Go with the workflow

Datum: 5 april 2016
Auteur: Dennis Stolwijk, Project Manager

We registreren tegenwoordig bijna alles digitaal en ook in onze CRM en ERP systemen vullen we gegevens in. Toch zien we dat bij vrijwel elke organisatie heel veel processen buiten deze systemen plaats vinden. Hier zijn vaak flinke risico’s aan verbonden. Door automatische workflows in te richten in je software pakketten ondervang je deze risico’s.

Terrorisme als gevolg van ontbrekende workflow

Het opstellen van de juiste workflows is cruciaal om een organisatie effectief en efficiënt te laten functioneren. Een actueel voorbeeld is de gebrekkige communicatie tussen de Turkse autoriteiten en de Belgische ambassade over de uitzetting van een terrorist, waarbij belangrijke informatie op een bureau is blijven liggen, met alle gevolgen van dien. Dit is natuurlijk een extreem voorbeeld, maar een juiste opvolging is ook in de dagelijkse bedrijfsvoering van jouw organisatie van belang.

Een e-mail sturen is nog geen proces in werking zetten

Denk bijvoorbeeld eens aan een kredietlimiet van een klant die aangepast wordt en niet met collega’s van finance wordt afgestemd. Of de wijziging van de leverdatum van een verkooporder of adresgegevens van een leverancier die worden aangepast. Of een enthousiaste administratief medewerker die op verzoek van een klant snel even een creditnota maakt. Zelf kun je er waarschijnlijk nog veel meer bedenken…
Binnen heel veel bedrijven wordt dit nu gedaan door een mailtje te sturen of even naar de afdeling of collega te bellen, maar hier zit juist het gevaar. De mail wordt te laat gelezen of de juiste persoon is net even niet aanwezig als er gebeld wordt.

User-based authorization

Door te werken met autorisatie op basis van rollen kan dit worden afgevangen, maar is dit in de praktijk wel goed ingeregeld? In je CRM of ERP-systeem zijn dit juist dé processen die ingericht kunnen worden! Binnen de workflow stel je in dat een kredietlimiet niet zomaar kan worden aangepast. Je bepaalt dat er een vervolgstap is om dit goed te keuren voordat de wijziging werkelijk wordt doorgevoerd. Een controller krijgt bijvoorbeeld een melding dat dit verzoek er is en accordeert dit. Ook voor het aanpassen van een leverdatum of de adresgegevens kun je afdwingen dat dit niet zonder controle kan worden gedaan.

Ondervang risico’s met workflows

Bedenk eens hoeveel risico’s je kunt verminderen door deze processen af te vangen met workflows. Jouw organisatie kan hier enorm van profiteren. Binnen een workflow stel je stappen in die het vervolgproces afbakenen, zodat dit op de juiste manier wordt afgedwongen door uw systeem. Hierdoor kan er niets meer tussendoor glippen, omdat een stap verplicht moet worden opgevolgd voordat er een volgende stap mogelijk is.

Wil je weten hoe workflows binnen jouw organisatie en software pakket ingericht kunnen worden? Neem gerust contact met mij op.