“Synergy is een belangrijke factor in onze bedrijfsvoering: zonder Synergy kunnen we veel van onze businessmodellen niet uitvoeren.” aldus Marcel van der Linden, Financieel Directeur USG Legal.

USG Legal liep tegen technische beperkingen aan bij de oude versie van Synergy wat betreft browsers en infrastructuur. Onder andere dat de juridische professionals waar de organisatie mee werkt hun uren niet konden indienen. Een moderniseringsslag was nodig om deze en andere beperkingen op te lossen en meer flexibiliteit in te brengen in het systeem, zodat USG Legal zich kan richten op de toekomst.

Behoefte aan continuïteit en managementinformatie

De samenwerking tussen USG Legal en Axians loopt al vanaf 2008, toen Synergy Classic werd geïmplementeerd. Marcel van der Linden, financieel directeur USG Legal, vertelt hoe dit tot stand is gekomen: “Voorheen hadden we een maatwerk applicatie bij een kleine leverancier. Naast dat dat systeem ons geen managementinformatie bood werd het ook te risicovol om honderd procent afhankelijk te zijn van één partij.” Om de continuïteit te garanderen is gezocht naar een grotere leverancier, die daarnaast ook de gewenste uitbreiding van functionaliteiten kon bieden. USG Legal kwam op een evenement in contact met Axians, waarna Axians uitgenodigd werd om hun oplossing op basis van Exact Synergy te presenteren. “Er was geen andere partij die ons zo compleet kon bedienen als Axians met Synergy en de verschillende bouwstenen. De dossieroplossing waar we behoefte aan hadden konden andere partijen ons niet bieden, maar bij Axians lag hij al klaar. Met QlikView erbij kregen we ook inzicht in managementinformatie.”

Gebruiksvriendelijk stuurinformatie verkrijgen

Met de migratie van Synergy Classic naar Synergy Enterprise is ook QlikView geüpdatet. Deze Business Intelligence tool biedt USG Legal informatie over KPI’s waarmee de organisatie op alle lagen aangestuurd kan worden. “Het fijne aan QlikView,”  vertelt Van der Linden, “is dat er wordt gekeken naar de daadwerkelijke gebruikers vinden in plaats van naar de IT-ers. Daarom is het systeem erg gebruiksvriendelijk. Omdat onze processen zeer complex zijn helpt een consultant van Axians ons om de juiste data op de juiste plek te zetten zodat wij de juiste managementinformatie uit QlikView kunnen halen.” Wat betreft stuurinformatie zijn er een aantal zaken belangrijk. Detachering van juridische professionals maakt een groot deel uit van de dienstverlening van USG Legal, evenals het verwerken van dossiers. Belangrijke KPI’s zijn dan onder andere hoeveel mensen heb je in dienst, wat zijn de marges, hoeveel tijd wordt er aan de dossiers besteed, en de doorlooptijd. “Op basis van die KPI’s kunnen we onze mensen aansturen en processen efficiënt inrichten,” aldus Van der Linden.

Goede nazorg na migratie

In november 2015 heeft Axians Synergy Enterprise succesvol geïmplementeerd. Van der Linden: “Als je live gaat met een nieuw systeem weet je dat er altijd wat kinderziektes in blijven zitten. Dat wisten onze medewerkers ook. In de nazorgfase werd dat heel goed opgepakt. Er waren twee weken nazorg ingepland maar na één week was al negentig procent van de issues opgelost. Heel fijn!” De onrust die bij medewerkers heerste omdat ze niet in iedere browser konden werken ging snel weg. Nu kunnen ze in willekeurige browsers werken.

Vlot verloop project wegens gewaarborgde kennis

“Het project is erg goed gegaan. Ik had ook niet anders verwacht, Axians kennende en wetende dat alle kennis reeds gewaarborgd was. Het verliep soepeler dan tijdens het eerste traject voor Synergy Classic. Daar werd een strakke Prince2 aanpak gehanteerd, terwijl het Agile werken wat we nu deden meer bij onze organisatie past,” legt Van der Linden uit. “Als je gaandeweg een project ziet dat iets beter anders ingericht kan worden moet daar ook de ruimte voor zijn. Bij Axians kan dat. Op dit moment kan ik wel zeggen dat als we Synergy niet hebben we veel van onze businessmodellen niet kwijt kunnen. Dat is zeker toegevoegde waarde.”

Efficiënter werken

Het behandelen en verwerken van juridische dossiers is één van de kerntaken van de professionals bij USG Legal. Met Solution Builder, de nieuwe versie van wat eerst de dossier oplossing was kunnen zij efficiënter werken. “Omdat we een vast bedrag per dossier vragen betekent dat dat we er per dossier meer op verdienen. Maar het is ook veel gebruiksvriendelijker, en dat is ook belangrijk. Dat hoorden we in de beginfase al, toen we net live waren. Dan weet je al dat het systeem efficiënter of makkelijker werkt. Zoiets is moeilijk te meten omdat het vooral kwalitatief is. Synergy en Axians hebben zo hun bijdrage geleverd aan het efficiënter werken van onze organisatie,” meent Van der Linden. “Axians is ook onze grootste en belangrijkste leverancier. We zijn geen organisatie die grondstoffen of dergelijke zaken nodig heeft om te kunnen werken. We hebben IT nodig om te kunnen werken; het is onze belangrijkste facilitator.”

Over USG Legal

USG Legal is ruim twintig jaar geleden ontstaan uit een thuispraktijk met ervaren juristen. In de loop der jaren is USG Legal uitgegroeid tot een organisatie met meer dan driehonderd juristen op verschillende niveaus (junior, medior, senior) aan het werk binnen de zakelijke markt, overheid en non profit sector. Door de specialistische juridische kennis op tal van rechtsgebieden is USG Legal in staat zeer complexe trajecten uit te voeren.

Download referentiecase