Familiebedrijf POL Heteren is in 1968 opgericht met de introductie van het welbekende oranje veiligheidsvest. Sinds die tijd is het bedrijf uitgegroeid tot dé leverancier van allerlei middelen op het gebied van verkeer en veiligheid – met 65 medewerkers in dienst. Jaarlijks produceert het bedrijf tienduizenden verkeersborden, met gemeenten als grootste afzetmarkt. Ook verzorgt POL de plaatsing en het beheer van de borden. Het (logistieke) proces van POL Heteren omvat dus nogal wat! De oplossingen van Exact en Axians zijn hiervoor onmisbaar.

Axians als partner in de digitaliseringsslag

POL Heteren staat voor een veilige verkeerssituatie. Van verkeersborden, straatnaamborden en wegbebakening tot voertuigsignalering, bewegwijzering en ook de plaatsing én het beheer daarvan. De aanhoudende groei van het bedrijf – dat ooit begon als een éénmanszaak – vroeg om een allesomvattende digitaliseringsslag, van verkoop tot aan het bedrijfsbureau en natuurlijk ook de logistiek. Axians heeft POL Heteren hierin ondersteund. Het resultaat? “Een hogere efficiency en een betere leverbetrouwbaarheid”, zo vertelt Paul, Controller en ICT manager bij POL Heteren.

 “Het vertrekpunt in onze digitale transformatie bestond uit het definiëren van diverse deelprocessen binnen het volledige bedrijfsproces.”

 Efficiency creëren door focus op deelactiviteiten

“POL was een echte papierwinkel,” zo vertelt Paul. “Ook was er sprake van een trage doorlooptijd en lange levertijd, doordat ons bedrijfsproces veel ‘wachtmomenten’ bevatte.” Het vertrekpunt in de digitale transformatie van POL Heteren, bestond dan ook uit het definiëren van diverse deelprocessen binnen het volledige bedrijfsproces. Dit is volgens Paul dé tip om meer efficiency te creëren: “Een te lange levertijd is niet zomaar opgelost. Richt je om te beginnen op het efficiënter inrichten van één of meerdere deelactiviteiten.”

Standaard tooling met slimme opties

“Exact Synergy wordt nog wel eens gepositioneerd als een documentmanagementsysteem, maar bij ons wordt de keiharde logistiek ermee ondersteund. Dit begint met de offerteaanvraag van de klant en eindigt bij de expeditie.” Daarnaast heeft POL Heteren haar fysieke goederenstroom gedigitaliseerd met het Exact Warehouse Management Systeem (E-WMS), uiteraard geïntegreerd met Exact Synergy en Exact Globe. “We zijn heel voorzichtig begonnen met de invoer van E-WMS voor tellingen en verplaatsingen. Inmiddels gebruiken we dit ook voor de productie, ontvangsten, het pickproces én het verpakken van onze producten.” Er is dan ook exact zicht op de voorraadstand van de producten van POL. Voor alle oplossingen die POL Heteren gebruikt, gaat het om de standaard oplossing. “Maar dan exact ingericht zoals wij dat nodig hebben,” aldus Paul.

“Exact Synergy wordt nog wel eens gepositioneerd als een documentmanagementsysteem, maar bij ons wordt de keiharde logistiek ermee ondersteund.”

Zo vertelt Paul over een aantal ‘slimme’ opties binnen de standaard tooling, waarmee bijzondere, bedrijfsspecifieke situaties worden ondervangen. “Onze gemeenteportalen (borden met daarop de gemeentenaam, red.) zijn ontzettend zwaar. Door een vinkje op de artikelkaart van dit product aan te brengen, wordt het bedrijfsbureau vijf werkdagen vóór levering van dit product er automatisch op geattendeerd de klant te bellen voor een loshulp.”

Groot geworden door klantgericht te zijn

De doelgroep van POL Heteren is een relatief ‘veeleisende klant’. Er is allereerst in 70% van de gevallen sprake van maatwerk. Daarnaast stellen gemeenten en aannemersbedrijven specifieke eisen aan het bestelproces en de facturatie. “Zo moeten wij in staat zijn bewijslast te leveren bij facturen in de vorm van een zogeheten ‘prestatiebon’. Hierin worden wij ondersteund door de oplossingen van Axians.”

“Klantvriendelijkheid staat bij ons hoog in het vaandel. Hier zijn wij ook groot mee geworden. Daarom geldt bij ons bovendien de policy dat wij alles dat niet in orde is, retour nemen.” Een proces dat menig logistiek ondernemer ‘hoofdpijn’ kan bezorgen, zo geeft Paul aan. “Er zijn zoveel afdelingen, mensen én acties verbonden aan retourname, dat dit een ingewikkeld proces kan zijn. Maar ook dit hebben we in Exact Synergy geborgd door diverse vervolgacties te definiëren binnen de workflows.”

Scan Sys voor ontvangen, verwerken en versturen van facturen

Nog een deelproces dat een stuk efficiënter is geworden, is de afhandeling van inkomende facturen. “Sinds enige tijd maken wij gebruik van Scan Sys en dat werkt heel goed. Scan Sys leest uit Exact Globe en als je – net als wij – vanuit daar inkoopt, gaat het proces van het herkennen van facturen probleemloos en kun je handmatig écht niet op tegen Scan Sys,” vertelt Paul. “Hierdoor zijn we in staat om met minder mensen méér werk te verrichten. De afdeling finance is van 8 naar 4 fte gedaald, terwijl het aantal orders de afgelopen jaren is toegenomen. De omzet van POL Heteren is namelijk met 40% gestegen.”

“Scan Sys leest uit Exact Globe en als je – net als wij – vanuit daar inkoopt, gaat het proces van het herkennen van facturen probleemloos en kun je handmatig écht niet op tegen Scan Sys.”

De efficiencyslag die behaald is met Scan Sys, heeft niet alleen te maken met de verwerking van facturen. “Alle facturen zijn digitaal en centraal opgeslagen, gekoppeld aan de bestelling, opdrachtbevestiging en de orderontvangst. Deze gegevens zijn dan ook toegankelijk voor iedereen voor wie het relevant is. Ook daar zit veel snelheidswinst in.” Echter gaan ze bij POL Heteren nog veel verder met de inzet van Scan Sys: “We gebruiken de tool ook voor geautomatiseerde order- en verzendbevestigingen, wat de communicatie met onze klant naar een hoger niveau heeft getild”, besluit Paul.

Het rendement van ICT

Door ICT slim in te zetten, heeft POL Heteren haar service naar een hoger niveau getild. Het bedrijf is in staat sneller te leveren en beter te communiceren met de klant. Dit heeft het onderscheidend vermogen van POL Heteren sterk vergroot. Daarnaast is de omzet van het bedrijf in vijf jaar tijd met 40% gestegen, met slechts 3 FTE extra in de productieomgeving (op 65 man). Het aantal FTE in administratieve functies is verminderd. Een mooie afgeleide van de digitaliseringsslag!