+31 88 988 9000Neem contact op

Artikel | Datawarehouse maakt eigen regie mogelijk

De GGZ verkeert in zwaar weer. Na de zomer van 2019 verscheen een rapport waaruit blijkt dat een kwart van de instellingen voor het boekjaar 2018 in de rode cijfers zit. De rest moet alles op alles zetten om daar niet in terecht te komen. Zelfs de robuuste Parnassia Groep, waar een vijfde van de sector deel van uitmaakt, heeft in 2018 meer dan drie procent verlies geleden. In deze grimmige werkelijkheid moeten ggz-bestuurders en -controllers snel over accurate stuurinformatie kunnen beschikken. 

Vicieuze cirkel 

Een belangrijke oorzaak voor die rode cijfers ligt in het structurele personeelstekort in de sector, waardoor veel instellingen een beroep moeten doen op dure uitzendkrachten en zzp’ers. Daarmee is de GGZ in een vicieuze cirkel terechtgekomen. Door de tekorten kunnen vaste medewerkers overbelast en gedemotiveerd raken. Daardoor is het ziekteverzuim opgelopen tot maar liefst zes procent in 2018 (ter vergelijking: het gemiddelde ziekteverzuim in Nederland in 2018 bedroeg 4,2 procent). 

In de Cao-onderhandelingen van 2019 is het personeel een salarisverhoging in het vooruitzicht gesteld die neerkomt op 3,3 procent voor de periode 2019-2021, om vaste medewerkers binnen de poort te houden en nieuwe krachten aan te trekken. Maar ondertussen drukken diezelfde salarisstijgingen verder op de begroting, bij gelijke tarieven: hogere personeelskosten worden niet gecompenseerd door hogere inkomsten. Daarmee is de cirkel gesloten. 

Achteraf afrekenen 

Maar er is nog een belangrijke oorzaak voor de benarde financiële situatie van veel ggz-instellingen. Die hangt samen met de financiering van de GGZ. Net als in de ziekenhuizen wordt in de GGZ een behandeltraject vastgelegd in een diagnose-behandelcombinatie (dbc). De dbc beschrijft welke zorgprestatie er bij welke klacht verleend wordt en wat voor een prijskaartje daaraan hangt. Zo is voor iedereen duidelijk welke zorg geleverd wordt tegen welke prijs. Ben je genezen, dan wordt de dbc gesloten en is het tijd om te factureren.  

En daar gaat het mis: de psychiatrie is een vak apart. Iemand genezen van een depressie of een angststoornis is heel iets anders dan een blindedarmoperatie uitvoeren. Als het goed is, ben je in de laatste geval na een paar weken genezen. Psychiatrische aandoeningen kunnen echter maanden of zelfs jaren duren. Je bent er niet zo maar van af en dus schuift het moment van factureren op. Openstaande dbc’s worden pas aan het eind van het jaar afgerekend. Dat betekent dat een instelling in zo’n geval heel lang op zijn geld moet wachten, terwijl de kosten al lang gemaakt zijn – en doorlopen. 

Doorbehandelen 

Ook dinstelling van budgetplafonds past niet bij de GGZ en werkt zelfs tegen de instellingen. Een instelling stelt namelijk in overleg met zorgverzekeraars vast hoeveel budget er per dbc voor de verzekerden beschikbaar is. Maar in de praktijk komt het regelmatig voor dat een behandelaar doorgaat met het behandelen van een patiënt die nog niet beter is, terwijl het geld voor de behandeling al op is. Deze extra zorg wordt dus niet vergoed. Daardoor teren de financiële reserves van de instelling in. 

Datawarehouse schept orde in financiën 

Het mag duidelijk zijn dat in deze realiteit het uiterst belangrijk is voor een ggz-instelling om de financiën zo goed mogelijk op orde te hebben. Doordat veel instellingen gebruikmaken van geautomatiseerde standaardoplossingen van softwareleveranciers kunnen ze echter niet snel over de juiste financiële data beschikken. Ze lopen aldoor achter de feiten aan. Daardoor hebben ze niet de stuurinformatie waarmee ze hun organisatie in deze moeilijke tijden uit de gevarenzone kunnen houden. 

Het geautomatiseerde datawarehouse van Axians heeft bij verschillende klanten bewezen dat een organisatie daarmee goed en snel inzicht krijgt in de financiële administratie. Het maakt eigen regie mogelijk; je zit ‘dicht op de bal’. Een organisatie boekt daarmee grote winst als het gaat om de kwaliteit van de bedrijfsinformatie, efficiency en effectief optreden. 

