Finance professional Paul Vieyra: “Goed contact met je ‘interne klant’ is essentieel

Met als missie een betere ‘digitale overheid’, helpt advies- en projectenorganisatie ICTU overheden kwalitatief hoogwaardige digitale dienstverlening te realiseren. Een missie die Paul Vieyra in zijn rol als concerncontroller op het lijf geschreven is. Naast zijn overtuiging dat automatisering een belangrijke bijdrage levert aan betrouwbare cijfers, is het volgens Paul van groot belang om goed contact te hebben met de ‘interne klant’ om ook als  finance afdeling dienstverlenend te zijn. “Weten aan welke informatie collega’s behoefte hebben”, zo luidt dan ook de gouden tip van Paul. “En als het voor hen zelf niet helder is, daarover samen sparren.”

Bronsysteem moet leidend zijn

Volgens ICTU helpt ICT de overheid vooruit bij maatschappelijke vraagstukken. Het belang van ICT wordt op de finance afdeling onderstreept. “In financieel werk zitten veel repeterende handelingen, dus je kunt veel automatiseren”, aldus Paul. Wat volgens hem ook van groot belang is voor de betrouwbaarheid van de cijfers. “Hoewel je de waarheid nooit helemaal kent, moet je wel op je cijfers kunnen vertrouwen. Ons bronsysteem moet dan ook leidend zijn.”

New call-to-action

Het probleem van ‘schaduwadministraties’

Dat brengt Paul bij zogenaamde ‘schaduwadministraties’. Veel zaken worden – naast vastlegging in de bronsystemen – ook bijgehouden in bijvoorbeeld Excel overzichtjes, om de cijfers net weer anders te kunnen presenteren. Paul vertelt: “Ook bij ICTU wordt hier nog gebruik van gemaakt, wat te maken heeft met het feit dat we een projectorganisatie zijn. Er lopen momenteel circa 150 projecten bij ICTU en projectsecretarissen houden administraties in Excel bij. Zij maken regelmatig overzichten in Excel over hoe de projecten er voor staan. Deze administraties zijn niet gekoppeld aan het ERP systeem, bewerkelijk en foutgevoelig. Schaduwadministraties zijn dan ook niet betrouwbaar.”

Rapportage tooling

Niet voor niets is ICTU bezig met de implementatie van rapportage tooling, die uiteraard geïntegreerd wordt met het ERP systeem. “Schaduwrapportages worden daarmee overbodig. Projectsecretarissen kunnen hun gewenste informatie dan uit het systeem halen en als ze iets opvallends signaleren, kunnen we het in de bron corrigeren. Hiermee voorkomen we dat zij in Excel de juiste informatie hebben en wij nog niet, of andersom.”

Meer lezen?

Voorgaand blog is afkomstig uit het e-book “De Finance Professional van morgen”, een co-creatie van Exact en Axians. Het e-book bestaat uit interviews met vier finance professionals uit de publieke en private sector, waarin naast finance trends bijvoorbeeld ook de rol van goede tooling aan bod komt. Meer lezen? Download het e-book via onderstaande banner!

E-book 'De Financial van morgen'