Thuiswerken levert de nodige frustratie op en online samenwerken is lang niet zo makkelijk als we dachten. Lijntjes zijn niet meer zo kort en je mist persoonlijk contact met collega’s. Kortom, online samenwerken is meer dan alleen de tools die we daarvoor inzetten. Laat je dus bij het kiezen van een passende collaboration tool niet alleen leiden door de techniek. Wil jij weten hoe je hierin succesvol wordt? Wij helpen je op weg met dit blog.

Een online samenwerkingstool kies je niet iedere dag. Je zoektocht begint met de vraag: waar ligt de focus binnen jouw organisatie? Dit verschilt per branche, want (digitaal) samenwerken binnen een zorginstelling vraagt om een andere aanpak dan binnen een school of bank. Kijk daarom niet alleen naar de techniek en specificaties van een collaboration tool, maar vooral naar de behoefte van gebruikers binnen een specifieke context.

Afstand tussen IT en de organisatie groeit: de nieuwe rol van IT

Het principe is simpel: voorzie je als IT-afdeling niet in collaboration oplossingen? Dan vullen medewerkers zelf functionaliteiten in, zonder daar IT bij te betrekken. Technologie en IT-afdelingen lopen daardoor soms achter op de behoeftes en wat er speelt binnen een organisatie. Dit kan leiden tot shadow IT.  Als IT-afdeling moet je wendbaar zijn om deze problemen te voorkomen. 

Informatie inwinnen en dichter tegen de business aanstaan wordt steeds belangrijker voor de IT-afdeling. De nieuwe rol van IT zal meer en meer gaan bestaan uit het adviseren van de business en nadenken over functioneel beheer dat aansluit op je organisatie. Als het gaat om nieuwe tools moet je daarom vooral kijken naar de functionele behoeftes en randvoorwaarden ( zoals veiligheid) die je wilt stellen aan een tool. Door de alsmaar stijgende beheerslast is dit momenteel echter bijna onmogelijk. De hulp van een partner komt daarbij goed van pas. Zo creëer je voor de IT-afdeling meer ruimte om tegen de business aan te staan en in de behoeftes van de organisatie te kunnen voorzien. 

Één complete oplossing bestaat niet

De afgelopen jaren is er ook een ander spanningsveld ontstaan: aan de ene kant wil je als organisatie niet voor iedere toepassing een nieuwe tool gebruiken en aan de andere kant bestaat er niet zoiets als één tool met alle functionaliteiten voor online samenwerken. 

Mist een platform dat je op het oog hebt een bepaalde functionaliteit? Dan is het belangrijk dat je als IT-afdeling nadenkt hoe je deze functionaliteit gaat integreren met de bestaande applicaties. Ook hier moet je je niet vast staren op alleen de techniek van de nieuwe functionaliteit die je wilt introduceren. IT speelt ook een belangrijke rol in het creëren van bewustzijn en bescherming van de medewerkers die aan de slag gaan met deze nieuwe functionaliteit. Door inzicht te krijgen hoe jouw medewerkers gebruik gaan maken van een bepaalde functionaliteit kun je als IT-afdeling hierin optimaal faciliteren. Lees hier meer over welke vragen je jezelf nog meer kunt stellen bij het kiezen van een collaboration tool.

Integreer jouw collaboration tools

Met een gigantisch landschap aan collaboration tools – dat constant in beweging is – wordt het steeds moeilijker om weloverwogen keuzes te maken voor een IT-oplossing. Je kunt vanuit je organisatie zeggen: “we werken al vanuit Microsoft Teams en dat blijft zo.” Maar hoe ga je ermee om als een externe partij een meeting plant vanuit Zoom of Google Meet? 

Je wilt te allen tijde weten of de informatie die tijdens meetings via externe tooling wordt gedeeld ook daadwerkelijk secure is. Dit zit niet alleen in technische specificaties, maar vooral in een stukje bewustzijn creëren onder werknemers. Daar zijn gebruikers binnen een netwerk natuurlijk niet altijd mee bezig. Er ligt een grote kans en taak voor IT-afdelingen om hier beleid op in te richten. 

Wat speelt er binnen jouw organisatie?

Door goed zicht te krijgen op behoeftes binnen een organisatie kun je als IT-manager de juiste zaken faciliteren binnen de organisatie. Sla de handen ineen met de HR-afdeling om beleid op te stellen op basis van specifieke vragen en behoeftes binnen jouw organisatie. Zo ontstaat een wisselwerking tussen de organisatie en IT. 

Op het moment dat je binnen de organisatie een passende oplossing faciliteert die naadloos aansluit op de behoeftes van medewerkers zullen de tools ook veel sneller omarmd worden. Door je medewerkers te betrekken in de reis omtrent het inzetten van een nieuwe functionaliteit creër je tevens meer draagvlak in de organisatie om daadwerkelijk de tool te gaan gebruiken. Dit is zeer belangrijk als het gaat om adoptie van collaboration tools.

Alle tools lijken op elkaar, waarop baseer je dan de keuze?

We kunnen concluderen dat technische specificaties onderdoen aan de behoeften en veiligheid van een applicatie. Als IT-manager moet je in eerste instantie vooral focussen op het creëren van een veilige omgeving waarbinnen gebruikers beter met elkaar kunnen samenwerken, ongeacht de applicatie die ze gebruiken. Een succesvolle IT-afdeling die verder kijkt dan alleen de techniek zoekt daarin een partnership op.

Kies hierbij voor een partij die niet alleen bezig is met het verkopen van diensten met de beste specificaties, maar je op weg helpt met toekomstbestendige oplossingen die passen bij jouw organisatie. Het gaat er namelijk niet om ´wat´ je doet, maar ´waarom´ je het doet. Zo creëer je voor jezelf ruimte om dichterbij de business te kunnen staan en zoek je samen naar de beste oplossing voor online collaboration.

Weten hoe jij ervoor staat? Doe dan de hybride werken quick scan! Zo leer je direct waar kansen liggen voor jouw organisatie. 

Doe de  scan!