Op 3 oktober 2016 ging het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis (ADRZ) succesvol live met de ERP-oplossing Vidaví voor de Cure, door Axians zowel binnen de gestelde tijd als het budget opgeleverd. Namens het ADRZ waren de projectleiders Henny Canters en Remco van de Braak verantwoordelijk: “Het is cruciaal dat je met elkaar je scope heel helder houdt. Dat is ons samen met Axians gelukt.”

Het ADRZ biedt de juiste medische zorg en levert een gezonde bijdrage aan de leefomgeving in de Zeeuwse regio en is daarbij een constructieve schakel in de zorgketen. ADRZ heeft locaties in Goes, Vlissingen en Zierikzee en kent acht verschillende voorraadhoudende magazijnen, onder andere op de OK’s in Goes en Vlissingen. Het ADRZ besloot om Fina/Logi te vervangen door Vidaví: “Voor wat betreft functionaliteit liep de Summer edition achter op wat wij wilden op de vlakken Inkoop, Logistiek en Financieel. Ook hield de ondersteuning van de Summer edition op. Verder waren wij overgestapt naar een nieuwe Windows versie waardoor er intern zaken begonnen om te vallen”, aldus Henny en Remco. “Bij elkaar genoeg triggers om de overstap naar ERP-oplossing Vidaví in gang te zetten.”

Praktische functionaliteiten en gunstig kostenplaatje

 

VCD heeft het ADRZ intensief voorgelicht over de mogelijkheden van ERP-oplossing Vidaví: “Eveneens hebben we demo’s gezien van andere oplossingen. Intern lag er uiteindelijk de wens om met Axians in zee te gaan voor ERP-oplossing Vidaví. Vooral om de heldere en praktische functionaliteiten en het daaraan gekoppelde gunstige kostenplaatje.” Vidaví is voor het ADRZ een goede keuze omdat deze oplossing speciaal voor de zorg is ontwikkeld op het toekomstvaste Microsoft Dynamics NAV-platform. Met dit platform was het ADRZ al actief. De gehele applicatie is voorzien van workflow en een naadloze integratie met MS Office.

Simpel, snel en standaard

“De ERP-oplossing Vidaví is voor ons een stabiele standaard applicatie en biedt vele functionaliteiten. Deze leiden rechtstreeks tot een efficiëntere bedrijfsvoering en kostenbesparingen voor het ADRZ.” Het motto van Vidaví is: Simpel, Snel en Standaard. Henny en Remco zijn het daarmee eens: “Volledig zelfs. Wij zien dat zo: uit de doordachte beperking die Vidaví met zich meebrengt, kun je afleiden dat ze meester zijn in het product. Want als het niet eenvoudig kán, dan beheers je het zorgproces nooit. Axians heeft dat met ERP-oplossing Vidaví begrepen en uitgevoerd.”

Directe koppeling tussen gebruik en voorraad

Het ADRZ is het eerste ziekenhuis dat deze werkwijze toepast in combinatie met Vidaví waar gebruikte materialen, zoals implantaten, direct na de ingreep met een barcodescanner worden afgeboekt. ERP-oplossing Vidaví maakt dit foutloos mogelijk: “Dat was een expliciete eis van ons. Alle materialen die bij de patiënt invasief worden gebruikt, dus implantaten en katheters en meer, moeten worden geregistreerd. Die registratie in het patiëntendossier wordt via Medscan gecombineerd met een afboeking van de voorraad in ERP-oplossing Vidaví. Vervolgens wordt er automatisch bijbesteld, indien nodig”, aldus Henny en Remco. Deze bedrijfskritische processen zijn trouwens direct vanaf live-gang op vier verschillende afdelingen in gebruik genomen: “Je hebt het dan over beide OK locaties, de röntgenafdeling en cardiologie.”

Foutloze tracering en koppeling

Het ADRZ licht dit facet graag verder toe: “Bij het ADRZ is de ERPoplossing Vidaví via Medscan gekoppeld aan Chipsoft, met de inzet van de Verbruiksregistratie-module van Vidaví. Hiermee is ook alle Track & Trace informatie voor bijvoorbeeld Recalls vastgelegd in het ZIS, zowel op patiënt- als magazijnniveau. Deze module biedt ook de mogelijkheid om scanoplossingen van derde partijen, of Vidaví’s eigen scanoplossing, te koppelen. We zijn er nu enkele maanden mee aan de slag en het systeem doet exact wat wij als eis hebben gesteld. De tracering en koppeling van de artikelen werkt volkomen foutloos.” Wie hiernaar benieuwd is, kan altijd aankloppen bij Henny en Remco: “We geven collega-zorginstellingen graag belangeloos een demo.”

Eenvoudig artikelen en diensten aanvragen

Bij het ADRZ zijn gelijktijdig ook alle overige logistieke processen in ERP-oplossing Vidaví in gebruik genomen: namens 90 afdelingen en 20 externe klanten kunnen ruim 450 decentrale aanvragers artikelen en diensten aanvragen. Henny en Remco: “De autorisatie van aanvragen en van facturen wordt geregeld met ERP-oplossing Vidaví. Ook kent ADRZ 60 kasten met grijpvoorraad die op basis van barcodescanning aangevuld worden. We hebben nog geen enkele foutmelding ontvangen!”

Strakke planning binnen scope

Vanuit hun ervaringen geven Henny en Remco graag enkele adviezen mee aan zorginstellingen die ook de overstap naar ERP-oplossing Vidaví overwegen: “Je moet heel helder voor ogen hebben hoe je processen gaan lopen. Vidaví voegt pas iets toe als je ook je processen op orde hebt. Die volgorde moet je aanhouden om de sleutel tot succes in handen te hebben.” Het ADRZ heeft de planning van de implementatie in handen gelegd van Axians: “Die was gebaseerd op het voor Axians maximaal haalbare. Daar zijn wij akkoord mee gegaan en op basis daarvan hebben we vervolgens alle interne mogelijkheden op elkaar afgestemd zodat de planning altijd gehaald zou worden en samenviel met de scope. Bij elke deelbeslissing die we vervolgens in dit traject hebben genomen, was de standaard kernvraag: welk effect heeft die op de einddatum voor oplevering? Axians heeft zich gehouden aan die afspraak. En wij hebben ons daaraan gehouden door geen enkele uitbreiding van de scope toe te staan. Alles wat binnen de bestaande scope werd uitgebreid, moest binnen de bestaande planning worden opgevangen. Een schoolvoorbeeld van hoe een implementatie planmatig succesvol kan verlopen. Nogmaals: van belang is dan dat je de planningsverantwoordelijkheid bij Axians neerlegt. Nog een advies: richt je daarbij op de afgesproken einddatum en zorg dat je binnen die periode overall een maximaal mogelijk resultaat haalt, in plaats van op alle details het maximaal mogelijke te willen realiseren. Want dan wordt het een onbeheersbaar proces.”

Toekomstvast

Vidaví is verplicht de wet te volgen en is daarmee toekomstvast. Henny en Remco: “Stel, er komt in de patiëntgerelateerde activiteiten een wijziging in de wetgeving. Dan implementeert Axians die direct in ERP-oplossing Vidaví en eventuele andere systemen. Dit maakt het tot een toekomstbestendige oplossing. Vanuit wat wij nu weten over wat er de komende jaren in de zorg op ons af komt, gaat ERP-oplossing Vidaví ons daarin geen problemen opleveren. Neem de Medscan, daar zit een wettelijke verplichting achter en we zien dat Axians dat als aandachtsgebied oppikt. We hebben daar met elkaar een goede dialoog over.”