‘We hebben één eenvoudig te beheren planningsmodel, waar alle gegevens in zitten die we nodig hebben voor onze financiële en verkoopverwachtingen en heel veel andere rapportages voor de business.’
Krzysztof Pabich, Business Intelligence specialist

 

Het succesverhaal van Bugaboo begint in 1999. Onder leiding van de Nederlandse ontwerper Max Barenbrug en zijn zakenpartner Eduard Zanen veroverde het bedrijf in rap tempo de markt. Momenteel heeft Bugaboo vijftien vestigingen wereldwijd en een eigen fabriek in China. Het hoofdkantoor zit in Amsterdam. Dat is ook de standplaats van Krzysztof Pabich, de business intelligencespecialist van Bugaboo. Hij hielp de onderneming een grote stap te zetten in planning en forecasting.

 

Pabich vertelt: “Door onze snelle groei liepen we tegen de grenzen aan van IBM Cognos Planning, onze vorige oplossing voor planning en forecasting. We hadden problemen met de prestaties en moesten bovendien het hele planningsmodel stilleggen bij wijzigingen van de functionaliteit. Om het beheer buiten kantorenuren te kunnen doen, hadden we het model opgesplitst in vier geografische regio’s. Dit betekende wel dat één wijziging vier keer moest gebeuren.” Bugaboo wilde bovendien de scope van de planning en forecasting verbreden. Tot dan toe was die vooral gericht op de financiële en verkoopverwachtingen. Pabich: “De afdeling innovatie wilde bijvoorbeeld de kosten in iedere projectfase kunnen volgen, van ontwikkeling tot productie. Daar was een apart model voor nodig.”

 

Alle benodigde planningsinformatie bij elkaar

IBM Cognos TM1 bleek in alle opzichten uitkomst te bieden én snel te implementeren: binnen drie maanden was de oplossing live, inclusief uitgebreide gebruikerstesten. Pabich deed de implementatie zelf, met minimale ondersteuning van een automatiseringspartner. Sindsdien heeft Bugaboo weer één wereldwijd model voor financiële planning en forecasting. Het omvat alle benodigde informatie, van winst- en verliesgegevens, investeringen en wisselkoersen tot personeelsdata. Pabich: “TM1 is een enorm schaalbare oplossing, die heel veel data aankan. Ons nieuwe plannings- en forecastingmodel is groter dan alle vier oude modellen samen en toch hebben we geen problemen met de prestaties of het beheer.” Onder het model hangt een aantal afgeleide modellen, onder meer voor innovatie en ICT. Daarmee kunnen deze afdelingen allerlei rapportages genereren die hun geplande en gerealiseerde kosten tot op detailniveau inzichtelijk maken.

 

Grote tijdwinst en actuele rapportage

Het resultaat: Bugaboo is veel minder tijd kwijt aan beheer. Pabich: “Doordat we één overkoepelend planningsmodel hebben, hoeven we functionele wijzigingen maar één keer door te voeren. Het gaat ook veel sneller: een update duurt minuten in plaats van uren.” De aanpassingen kunnen bovendien in real-time gebeuren, zonder dat gebruikers er iets van merken. Ook het voorbereiden van data en het genereren van rapportages gaat veel sneller. Pabich: “Eerst kwam er iedere week een externe consultant om ons datawarehouse te beheren en de financiële en verkoopvooruitzichten te maken. Nu kunnen we zelf heel snel de rapportages genereren vanuit het datawarehouse. Dit wordt dagelijks bijgewerkt, dus de rapportages zijn ‘near real-time’.

 

Proactief inspelen op de behoefte van de business

Het ontwikkelen van nieuwe modellen voor verschillende Bugaboo afdelingen kost eveneens minder tijd. Bovendien is het door de tijdsbesparing op beheer en ontwikkeling mogelijk om proactief op hun informatiebehoefte in te spelen. Pabich: “Het tempo van de business wordt niet bepaald door ICT, maar door de business zelf.” Een ander belangrijk pluspunt is dat gebruikers heel gemakkelijk verschillende ‘wat als’ scenario’s kunnen maken. Daarvoor biedt de software kanten- klare mogelijkheden. Daarnaast is er beter inzicht in de planningshistorie. “We kunnen zien hoe goed onze vooruitzichten in het verleden waren en zo de nauwkeurigheid van onze planning in de toekomst verhogen”, aldus Pabich.

In de komende tijd zal IBM Cognos TM1 een steeds centralere rol in de informatievoorziening van Bugaboo spelen. Zo wordt de oplossing nu al ingezet om de consistentie van belangrijke gegevens binnen de hele organisatie te garanderen (master data management). Verder zal Pabich nog meer gegevens in TM1 opnemen en bereidt hij de implementatie voor van IBM Cognos Analysis for Excel. Deze oplossing koppelt Excel-sheets aan het datawarehouse en voorkomt zo meerdere versies van de waarheid.

Whitepaper FPM CTA