Haarshop Professional, beter bekend als Haarshop.nl, is een van de grootste Nederlandse webshops in professionele haarverzorgingsartikelen. Vanuit het warehouse in Duiven verzendt het team orders naar consumenten die bereid zijn iets meer uit te geven aan goede producten tegen een uitstekende service van een professioneel team. Behalve consumenten maken ook steeds meer zakelijke klanten gebruik van de webshop.

Eind 2017 ging Haarshop.nl met Axians om tafel voor een volgende stap in het optimaliseren van de organisatie. In 2018 is een project uitgevoerd waarin het magazijn is gemoderniseerd. Het bijzondere van het project is dat er een interactie tussen een intern transport systeem – de rollenbaan – en Exact WMS is gerealiseerd. De combinatie hiervan zorgt voor snelheid, reductie van foutkansen en de mogelijkheid om verder te groeien.

Achter de groei aan rennen

Vijftien jaar geleden is Haarshop gestart vanuit de zolderkamer van eigenaar Guido Pleiter, die eigenhandig een webshop had gebouwd. Vele jaren later is Haarshop op een heel ander punt aangekomen. “Orderaantallen zijn geëxplodeerd”, aldus Daan Jolink, General Manager bij Haarshop.nl. Dagelijks verwerkt Haarshop zo’n 650 tot 750 orders, op piekdagen zoals Black Friday loopt dit zelfs op tot ruim 2.000 orders op dagbasis.

“Extra mankracht erbij was geen optie, want het zorgde niet voor een evenredige versnelling van de werkzaamheden. Daarnaast zou het de foutkans groter maken en de kosten verhogen.”

Ook al was Haarshop in 2017 al behoorlijk geautomatiseerd, toch kwamen ze op het punt dat de medewerkers het pickproces maar nét konden bijhouden en om 23:00 uur nipt op tijd klaar waren voor uitlevering van de pakketten. Extra mankracht erbij was geen optie, want het zorgde niet voor een evenredige versnelling van de werkzaamheden. Daarnaast zou het de foutkans groter maken en de kosten verhogen.

Daan Jolink: “Voorheen printten wij voor iedere order afzonderlijk een picklijst. De orders werden op een kar gezet en de operator liep met die kar door het magazijn om de producten te picken. Vervolgens werden alle afzonderlijke orders voor controle door een tweede operator – handmatig – in een pickkrat gedaan. De pakbon ging erbij en het verzendlabel erop. Daarna ging de doos de deur uit.”

Het proces kritisch bekijken

“Wat voor ons de aanleiding is geweest om het proces te herzien, is dat we zagen dat de inwerktijd van nieuwe medewerkers te lang was. Daarnaast was er veel menselijke effort nodig om een hoge mate van accuratesse te genereren en door de groeiende orderaantallen ontstonden er problemen om de orders tijdig bij de klant te krijgen”, zegt Daan. Hij benadrukt hierbij dat ze zijn begonnen om te kijken naar het proces, in plaats van te zoeken naar een oplossing.

Verandering van het pickproces

De oplossing werd gevonden in het fysiek veranderen van het pickproces. Het magazijn werd opgedeeld in zones en een rollenbaan zorgde voor het verbinden van de zones. De rol van de orderpicker veranderde, doordat hij niet door het hele magazijn hoefde te lopen met karren, maar vanuit een zone de dozen direct voor verzenden kon vullen.

Daan: “Voor dit project hebben we de samenwerking opgezocht met onze bestaande partner Axians en een nieuwe partner Maas Internal LogistiX. Gezamenlijk hebben we gekeken naar de beste invulling van het nieuwe logistieke proces en vanuit dat vertrekpunt zijn we samen opgetrokken bij het uitwerken van de beste oplossing. Daarbij hebben we gekeken naar de inrichting in Exact, de inrichting van de aansturing van de baan van Maas en de interactie tussen Exact en Maas, om te zorgen dat de processen zo soepel mogelijk verlopen.”

