Waarom zijn goede key users zo belangrijk?

Datum: 10 mei 2016
Auteur: Cees Endlich, Project Manager

Bij de gesprekken over de samenstelling van het projectteam voor de implementatie van een nieuwe software applicatie komt de term key user regelmatig terug. Maar wat is dat nou precies, een key user? En wat is hun rol en waarom is deze zo belangrijk?

Gedurende een implementatie brengen zowel de leverancier als de organisatie hun kennis en ervaring in. De leverancier levert consultants met kennis over de applicatie en de bedrijfstak. De organisatie stelt gebruikers met kennis over de interne financiële, productie en logistieke processen ter beschikking. Deze mensen worden ook wel key users genoemd. Maar gedurende de implementatie en ook na het live gaan met de nieuwe applicatie blijft hun rol veranderen en zich aanpassen aan de gewijzigde situatie. Maar laten we eerst eens kijken naar hun rol gedurende de implementatie aan de hand van de implementatie fasen.

Applicatie training

Tijdens deze fase worden de key users getraind in de specifieke functionaliteiten van de applicatie. Bijvoorbeeld: hoe verwerk ik een klantorder van order invoer tot uitlevering. Het gaat hier om het opdoen van specifieke applicatie kennis.

Prototyping

Tijdens deze fase wordt er gekeken in hoeverre de processen in de organisatie ondersteund worden door de nieuwe applicatie. Om dit proces nauwkeurig uit te voeren worden er gedetailleerde scenario’s van de interne processen gedocumenteerd en getest. De key user levert vanuit zijn functionele rol in de organisatie de input voor deze belangrijke fase en is ook verantwoordelijk voor het testen van deze scenario’s. In het geval van een ‘gap’ dient de key user de mogelijke alternatieven (maatwerk of procedure wijziging) mede te beoordelen. In deze fase brengt de key user zijn bedrijfskennis en ervaring in.

Acceptatie test

Na het ontwikkelen van maatwerk wordt dit getest. De key user gaat op basis van door hem ontwikkelde test scenario’s bevestigen dat de software correct werkt. Net als in de prototyping fase is het voorbereiden en uitvoeren van de test scenario’s cruciaal voor een succesvol project.

Gebruikers training

Voor de livegang dienen de overige gebruikers in de organisatie getraind te worden. De key users zijn verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het trainingsmateriaal en de werkinstructies. Hiermee laat de key-user zien dat hij de applicatie beheerst en weet hoe de organisatie deze gaat gebruiken.

Het belang van goede key users

Uit bovenstaande is waarschijnlijk duidelijk geworden hoe belangrijk de rol van een key user is bij een implementatie. In elke fase heeft hij of zij een duidelijke rol en verantwoordelijkheid die in grote mate bijdraagt aan het succes van een implementatie.

Ook na de implementatie heeft de key user een belangrijke rol als aanspreekpunt binnen zijn organisatie. Hierbij valt dan te denken aan het beoordelen van wijzigingsverzoeken en het trainen van nieuwe medewerkers.

Erken jij het belang van de key user voor een goede implementatie? Gaat er binnen jouw organisatie binnenkort een implementatie van start en wil je eens van gedachten wisselen over de invulling van het project team? Eén van onze ervaren project managers ondersteunt je graag. Neem gerust contact met ons op.