaker terugkomen bij Microsoft. Voor de cloud van Microsoft worden er steeds sneller updates uitgerold en nieuwe features worden als eerste toegevoegd aan de cloud. Indien je een on-premise SharePoint omgeving hebt, zal je voor veel nieuwe features moeten wachten tot een servicepack, een volgende major release of komen deze helemaal nooit naar de on-premise versie.

Nu zou je kunnen denken: “Dan ga je toch naar de cloud?” Dat kan, maar volledig overgaan naar de cloud is niet voor ieder bedrijf een mogelijkheid. Of dit nu vanuit een technisch of strategisch oogpunt is. Om toch te kunnen genieten van de voordelen die de cloud biedt, is het mogelijk om met SharePoint 2013 en SharePoint 2016, voor specifieke functionaliteiten, voor een hybride vorm te kiezen waarbij gebruik kan worden gemaakt van de voordelen van O365 met behoud van de on-premise SharePoint omgeving. In deze blog zal ik ingaan op twee hybride scenario’s die kunnen helpen bij het integreren van de on-premise SharePoint omgeving met cloud van Microsoft en de voordelen voor zowel de eindgebruiker als de IT organisatie.

Hybrid Search

Search wordt steeds belangrijker in de cloud. Het grote voordeel van search is dat de informatie beschikbaar is, ongeacht waar deze informatie specifiek is opgeslagen in Office 365. Nieuwe functionaliteiten in de cloud zoals Delve maken om deze reden ook gebruik van search als bron voor hun data. Search indexeert alle data en plaatst deze in een index binnen de SharePoint omgeving. Indien een gebruiker een zoekopdracht uitvoert, zal deze de index raadplegen en de resultaten tonen. Doordat on-premise SharePoint en Office 365 een eigen search service bevatten, hebben deze ook een eigen index. O365 bood al een mogelijkheid om de on-premise search index als een extra databron toe te voegen. Maar deze eerste “hybride” mogelijkheid was zeer beperkt, juist omdat de gegevens zich in twee verschillende indexen bevinden en het niet mogelijk is om het gecombineerde resultaat te sorteren op relevantie of een specifieke kolom.

Hybrid search biedt een oplossing voor dit probleem! Met hybrid search wordt de geïndexeerde gegevens van de on-premise SharePoint omgeving in de search index in O365 geplaatst in plaats van zijn eigen on-premise index. Hierdoor ontstaat een enkele centrale index waarin zowel de gegevens van on-premise als O365 staan en kunnen features als Delve ook gebruikt worden voor lokale data.

Hybrid OneDrive for Business

OneDrive for Business biedt eindgebruikers een persoonlijke opslaglocatie waarin zij documenten kunnen opslaan, bewerken en synchroniseren voor offline gebruik. De ervaring leert dat gebruikers zeer enthousiast gebruikmaken van deze mogelijkheid en dat de hoeveelheid data die de gebruikers in OneDrive opslaan snel oploopt. Al deze data staat binnen SharePoint opgeslagen op een vaak relatief duur opslagmedium. Bij een toename in het gebruik van OneDrive door de gebruikers betekent dit dat er meer kosten worden gemaakt met het uitbreiden en het beheren van de achterliggende opslagsystemen.

Hybrid OneDrive for Business biedt hiervoor uitkomst door de OneDrive voor de gebruikers in O365 te plaatsen. Zodra een gebruiker zijn of haar OneDrive aanklikt in de on-premise SharePoint omgeving zal deze doorgestuurd worden naar O365 en zullen de bestanden ook in O365 worden opgeslagen. Hierdoor worden de kosten van de lokale opslag beperkt en kan de gebruiker gebruikmaken van de 1TB aan opslag die er vanuit O365 wordt aangeboden. Microsoft heeft tevens aangekondigd dat het opslaglimiet voor OnDrive for Business in de toekomst in zijn geheel komt te vervallen.

Conclusie

Door gebruik te maken van de hybride mogelijkheden die SharePoint 2013 en SharePoint 2016 bieden in combinatie met O365 kunnen bedrijven besparen op kosten van hardware en beheer. Bedrijven behouden de mogelijkheid om bepaalde data in hun on-premise SharePoint op te slaan terwijl ze tegelijkertijd gebruik kunnen maken van de huidige en toekomstige mogelijkheden die Office 365 aanbiedt.

Meer weten?

Heb je vragen of wil je meer informatie naar aanleiding van deze blog, neem dan contact met ons op via info.nl@axians.com of door te bellen naar +31 88 988 96 00. Wij organiseren ook regelmatig Technology Briefings op onze locaties Zaltbommel en Capelle aan den IJssel. De eerstvolgende is een Technology Briefing over ‘Haal het maximale uit Office 365’ op 10 december a.s. te Zaltbommel. Kijk hier voor het programma of schrijf je direct in.

 

TBOffice365_20151210