Exact als wegwijzer voor rollenbaan

“Het proces is nu als volgt ingericht”, vervolgt Daan. “Op het moment dat er een order binnenkomt via de webshop, wordt in Exact gekeken of de voorraad voldoende is en de order volledig kan worden uitgeleverd. Als dat het geval is, wordt de order vrijgegeven en dat is het moment waarop de communicatie tussen Exact en de aansturing van de baan van Maas tot stand komt. Daar wordt als het ware de wegwijzer bepaald en wordt doorgegeven in welke zones een order moet worden gepickt.”

Extra intelligentie toegevoegd door Axians

Om het proces nog slimmer en efficiënter te laten verlopen, heeft Axians klantspecifieke aanpassingen gedaan op de standaard Exact omgeving. Zo is met behulp van Orbis een optimalisatie van voorraadniveaus doorgevoerd. Daarbij wordt de min-max voorraadstand dynamisch op basis van spelregels aangepast.

“Om het proces nog slimmer en efficiënter te laten verlopen, heeft Axians klantspecifieke aanpassingen gedaan op de standaard Exact omgeving.”

Daarnaast heeft Axians aan de Exact omgeving een doosselectie tool toegevoegd om het orderpickproces nog efficiënter te laten verlopen. De tool rekent zelf aan de hand van de inhoud van de order uit welke doos nodig is om efficiënt te kunnen verpakken. Medewerkers zien op het label welke doos zij moeten gebruiken voor de order waaraan zij werken.

Behaalde voordelen

De voordelen van de nieuwe werkwijze zijn divers. De belangrijkste doelstelling, het versnellen van het pickproces, is ruimschoots behaald. “We zien dat we minder mensen nodig hebben om hetzelfde aantal orders te verwerken. Daar zit ongeveer een besparing van 30% in. We zien tegelijkertijd dat de foutkans enorm is verminderd én de inwerktijd van nieuwe medewerkers drastisch is teruggebracht”, zegt Daan. De handelingen voor de medewerkers zijn zo logisch en gemakkelijk geworden, dat het inzetten van extra personeel dus heel eenvoudig te organiseren is. Ook is de fysieke inspanning voor de medewerkers verlaagd. Zware karren en dozen in het logistieke proces behoren tot het verleden.

“We hebben nu minder mensen nodig om hetzelfde aantal orders te verwerken. Daarnaast is de foutkans enorm verminderd.”

Adoptie van de nieuwe werkwijze

In het begin stonden de logistieke medewerkers niet te springen om het nieuwe systeem te gaan gebruiken. Gelukkig kwam daar snel verandering in. Daan: “Gaandeweg zien we dat de medewerkers steeds meer wennen. Ze komen nu met enige regelmaat enthousiast vertellen dat ze met een beperkte bezetting toch ontzettend veel orders hebben kunnen verwerken én het magazijn netjes hebben kunnen achterlaten. Dat vind ik een mooie ontwikkeling.”

Sterk partnership

Vanaf de eerste ideeën bij Haarshop zijn – naast Axians – andere partners nauw betrokken geweest in het proces. Maas Internal LogistiX was betrokken bij de verdeling van het magazijn in zones en het plaatsen van de rollenbaan. Axians en Maas realiseerden samen de koppeling tussen Exact ERP/WMS en de software van Maas.

Daarnaast heeft Axians, met behulp van eigen oplossingen (add-ons), gezorgd voor een aantal specifieke verbeteringen in het proces, zoals voorraadoptimalisatie en het automatisch kiezen van de beste verpakking (doosformaat). Binnen de oplossing is gebruik gemaakt van Orbis software, Bartender voor specifieke labels en ProSigma voor een nieuwe koppeling met Transsmart.

Behaalde resultaten

  • Pickproces is efficiënter en sneller geworden
  • Besparing personele bezetting met 30%
  • Sneller inwerken van nieuwe personeel; voorheen maanden, nu slechts enkele dagen
  • Een opgeruimd magazijn
  • 100% enthousiaste medewerkers

Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Kijk binnen bij Haarshop.nl…