“Met ITSM hebben we de flexibiliteit om processen aan te passen op onze dienstverlening,” aldus Jeroen Beek, COO bij VisionsConnected.

VisionsConnected werkt al sinds 2009 met Exact Synergy en Globe. De videoconferencing tools die ze klanten bieden blijken een gat in de markt en het bedrijf groeit snel. Dat had zijn  te volgen voor het gebruik van Exact Synergy en Globe qua functionaliteit. Jeroen Beek, COO bij VisionsConnected, vertelt: “We groeiden uit de tool. Met onze toenmalige IT-partner keken we of we uit konden breiden maar dat was helaas niet mogelijk.” Naast uitbreiding was er ook behoefte aan één geïntegreerd systeem voor alle afdelingen en flexibele inrichting van processen. Daarom ging VisionsConnected op zoek naar een geschikt systeem. “Na een rondje Googlen zijn we bij Axians uitgekomen. Hun ITSM-oplossing was destijds, en mogelijk nu nog steeds, de enige oplossing die een flexibele module had en aansloot op onze andere wensen en behoeften. Het was daarom een makkelijke keuze.”

Grip op implementatie

De implementatie van de ITSM-oplossing verliep voorspoedig. De senior projectmanager had grip op het project en er was een goede business consultant bij die mee heeft bepaald wat er moest gebeuren. “Het helpt enorm als je bij de start van een project de juiste aanpak hanteert. Door Axians is dit professioneel aangepakt. Voor ons was dit een goede aanvliegroute.”

Axians biedt kwaliteit

De samenwerking met Axians bevalt VisionsConnected goed. “Axians beschikt over kundige mensen: er zit kwaliteit aan tafel. Consultants weten waar ze het over hebben en kunnen dat relateren aan onze business. Ook hebben ze ons geholpen om onze eigen mensen op te leiden om met de ITSM-oplossing om te gaan en te bouwen. We kunnen veel zaken zelf bouwen en aanpassen omdat we de kennis in-house hebben. Voor complexe aanpassingen vertrouwen we op de expertise van Axians.”

Onderdeel van core business

In de ITSM-oplossing zijn allerlei processen ondergebracht, waaronder lead- en opportunitymanagement, contractmanagement, incidentmanagement en finance. Vrijwel alle medewerkers en afdelingen werken met de oplossing, van HR tot marketing en sales. “De ITSM-oplossing is daarom een cruciaal onderdeel van onze business.”

24/7 Wereldwijd inzicht en controle

Het grote voordeel van de ITSM-oplossing is volgens Beek inzicht in elkaars werk. “Dat geldt zowel voor de reguliere workflows als voor incidenten. We hebben kantoren wereldwijd en daarom te maken met tijdzones. Alles draait 24 uur per dag door. Daarom moeten ook onze collega’s in bijvoorbeeld Dubai inzicht hebben in waar wij staan met projecten of incidenten zodat zij het vanaf daar op kunnen pakken.” Dat geldt ook voor facturatie en sales. Daarnaast zijn alle processen in één geïntegreerd systeem ondergebracht, wat medewerkers helpt om efficiënter te werken. “Met meer inzicht komt ook betere controle in bijvoorbeeld contractmanagement en facturatiebeheer. Er zitten belangrijke componenten in de ITSM-oplossing die zorgen dat we controle en inzicht houden. Dat werkt top.”

Cruciale flexibiliteit in contractmanagement

Als laatste brengt de ITSM-oplossing VisionsConnected meer flexibiliteit. “De techniek die wij leveren, het platform, is vrij uniek. Dat brengt een hoop afwijkingen in contracten mee waardoor wij met standaard contractvormen niet uit de weg kunnen. Met ITSM hebben we de flexibiliteit om contractvormen aan te passen op onze dienstverlening. Dat was ook één van de redenen dat we een ander systeem zochten. Het aanbod en de beloftes omtrent functionaliteit die Axians destijds deed zijn vrijwel allemaal gerealiseerd naar wens.”

Over VisonsConnected

In de ITSM-oplossing zijn allerlei processen ondergebracht, waaronder lead- en opportunitymanagement, contractmanagement, incidentmanagement en finance. Vrijwel alle medewerkers en afdelingen werken met de oplossing, van HR tot marketing en sales. “De ITSM-oplossing is daarom een cruciaal onderdeel van onze business.”

Download referentiecase