Zorgorganisatie Noorderbreedte is de eerste klant in de care voor Vidaví ERP Next. Een primeur. Gerben Ziel, intern projectleider, Otto van Dijk, projectleider inkoop, en Tjeerd van der Valk, controller: “Zonder enige vorm van applicatiekennis kunnen onze gebruikers met Vidaví ERP Next uit de voeten.”

Noorderbreedte

Noorderbreedte biedt voornamelijk zorg aan ouderen in Friesland in woonzorgcentra of bij Noorderbreedte Revalidatie. Ook biedt Noorderbreedte dagbesteding en dagbehandeling. Noorderbreedte heeft veertien locaties, een revalidatiecentrum, Noorderbreedte Thuiszorg en een Noorderbreedte State-vestiging.

De trigger: interne verzelfstandiging

Noorderbreedte is per 1 januari 2017 verzelfstandigd binnen het concern Zorgpartners Friesland. Dit betekent dat zij ook zelfstandig een financiële administratie dienden op te tuigen, evenals een herpositionering op de inkoopfunctie binnen de nieuwe zelfstandige entiteit Noorderbreedte. Gerben: “In maart 2016 is daartoe gestart met een selectietraject. Wij waren op zoek naar één geïntegreerde oplossing, zowel voor Financiën en Logistiek. Gelijktijdig wilden we komen tot een verbetering van onze interne processen. Daarbij was het van groot belang dat vastlegging binnen de nieuwe oplossing kan plaatsvinden op het primaire niveau en ook nog eens gebruikersvriendelijk is. Kortom, we zochten een toekomstvaste oplossing gericht op de specifieke praktijksituatie binnen de Care.”

Cruciaal: ervaring met care

Gerben: “Wij hebben een aantal partijen uitgenodigd en vijf pakketten beoordeeld. Cruciaal was een partner te vinden die ervaring had met de Care en een oplossing bood die toegesneden was op ons type organisatie. Uit de meerdere aanbieders sprong Axians eruit als een betrouwbare partner met een moderne oplossing.” Tjeerd: “Aan de voorkant van het proces is het gemak om te bestellen en een factuur te autoriseren groot. Tegelijkertijd biedt Vidaví ERP Next een zeer moderne back office. Daarmee kunnen we onze processen lean inrichten, met bijvoorbeeld eenmalige vastlegging. Vidaví ERP Next kwam daar als nummer één uit naar voren.”

Eenvoudig inzetbaar voor gebruikers

Tjeerd: “Het is een heldere applicatie die eenvoudig inzetbaar is voor de eindgebruiker. Zonder enige vorm van applicatiekennis kunnen zij daarmee uit de voeten.” Otto: “Medewerkers die zelfstandig een artikelaanvraag inbrengen, kunnen dit eenvoudig doen. Wel hebben weervoor gekozen gebruik te maken van een aantal webshops waar de gebruikers via Vidaví ERP Next direct naartoe kunnen. Dat is een voordeel van Vidaví ERP Next waarvan wij direct overtuigd waren. Dat werkt heel prettig. Aan de gebruikerskant doet Vidaví ERP Next wat het moet doen.”

Toekomstvast

Noorderbreedte had ook als eis dat Vidaví ERP Next toekomstbestendig is en flexibel kan meebewegen, mochten ontwikkelingen in de Care daar om vragen. Gerben: “De gehele applicatie is voorzien van workflow en een naadloze integratie met MS Office. Vidaví ERP Next is hiermee een volwaardige op Microsoft technologie gebaseerde- applicatie. We hebben daarmee de garantie dat Vidaví ERP Next altijd meelift op de ontwikkelingen vanuit die hoek. Zoals het werken met tablets en telefoons, telefoondiensten en straks het fiatteren van een factuur via je telefoon of tablet. Die ontwikkelingen worden ook steeds belangrijker in de Care en ia Microsoft is geborgd dat we daar altijd mee voorop lopen.” Noorderbreedte is, zoals gezegd, in de Care actief en heeft te maken met specifieke wijzigingen in regelgeving, zoals voor de ouderenzorg: “We merken aan de consultants van Axians dat zij die oppakken, zich hierin verdiepen en op de juiste manier vertalen in Vidaví ERP Next.”

Snelle implementatie

Tjeerd: “De implementatie is goed verlopen binnen een kort tijdsbestek. De tijdsdruk was hoog. Dit kwam doordat we enigszins laat besloten binnen het traject naar verzelfstandiging om voor Vidaví ERP Next te kiezen. VCD heeft zich maximaal ingespannen om op 1 januari de basisfunctionaliteiten gereed te hebben zodat we direct een goede startapplicatie hadden staan. Nu gaan wij de implementatie finetunen met VCD.” VCD heeft al 250 instellingen als klant, en weet goed wat er speelt. Dit vinden gebruikers in de Care terug in tal van voordelen in Vidaví ERP Next. Zoals het minimaliseren van de inkoopfunctie, geen artikelbeheer, geen prijsbeheer, minimaliseren van regels en procedures en meer.

Advies voor andere care instellingen

Tot slot heeft Noorderbreedte een advies voor andere Care instellingen die ook voor Vidaví willen kiezen: “Binnen de Care hebben instellingen vaak meerdere kleine locaties, in tegenstelling tot bijvoorbeeld één groot ziekenhuis in de Cure. Logistiek is dat met meerdere afdelingen voor goederenontvangst en afdelingen inkoop wat complexer, maar Vidaví ERP Next is aangepast om dit te ondersteunen voor de Care. Het is verstandig hierin je diverse vestigingen eerst te stroomlijnen en beleidsmatig op één lijn te krijgen. Des te meer profiteer je dan ook binnen de Care van de vele voordelen van Vidaví ERP Next.”