Het datawarehouse kun je zien als een kolossale letterbak. Alle bronsystemen van een organisatie leveren een berg data die in het datawarehouse geordend, geïntegreerd en daarmee toegankelijk gemaakt worden. De Axians-programmeurs leveren programma’s en applicaties aan in het gewenste formaat. Dat is echt maatwerk en verschilt per organisatieAls je wilt weten hoe de productie zich verhoudt tot de inkomsten, kun je die cijfers snel en accuraat genereren op het bijbehorende dashboard. Zo heb je als bestuurder of controller altijd de vinger aan de pols van de organisatie en kun je direct beschikken over de actuele informatie. Hetzelfde geldt overigens voor managers of afdelingshoofden. Zij kunnen uit het datawarehouse waardevolle inzichten halen over de dagelijkse gang van zaken; bijvoorbeeld of ze extra krachten moeten inhuren voor de feestdagen. 

 



Ervaringen met het datawarehouse: Emergis
 

Het verhaal van de Zeeuwse GGZ-organisatie Emergis geeft een indruk hoe groot de winst is geweest voor de organisatie toen deze besloot het datawarehouse van Axians te implementeren. Niet alleen kreeg de organisatie veel meer grip op de financiën, ook de bedrijfsprocessen werden verbeterd en de cijfers werden betrouwbaarder. Stuurinformatie kwam sneller beschikbaar. Rapporteren en verantwoording afleggen kon snel geregeld en inzichtelijk gemaakt worden. Daardoor kreeg het bestuur een veel steviger onderhandelingspositie in het contact met de zorgverzekeraars en de gemeente. Bovendien – ook heel actueel – is de organisatie veel minder kwetsbaar geworden voor de frequente wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving van de afgelopen jaren. Ruud van den Barselaar, manager Finance en Control van Emergis, vat het resultaat van de keuze voor het datawarehouse als volgt samen: ‘De kosten van zo’n implementatie zijn niet veel hoger dan die van standaardoplossingen. Maar dit datawarehouse levert veel meer op. Emergis is klaar voor de toekomst.’ 

 

GGZ Noord-Holland Noord: prognoses maken 

Het datawarehouse heeft nog meer opvallende toepassingen. Zo biedt het een instelling de mogelijkheid om financiële prognoses te maken en daarmee in de toekomst te kijken. Het voorbeeld daarvoor komt uit GGZ Noord-Holland Noord. Daar is met een model gewerkt dat de behandelduur per dbc voorspelt. Het model verzamelt alle data over een bepaalde patiëntenpopulatie uit de bronsystemen en kan op basis daarvan een significant realistische voorspelling doen over de behandelduur en dus over de financiële kant: 99 procent accuraat. Daardoor komt de instelling veel beter voorbereid naar de jaarlijkse onderhandelingen over dbc’s met de zorgverzekeraars.  

 



Naar een toekomstbestendige GGZ 

Dit artikel opende met de constatering dat de GGZ in zwaar weer zit. Je kunt dat ook anders zien: de GGZ staat voor de opgave te moderniseren. Er is dan ook veel veranderd de afgelopen jaren. Werden mensen met psychiatrische aandoeningen vroeger vaak ondergebracht en behandeld op grote landgoederen in de bossen, tegenwoordig is het beleid ggz-patiënten zoveel mogelijk in de samenleving te behandelen. Ze wonen zo veel mogelijk thuis en nemen deel aan het maatschappelijk verkeer. Dat heeft niet alleen allerlei maatschappelijke maar ook administratieve en financiële gevolgen.  

Ook inhoudelijk is de GGZ aan het veranderen. Een nieuw classificatiesysteem, dat als uitgangspunt de oorzaak van een psychiatrische aandoening kiest in plaats van het symptoom, maakt veel discussie los in de sector. Een grootschalige invoering daarvan heeft eveneens allerlei gevolgen voor de systemen van een ggz-instelling. Je kunt er maar beter op voorbereid zijn. Verandering hangt in de lucht. De implementatie van het datawarehouse legt de basis voor een gezonde, flexibele en dus toekomstgerichte financiële administratie. Verandert er iets? Geen nood. Het datawarehouse beweegt soepel mee. Het genereert snel betrouwbare stuurinformatie voor bestuurders en controllers die daarmee meer grip krijgen op hun bedrijfsresultaat en daardoor hun instelling door deze moeilijke tijden kunnen loodsen. Het maakt rapporteren en verantwoording afleggen eenvoudiger en maakt financiële prognoses mogelijk, waardoor ze sterker staan in de jaarlijkse financiële onderhandelingen met zorgverzekeraars en gemeentes. Dames en heren, kom eens praten! 

Download dit artikelHoe je als ggz uit de rode cijfers blijft? De implementatie van het datawarehouse legt de basis voor een gezonde, flexibele en dus toekomstgerichte financiële administratie.Downloaden