Streekziekenhuis Koningin Beatrix: “Live-gang van Vidaví is succesvol verlopen.”

Het Streekziekenhuis Koningin Beatrix (SKB) in Winterswijk is op 1 januari 2014 live gegaan met Vidaví. Dit standaard pakket biedt veel functionaliteit en leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en kostenbesparing. Het SKB heeft Vidaví, op enkele modules na, volledig afgenomen. Patrick Wijlens, controller bij het SKB, kijkt tevreden terug op deze implementatie: “De rode draad van dit proces beoordeel ik als positief.”

“Met de implementatie van Vidaví hopen we vooral een veel beter inzicht te krijgen in onze processen. In het verleden maakten we gebruik van meerdere systemen; een systeem voor financiën en een systeem voor inkoop. Nu, door de ERP-oplossing Vidaví, denken wij meer én integraal inzicht te krijgen in deze twee processen. Het doel daarvan zal elk ziekenhuis herkennen: het nog verder optimaliseren van je bedrijfsvoering. Uit Vidaví komt ook goede stuurinformatie voor ons management.”

Positieve implementatie

“Bij de implementatie heeft Axians ons goed begeleid, mag ik terugkijkend concluderen. Samen hebben we deze implementatie goed en constructief opgepakt. Zelfs tijdens de laatste dagen voor de live-gang, rondom de jaarwisseling, zijn er gezamenlijk enorme stappen gemaakt om ook de laatste puntjes op de i te zetten. Op 1 januari is vervolgens de knop in één keer omgezet.”

Snel schakelen op verbeterpunten

“Uiteraard kom je issues tegen tijdens zo’n implementatietraject. Dat kan ook niet anders. Echter, deze verbeterpunten werden snel duidelijk. Met Axians hebben we dan ook bijna al deze items direct kunnen repareren. Kortom, de rode draad is positief.”

Geen verstoring van lopende processen

“Graag meld ik ook dat het ziekenhuis zelf weinig hinder heeft ondervonden van de implementatie van het systeem. Van groot belang, want bijvoorbeeld de bestelfunctie kun je uiteraard tijdens een dergelijk implementatietraject niet even stilleggen. Axians heeft heel veel werk verzet om de live-gang succesvol te laten zijn zonder de operatie te verstoren.”

Ook gekozen voor Vidaví HRM

“We hebben ook direct gekozen voor Vidaví HRM en zijn voornemens deze module in de loop van 2014 te implementeren. Ook daarvoor geldt dat we heel veel mogelijkheden zien om specifiek de HRM processen te koppelen aan je ERP, naast de koppeling nu van financiën en inkoop. Daarmee zetten we een volgende stap in de door ons gewenste integraliteit.”

Winst in tijd en vertrouwen

Adem Doymaz: “Eigenlijk haal je de emotie en het gevoel van de medewerkers uit de bestelcyclus. Zelfs de meest ervaren filiaalhouders met heel veel bestelervaring zijn verrast dat zij met ShopReplenishment beter presteren. Een ander groot voordeel? Het systeem bestelt altijd, je kunt het niet meer vergeten, wat in het verleden soms gebeurde. Er komt altijd automatisch een bestelling in het systeem. Het niveau van nabestellingen bij onze logistieke organisatie is daardoor gehalveerd. Ook de tijdwinst is mooi meegenomen en die besteden we nu aan het optimaliseren van het winkelbeeld, de voorraden en de medewerkers. De filiaalhouders zijn enthousiast over het systeem. Ze vinden het gebruiksvriendelijk en het biedt alle informatie die zij nodig hebben. Je ziet dat ze het heel snel oppakken. Omdat het systeem goede bestellingen genereert, hebben ze er ook heel snel vertrouwen in dat het werkt.”

Advies aan geïnteresseerde ziekenhuizen

“Terugkijkend op deze geslaagde implementatie, kan ik andere ziekenhuizen adviseren te doen wat wij ook hebben gedaan: een goede en voor iedereen duidelijke planning voor aanvang van de implementatie afspreken. Cruciaal is dat je daarin gefaseerd de onderwerpen benoemt, doorspreekt en voorziet van een tijdshorizon. Daarnaast is mijn advies om zorgvuldig te testen en hiervoor ook voldoende tijd te reserveren gedurende de implementatie, dit is van groot belang. Eveneens is een geslaagde, en goed voorbereide, conversie een succesfactor. De oude data hebben wij eerst
geschoond om nutteloze data in de conversie te voorkomen. Tot slot benadruk ik dat korte contactlijnen binnen het projectteam hebben bijgedragen aan een succesvolle implementatie.”

Eerste indrukken zijn positief

“We zijn nu een aantal weken verder. De eerste geluiden vanuit de organisatie zijn positief. Langzamerhand merk ik dat de gebruikers van Vidaví gewend geraken aan de nieuwe processen. Als gevolg daarvan zien we al op meerdere plekken de voordelen van Vidaví ontstaan, zoals ook verwacht.”