Psya-zorg is een ambulante tweedelijns GGZ-instelling voor psychiatrische zorg. Sinds een jaar werkt men met de SAAS-oplossing Online-DBC van Axians. Marcel Smits, Voorzitter Raad van Bestuur Psya-zorg: “Het is veilig, gebruiksvriendelijk en bespaart ons kosten. Ook zijn we blij met de facturatieservice.” Psya-zorg is een erkend medisch-specialistische instelling. Marcel Smits: “Wij zijn een samenwerkingsverband van ongeveer 20 tot 25 therapeuten. We hebben een multidisciplinair team van psychiaters, psychologen, sociaalpsychiatrische verpleegkundigen en verpleegkundigen die huisbezoeken afleggen. We zijn voornamelijk in Noord-Holland actief op het brede terrein van kinderpsychiatrie, volwassenenzorg, ouderenzorg en vaktherapie. We bieden behandeling op onze locatie maar ook bij mensen thuis.”

Snel en goed overzicht

“Inmiddels werken we nu ongeveer een jaar met Online-DBC van Axians. Voor de aanschaf hebben we eerst goed rondgekeken naar de mogelijkheden in de markt. Ik heb ICT-ervaring met verschillende pakketten vanuit mijn zorgloopbaan. De fout die vaak gemaakt wordt door zorginstellingen is dat mensen met software direct teveel tegelijk willen. Met als gevolg dat instellingen met een moloch
en traag systeem moeten werken waarbij je alleen lineair kunt werken. Daardoor zit je voortdurend op elkaar te wachten. Ik wilde software hebben die professioneel was neergezet en snel en goed overzicht
kon geven. Uiteraard 100% beveiligd en waarbij de lay-out op onze schermen goed is ingedeeld en niet dat driekwart van je beeld opgaat aan mooie knoppen. Ik wil dat ik direct de goede informatie zie op mijn scherm. Met al die eisen zijn we uitgekomen op Online-DBC van Axians.”

Aanmelden, bijhouden, communiceren en factureren

“We doen er feitelijk drie dingen mee. Ten eerste het bijhouden van verslagen en het dossier inhoud geven. Daarvoor zit uiteraard de fase van het aanmelden van de cliënt met alle gegevens, zoals die van
de verzekering en het checken daarvan. Tot slot, als het dossier gesloten wordt, komt de module facturatie aan bod. Maar dat is nog niet alles. Momenteel werken we er met Axians aan om binnen Online-DBC de zogeheten Zorgmail operationeel te krijgen. Daarmee kunnen wij straks over-en-weer mailen op een beveiligde manier met huisartsen, laboratoria en ziekenhuizen. Bijvoorbeeld brieven van huisartsen komen daarmee rechtstreeks bij ons in het dossier terecht, heel handig. We zijn een kleine organisatie en alle medewerkers zijn geautoriseerd om in Online-DBC alles te kunnen inzien, behalve de facturatie. We hebben intern twee keer een cursus georganiseerd om te leren werken met deze oplossing. Ook mensen die niet 100% computer minded zijn, blijken het systeem heel snel op te pakken. Je leert er makkelijk mee werken door z’n helderheid en compactheid.”

Geen eigen servers en 100% beveiliging

Online-DBC is een zogeheten SAAS-oplossing: Software as a Service, dus draait alles op een server in een datacentrum van Axians. Marcel Smits: “Dit scheelt ons investeringen in een eigen server, een gekoelde serverruimte en een beheerder. We hoeven dus niet te investeren in hardware in eigen huis. Of we koudwatervrees hadden vanwege de medische gegevens? Ik ben voldoende ingewijd in de automatiseringswereld om te weten dat dit geen enkel risico oplevert. Ik ben juist gecharmeerd van het feit dat alles extern draait. Nogmaals, dit scheelt ons intern het inrichten en beveiligen van een serverruimte. Ik draai nu op een server in een servercenter van Axians en bespaar daar dus geld mee. Daarbij heb ik de volle zekerheid dat de medische gegevens 100% beveiligd zijn.”

De volgende slag: de documentenstructuur

“De grootste slag die we samen met Axians het komende jaar gaan maken, is die voor de documentenstructuur. We willen daarmee gebruik maken van de gegevens die al in de software staan om daarmee vervolgens op een snelle manier verslagen, huisartsbrieven, afsluitbrieven en dergelijke te kunnen genereren. Met die module is Axians al volop actief om deze te implementeren in de Axians software. Daarbij is het onze wens om zelf te kunnen aangeven hoe de lay-out van een specifiek document wordt. Daarin hebben we graag alle vrijheid en Axians werkt daar nu aan.”

Overstap met overlap

“Wel heb ik een advies aan collega zorginstellingen die ook over willen naar Online-DBC. We hadden eerst andere software en je mag een DBC niet afsluiten omdat je overstapt op een ander softwarepakket. Je moet dus eerst alle lopende DBC’s in je oude pakket afronden. Daardoor heb je een lange overlapperiode en kun je nog een jaar tot anderhalf jaar bezig zijn met je oude software terwijl je de nieuwe van Axians al hebt draaien. Dat is wel een punt om in je zorgorganisatie rekening mee te houden. Je werkt dus enige tijd met twee pakketten. Aan de andere kant merk je dan wel heel goed de voordelen van Online-DBC!”