Over risico’s van werken met Excel en kansen van grip op cijfers omdat je altijd bij bent

Als je snel en efficiënt wilt schakelen, heb je betrouwbare en real time stuurinformatie nodig. Maar hoe zorg je ervoor dat alle informatie van alle afdelingen inzichtelijk is, zonder te veel handmatig werk? Excel is een optie, maar als we eerlijk zijn levert het te vaak discussies op over de definitie van cijfers. In deze blog legt Dirk Bok, directeur bij Axians uit welke risico’s het werken met Excel met zich meebrengen en welke kansen er ontstaan als je grip hebt op cijfers en altijd bij bent.

Als er binnen je bedrijf veel wordt gewerkt met Excel, dan komen deze uitdagingen je vast bekend voor:

– Discussies over de waarheid van, of de verschillen tussen cijfers;
– De cijfers zijn niet real-time waardoor keuzes niet gebaseerd worden op actuele cijfers;
– Werken in Excel vraagt veel handmatige handelingen waardoor je erg afhankelijk bent van de personen die de tabellen maken en bijhouden.

Iedereen die cijfers presenteert, wil die cijfers zo positief mogelijk presenteren. Excel biedt de ruimte om de definitie van bijvoorbeeld omzet naar eigen voordeel uit te leggen. Want ook al gebruiken alle afdelingen dezelfde dataset, de analyses en interpretaties kunnen per afdeling verschillen. Dat is dan ook de grootste reden dat er bij het werken met Excel discussies ontstaan over de waarheid van cijfers. Goede stuurinformatie geeft real time cijfers met één waarheid waardoor discussies verleden tijd zijn en je altijd bij bent.

Alle afdelingen samen vormen het bedrijf
Door het werken met een dashboard oplossing ontstaan er veel nieuwe kansen. Acties die je uitzet op basis van juist gedefinieerde en geïnterpreteerde data liggen in lijn met elkaar en zijn voelbaar op iedere betrokken afdeling. Hierdoor vormen afdelingen geen eilandjes meer, maar voelen ze (en de cijfers bewijzen het) dat ze een belangrijk onderdeel zijn van het bedrijf als groot geheel. Iedereen heeft hetzelfde doel voor ogen.

Focus op middellange termijn
Ik werk zelf al 13 jaar met Exact Synergy en kan dankzij deze applicatie en de dashboard mogelijkheden heel snel situaties analyseren. Dagelijks ben ik bij met mijn analyse waarbij de focus ligt op de middellange termijn: zo’n 2 tot 3 maanden vooruit. Als ik zie dat er uitdagingen ontstaan, spreek ik de manager aan. Hij of zij geeft mij vervolgens gedetailleerde informatie die verklaart waarom de cijfers er zo voorstaan. Vervolgens stuur ik bij indien nodig. Zo dek ik risico’s in de nabije toekomst altijd goed af. Ik hoef me minder zorgen te maken om de korte termijn omdat ik die cijfers al eerder heb geanalyseerd en daar geen problemen zag, of ze zijn al opgelost.

Van start-up naar volwassen cultuur
Deze Synergy-way-of-working is ideaal als je een bedrijf hebt met meerdere managers of meerhoofdige leiding. Vanaf het moment dat je zo’n 20-25 FTE in dienst hebt, zie je dat organisaties behoefte krijgen aan andere sturing. Er vindt dan een cultuurverandering plaats van start up naar volwassen cultuur en dat is precíes het moment waarop je onderling discussies krijgt over Excel. Begrijp me niet verkeerd; discussies zijn goed, maar alleen als ze gaan over acties die volgen uit analyse van cijfers en niet over de cijfers zelf.

Tip 1: Zorg dat je kijkt naar dezelfde dataset, dan zijn je conclusies altijd hetzelfde en ontstaat er geen discussie.

Tip 2: Zorg dat je cijfers analyseren onderdeel is van je dagelijkse werk. Zo ben je altijd bij en heb je altijd grip op cijfers.