Vijf redenen voor een ERP upgrade

Datum: 15-10-2015
Auteur: Martijn van Hove, Business Consultant

Op 9 september presenteerde Apple in San Francisco de nieuwste generatie Apple producten. 7.000 bezoekers waren hierbij aanwezig. Een aantal weken later zijn er maar liefst 13 miljoen nieuwe iPhones verkocht. Begin oktober vond Directions EMEA plaats in Mannheim, waar NAV 2016 voor ruim 1.300 professionals officieel gereleased werd. Hoeveel ERP upgrades kunnen we hierna verwachten? Is een ERP upgrade net zo populair als de introductie van een nieuwe iPhone? De redenen om te vernieuwen komen namelijk wel overeen!

Beide aankondigingen en de argumenten om te vernieuwen/upgraden hebben de nodige gelijkenissen. Onderstaand vijf belangrijke redenen om te blijven vernieuwen.

1. Overal bereikbaar

Tegenwoordig wil iedereen altijd en overal bereikbaar zijn. Kijk maar eens om je heen in de supermarkt, op de sportclub of zelfs in een restaurant. Er is altijd wel iemand die zijn telefoon in de hand heeft. Oudere ERP-systemen zijn vaak alleen vanuit het eigen bedrijfspand bereikbaar. Via een VPN verbinding kun je op een laptop vaak ook nog wel vanuit huis werken, maar met de nieuwste ERP-systemen kun je écht altijd en overal bij je informatie, zelfs op je tablet en mobiel.

2. Back to basic

In het verleden werden veel functionaliteiten aangeboden als maatwerk, omdat deze simpelweg niet beschikbaar waren in het standaard pakket. IT-leveranciers blijven software systemen echter altijd vernieuwen, waardoor het goed mogelijk is dat de maatwerk functionaliteiten inmiddels gewoon opgenomen zijn in de standaard/nieuwste versie. Maak jij nog geen gebruik van deze standaard en je wilt de functionaliteit van je pakket uitbreiden (bijvoorbeeld met de mogelijkheid tot digitaal factureren) dan kost dit vaak veel tijd en geld. Door tijdig te kiezen voor een ERP upgrade voorkom je dit.

Vergelijk dit eens met de ontwikkeling van mobile apps. Op een oude smartphone met een verouderd besturingssysteem zijn deze vaak niet of beperkt toegankelijk. Een reden voor miljoenen mensen om bij de tijd te blijven…

3. Doen we alles nog op de juiste manier?

Wanneer je als consultant de vraag stelt waarom een proces op een bepaalde manier uitgevoerd wordt, krijg je regelmatig antwoorden als “we doen het al jaren zo” of “dit is de enige manier”. De (her)implementatie van een (ver)nieuwd ERP-systeem is de ideale gelegenheid om kritisch te kijken naar dergelijke processen: Is dit wel de meest logische en efficiënte manier? Het resultaat van een implementatie leidt dan ook vaak tot betere communicatie onderling, minder papierwerk tussen verschillende afdelingen en gestroomlijnde werkprocessen.

4. Opschonen van je data

Een nieuwe implementatie is daarnaast ook het beste moment om de huidige data eens onder de loep te nemen. Ik kom databases tegen die sterk vervuild zijn met daarin honderden klanten, meer dan duizend verschillende artikelen en heel veel oude openstaande orders. Door deze data op te schonen, ben je beter in staat de juiste gegevens te vinden. Hierdoor werk je sneller en neemt het gebruiksgemak toe.

Zo werkt dat bij mij ook wanneer ik een nieuwe telefoon in gebruik neem. Alleen de contactpersonen die ik nog gebruik gaan over naar de nieuwe lijst. Zo blijft mijn database up-to-date!

5. Beschikbaarheid van informatie

Vroeger had je geluk wanneer je goed kon voorspellen wanneer de batterij van je telefoon leeg zou zijn. De 3 streepjes zijn vervangen door een percentage, waardoor je beter kunt anticiperen op het moment waarop je de lader tevoorschijn moet halen.

Zo speelt tegenwoordig ook bij ERP-systemen de informatiebeschikbaarheid een grote rol. Het management heeft steeds sterker de behoefte om snel aan relevante stuurinformatie te komen. Ook gegevens uit externe systemen wil men vanuit één overzicht kunnen inzien. Waar het voorheen lastig was om de juiste informatie snel inzichtelijk te krijgen, bieden de nieuwste versies van bijvoorbeeld Dynamics NAV standaard koppelingen met de meest gebruikte Microsoft producten. Ook is het nu eenvoudig om KPI dashboards te maken en zelf de mooiste managementrapportages te ontwikkelen.

Stilstaan is achteruit gaan

ERP upgradeDoor niet mee te gaan in de vernieuwing doe je een stap terug in de tijd. Zo ben ik tegenwoordig altijd en overal bereikbaar, heb ik sinds kort weer een opgeschoonde contactenlijst in mijn telefoon, maak ik gebruik van de allernieuwste apps, doe ik aan internetbankieren en werk ik niet meer met een papieren agenda.

Wilt u ook up-to-date blijven? Vraag dan hier onze whitepaper over ERP upgrades aan.