“Dankzij TIE Kinetix en Axians kunnen we nu elektronisch factureren vanuit ons ERP-systeem”


Elke keer als er een .nl-adres in wordt getikt, zorgt SIDN ervoor dat de internetbezoeker bij de juiste site uitkomt. Want SIDN is de beheerder van het .nl-domein. Het .nl-domein wordt 24 uur per dag, 7 dagen per week beheerd. SIDN werkt in het hart van het internet in Nederland.

Naast constant innoveren is beveiliging altijd een belangrijk uitgangspunt voor SIDN. Het .nl-domein is één van de veiligste domeinen ter wereld en daar is SIDN trots op. SIDN zorgt er ook voor dat je gemakkelijk een domeinnaam kunt aanvragen bij een registrar (hostingprovider). Dit en meer regelt SIDN met meer dan 100 mensen vanuit Arnhem. Hostingpartijen, zoals Ziggo, KPN en TransIP, ook wel ‘registrars’ genoemd, zijn de directe klanten van SIDN. Samen zijn ze goed voor 5,8 miljoen .nl-registraties. Dagelijks verwerken de systemen van SIDN meer dan één miljard zoekopdrachten naar deze domeinnamen.

Voorloper op het gebied van e-facturatie

Sinds 2017 maakt SIDN gebruik van de e-facturatie oplossing van TIE Kinetix. SIDN leerde de voordelen van elektronisch factureren kennen toen de stichting Simplerinvoicing het bedrijf benaderde om e-facturatie in Nederland een boost te geven. De samenwerking startte toen Simplerinvoicing SIDN inschakelde om hen te ondersteunen bij het ontwikkelen van een tweetal websites. Als samenwerkingspartner van Simplerinvoicing besloot SIDN vanzelfsprekend ook over te stappen op e-facturatie. De toenemende veiligheid die gepaard gaat met e-factureren, ten opzichte van de handmatige verwerking, was de doorslaggevende factor om het factuurproces versneld te automatiseren bij SIDN.

Extra veiligheid binnen het facturatieproces

Binnen heel SIDN, dus ook op de financiële afdeling, zijn de medewerkers zeer alert op marktontwikkelingen. De toename in het aantal spookfacturen in Nederland én een stuk bewustwording over hoe makkelijk het is om een PDF-factuur te manipuleren, werden gezien als potentiële bedreigingen voor het bestaande facturatieproces. De financiële afdeling wilde niet wachten totdat het een keer mis zou gaan.

“Het stuk extra veiligheid binnen het facturatieproces was leidend voor de overstap naar elektronisch factureren.”

Intern was er niet gelijk draagvlak voor de overstap op elektronisch factureren. Edwin Egging, verantwoordelijk voor het facturatieproces binnen SIDN: “De tijd- of kostenbesparing die het op zou leveren was voor SIDN niet direct voldoende reden om over te stappen. Het was de extra veiligheid binnen het factuurproces die doorslaggevend was. Veiligheid staat bij ons nu eenmaal hoog in het vaandel.”

Het volledige facturatiesysteem vanuit één systeem

Binnen SIDN wordt er gewerkt met het ERP-systeem Exact Globe. Toen de organisatie wilde overstappen naar e-facturatie was de mogelijkheid om te gaan e-factureren op dat moment nog niet beschikbaar. SIDN wilde echter niet langer wachten en heeft de hulp van  Exact Globe implementatiepartner Axians en e-facturatiespecialist TIE Kinetix ingeschakeld.

Axians werkt al langere tijd samen met SIDN en kreeg het complexe vraagstuk voorgelegd om vanuit Exact Globe een verbinding te leggen met zowel het Simplerinvoicing-netwerk (SI-netwerk) als een Digipoortkoppeling. Hiermee zou SIDN direct gekoppeld zijn aan de belangrijkste e-facturatie-netwerken van Nederland. Het realiseren van zo’n verbinding vraagt echter om specialistische kennis, vandaar dat Axians TIE Kinetix heeft gevraagd om samen elektronisch factureren vanuit Exact Globe mogelijk te maken.

Edwin Egging: “Tijdens het bouwen van onze geïntegreerde e-facturatiemogelijkheid vanuit Exact Globe heb ik vaak met de contactpersonen van TIE Kinetix en Axians om tafel gezeten. De intensieve samenwerking heeft zijn vruchten afgeworpen. Binnen een paar maanden konden wij elektronisch factureren vanuit ons bestaande systeem Exact Globe Next.”

Support en service

Wanneer er vragen zijn over het e-facturatieproces of wanneer er iets misgaat, dan kan SIDN altijd terecht bij de supportafdeling of de vaste contactpersoon bij TIE Kinetix. “Mijn contactpersoon denkt mee en informeert mij gelijk wanneer er iets niet goed gaat in het facturatieproces. Ook krijg ik een melding als een factuur niet afgeleverd kan worden óf als één van mijn leveranciers over is gestapt op e-factureren. Dit is een stuk extra dienstverlening dat ik zeer waardeer.”

Wanneer volgt de rest van Nederland?

SIDN kan nu het gehele facturatieproces elektronisch afhandelen. Maar het grootste gedeelte van de facturen die maandelijks binnenkomen zijn nog steeds PDF-facturen en geen “echte” e-facturen. Dit gaat een stap verder dan het versturen van een factuur in bijvoorbeeld een PDF-bestand. Een e-factuur wordt namelijk opgemaakt in een gestructureerd digitaal bestand dat aan een standaard dient te voldoen.

“Het viel mij tegen hoe weinig bedrijven een e-factuur kunnen sturen. Terwijl de overstap onvermijdelijk is, e-factureren wordt de standaard. Elektronisch factureren is bij veel bedrijven een ondergeschoven kindje, want het geld komt toch wel binnen en de rekeningen worden betaald. Totdat er ergens inbreuk komt door een hacker of een spookfactuur, dan worden de ogen geopend. Bedrijven moeten dit voor zijn en nu overstappen op elektronisch factureren!”, aldus Edwin Egging.

Het ideaalplaatje voor Edwin Egging zou zijn dat alle leveranciers versneld overstappen op elektronisch factureren, maar dat is nu nog een utopie. Egging: “Wat ik merk is dat andere bedrijven opzien tegen het werk dat komt kijken bij het overstappen op elektronisch factureren. In de praktijk valt dit echter mee. Het inregelen van e-facturatie zou überhaupt geen discussiepunt mogen zijn als je kijkt naar de extra beveiliging die je realiseert binnen je bedrijf.”