Ook het Ikazia ziekenhuis nu live met Vidaví


Op 13 mei 2014 is de ERP-oplossing Vidaví live gegaan bij het Ikazia Ziekenhuis in Rotterdam. Zij zijn het achtste ziekenhuis dat nu met Vidaví werkt. Jannes Aman is Hoofd Ondersteunende Diensten en Voorzitter van de stuurgroep Vidaví en Saskia Meeuwsen is Intern projectleider Vidaví en Strategisch Inkoper bij het Ikazia. Zij kijken terug op een geslaagde implementatie en een live-gang die beheerst is verlopen: “Wat Vidaví ons nu naar verwachting gaat brengen op het terrein van efficiency en kostenbesparing, heeft uiteraard ook de grote interesse van de Raad van Bestuur van het Ikazia.”

Het Ikazia Ziekenhuis is een ziekenhuis in Rotterdam Zuid. Volgens een onderzoek van opinieblad Elsevier is het Ikazia Ziekenhuis het beste ziekenhuis van Rotterdam. De geheel vernieuwde hoofdingang werd op 31 oktober 2011 geopend voor het publiek. In 2012 werd het door de beoordelingssite ‘Zorgkaart Nederland’ uitgeroepen tot meest patiëntvriendelijke ziekenhuis van Nederland. De naam Ikazia is een afkorting van InterKerkelijke Actie Ziekenhuis In Aanbouw, een stichting die in de jaren zestig lang geijverd heeft voor de bouw van het ziekenhuis. In het ziekenhuis werken circa 1.300 mensen.

Intensieve samenwerking met Axians

Vidaví is een integrale standaard applicatie met zorgspecifieke functionaliteiten waarmee ondermeer ziekenhuizen hun bedrijfsvoering kunnen optimaliseren. Dit leidt tot een efficiencyslag en besparing op kosten. “Via een selectietraject koos de projectgroep van Ikazia ervoor met Axians en Vidaví in zee te gaan”, geeft Jannes Aman aan. “Vorig jaar hebben wij een no go gegeven omdat het systeem toen niet voldoende af was. In april van dit jaar hebben we besloten om live te gaan met Vidaví. Af en toe komen we nog wat onverwachte zaken tegen, die snel opgelost worden door Axians”, aldus Jannes Aman.

Intensief samengewerkt in implementatieperiode

 

Saskia Meeuwsen: “In de implementatieperiode hebben we heel intensief met Axians samengewerkt. De begeleiding door de consultants was goed.  Inhoudelijk heeft Axians goede kennis van het systeem zelf, de inhoudelijke processen die in een ziekenhuis spelen en ook de inrichtingen die er in het systeem mogelijk zijn.” Jannes Aman: “Wat wij vernamen van de werkvloer die nu met Vidaví werkt, is dat de Axians consultants zich zeer betrokken toonden. Zij doorgronden de processen en protocollen zoals die op diverse afdelingen in het Ikazia spelen. We hebben Vidaví geïmplementeerd op de afdelingen inkoop, financiën en logistiek. Het feit dat Axians goede inhoudelijke kennis heeft van deze disciplines in de zorg heeft de implementatie vergemakkelijkt.”

Een goede proefconversie is het halve werk

Saskia Meeuwsen: “Met z’n allen hebben we die intensieve implementatieperiode goed doorstaan. Op grond van onze ervaringen beamen we het belang van een goede proefconversie, dit willen we meegeven aan andere ziekenhuizen die ook voor Vidaví kiezen. Gelukkig heeft Axians dit in hun aanpak goed verankerd. Door het uitvoeren van een proefconversie kwamen er bij het Ikazia zaken naar voren die te maken hadden met datakwaliteit en met aansluiting. Bij de daadwerkelijke conversie liepen we hier dus niet meer tegenaan. We hebben zelfs twee proefconversies gedaan, de laatste eind januari. Half mei zijn we daadwerkelijk overgegaan.”

De puntjes op de í van Vidaví

Jannes Aman: “We hebben volgens plan een goede conversie doorlopen en we stellen dat het systeem draait. Momenteel zijn we in de fase waarin wij onze wensen binnen de projectscope die nog niet in Vidaví zijn opgenomen, gerealiseerd willen krijgen. Er komt dus nog een release met de restpunten. Axians werkt daarin constructief mee. We hopen na die fase door te kunnen bouwen en de voordelen van Vidaví, zoals de efficiencyslagen en kostenbesparing, ten volle te kunnen benutten. Saskia was een van degenen die onze medewerkers goed hebben opgeleid om met Vidaví aan de slag te kunnen en met de vragen die nu nog bij hen naar boven komen, vinden zij direct gehoor bij Axians. Uiteraard is ook de Raad van Bestuur benieuwd naar wat Vidaví gaat brengen. Ik breng elke 14 dagen in een werkoverleg verslag uit, en eventuele issues van belang in relatie tot Vidaví worden binnen het MT besproken. Iedereen is doordrongen van deze grote overgang.”

Advies omtrent projectmanagement

Tot slot hebben Saskia Meeuwsen en Jannes Aman nog een advies als het gaat om de implementatie en live-gang van Vidaví: “We zijn begonnen met het aanstellen van een externe projectleider, met kennis van ERP implementeren. Maar al snel daarna hebben we ook een “interne projectleider” benoemd. Die laatste kan binnen je zorgorganisatie de verbindende schakel vormen tussen alle betrokken afdelingen door toezicht te houden, medewerkers te begeleiden, mogelijke problemen te signaleren en te zorgen dat Axians snel antwoord kreeg op vragen en informatieverzoeken. Ook communiceerde deze met onze externe projectleider en de projectleider van Axians, Bart Mulder. “We kunnen iedereen in een dergelijk belangrijk project aanraden, in de situatie dat er een externe projectleider wordt ingehuurd, ook zo’n interne projectleider aan te stellen.”