De samenwerking tussen Axians en het brandweerkorps Gooi en Vechtstreek (BGV) is een goed voorbeeld van waar het opbouwen van een professionele vertrouwensrelatie toe kan leiden. In dit geval kwam uit een project op financieel-administratief gebied een drietal andere projecten voort, waarbij ICT-dienstverlener Axians de volledige breedte en diepte van zijn kennis moest inzetten.

“Geld is zeker belangrijk, maar voor ons gaf de professionele aanpak van Axians in het offertetraject al de doorslag.” Dick van Baarle, Hoofd bedrijfsvoering | Brandweer Gooi en Vechtstreek

De brandweerkorpsen in de Gooi- en Vechtstreek zijn gefuseerd. Negen gemeentelijke en één regionaal korps worden daarbij voortaan centraal aangestuurd vanuit het Brandweerkorps Gooi en Vechtstreek (BGV) in Hilversum. Na het initiële besluit werd er een ICT-werkgroep opgezet met vertegenwoordigers van alle tien korpsen en de negen betrokken gemeenten. De werkgroep besloot volgens hoofd bedrijfsvoering BGV Dick van Baarle al vrij snel dat er een nieuw overkoepelend datanetwerk moest komen. “De bestaande netwerken waren deels verbonden aan de specifieke gemeenten en waren wisselend van kwaliteit.” Hoewel de knoop officieel pas twee maanden voor de fusie is doorgehakt, gingen de voorbereidingen voor een nieuw netwerk al in het voorjaar van start, vertelt Van Baarle. “We stelden toen een programma van eisen op met de verschillende technische specificaties voor de bekabeling enerzijds, het serverpark en de kantoorautomatisering anderzijds. Beide offertetrajecten zijn vervolgens op basis van de Europese regels aanbesteedt.”

Uiteindelijk kwam ICT-dienstverlener Axians bij beide offertetrajecten als beste partner uit de bus, vertelt Van Baarle. “Hoewel je vaak hoort dat geld de doorslaggevende rol speelt, was dat hier niet alleen het geval. Geld is zeker belangrijk, maar voor ons gaf mede de doorslag hoe professioneel Axians het offertetraject al oppakte. Zij zetten er een team van vier mensen op, die duidelijk lieten blijken echt naar onze specifieke eisen en noden te kijken. Een dergelijke professionaliteit gaf ons veel vertrouwen. En bij een organisatie zoals de brandweer is het kunnen vertrouwen op al je systemen cruciaal.

Breder getrokken

Axians kwam al eerder bij de BGV over de vloer. Dat kwam voort uit de wens van het brandweerkorps om een financieel-administratief systeem op het gebied van digitalisering en fiattering van de inkoopfactuurstromen in te voeren. De gesprekken met de divisie Business Solutions werden breder getrokken toen duidelijk werd dat de te vormen fusieorganisatie op meerdere gebieden de ICT-structuur wilde vernieuwen: de infrastructuur van het datanetwerk, het verbinden van alle afdelingen en locaties, het faciliteren van de serveromgeving en de werkplekomgeving zelf. Daarvoor ging Axians met de divisie Infra Solutions het offertetraject in.

Ook op het gebied van onderhoud en beheer kwamen meerdere wensen naar voren, zoals het managen van de infrastructuur en als het bieden van ondersteuning voor de infrastructuur en voor het werkplekbeheersysteem. Hier kwam Axianss divisie managed services in beeld. “Het mooie aan deze samenwerking met de BGV is dat alle divisies van Axians erbij betrokken zijn”, stelt senior account manager Geert Gieling van Axians. “Het was goed om te zien dat onze divisies niet alleen los van elkaar, maar ook samen werken.” De drie divisies hebben vanaf het begin intensief samengewerkt. Beide offertetrajecten zijn door een gecombineerd team van de drie divisies opgepakt. Ook bij de invulling van de daadwerkelijke projecten was dat het geval.

Twee fronten

In de periode direct voorafgaande en volgend op de zomervakantie viel het besluit om bij de twee offerte-trajecten met Axians verder te gaan. Van Baarle: “We gingen daarna meteen aan de slag op twee fronten. Allereerst met de uitvoering van het project, waar Axians natuurlijk nauw bij betrokken was en is. Daarnaast gingen we onze keuze verkopen aan de diverse korpsen en gemeenten. We moesten deze twee trajecten wel tegelijk laten lopen, omdat we op tijd wilden beginnen met proefdraaien.” Na een korte testperiode draait het netwerk live, onder regie van het BGV. Het serverpark staat bij het BGV en men is zelf nog verantwoordelijk voor de aankoop van licenties. Verder is alles – onderhoud, beheer – bij Axians neergelegd op basis van een managed service-contract. De eerstelijns support ligt ook nog bij de BGV, tweede- en derdelijns support wordt door Axians verzorgd. “Een back-up netwerk om op terug te vallen is aanwezig. Op enkele kinderziektes na verwachten we echter geen problemen”, besluit Van Baarle. “We gaan voorlopig elke drie maanden de voortgang evalueren met Axians, maar dat zullen vooral details zijn en aanpassingen op basis van praktijkervaring.”

Kogel door de kerk

Voor Managed Services ging de spreekwoordelijke kogel door de kerk, toen het beheercontract gesloten werd. Daarna volgde de overgangsfase, waarin duidelijke afspraken gemaakt werden tussen de ICT-manager van het brandweerkorps en de betrokken mensen vanuit Axians. Voor de divisie begon het echte werk twee maanden later, toen de projecten van de andere divisies waren afgerond, vertelt sales consultant Jeroen Mulderij van Managed Services. Er wordt op alle niveaus nadrukkelijk samengewerkt met de ICT-medewerkers van de BGV. Daarbij zijn er goede afspraken gemaakt over scheidslijnen, werkinstructies, procedures en communicatie. Alles wordt vastgelegd in een Dossier Afspraken en Procedures. Dat is een dynamisch document, want het wordt waar nodig voortdurend bijgewerkt.

BGV was zeer gecharmeerd van het samenwerkingsmodel tussen de eigen ICT-medewerkers en de Managed Services organisatie van Axians: een persoonlijke aanpak en gelijkwaardige samenwerking. Daarbij is de ICT-manager van het BGV het centrale aanspreekpunt, enerzijds voor de mensen uit zijn organisatie, anderzijds voor de mensen van Axians’ Managed Services-divisie. Hoewel de driejarige looptijd van het contract niet uniek is, geldt dat wel voor de flexibele invulling. Een beperkt aantal afspraken staat vast. Een belangrijk deel van de dienstverlening heeft een variabel karakter. Als een organisatie groeit of krimpt, verandert de beheerlast. Dan worden de afspraken daarover ook naar boven of beneden bijgesteld.

Over Brandweer Gooi & Vechtstreek

Brandweer Gooi en Vechtstreek maakt onderdeel uit van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek waarin wordt samengewerkt met de geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen (Ghor), de politie, het Openbaar ministerie en gemeenten. Bij Brandweer Gooi en Vechtstreek werken -als vrijwilliger en als beroeps- ruim vijfhonderd mensen en het korps omvat 13 brandweerposten in 7 gemeenten.

Download referentiecase