Oké, echt stoppen met online vergaderen gaat in deze tijd — waarin we met z’n allen thuis werken — natuurlijk niet. Feit is wel dat de vele online meetings die we met elkaar hebben, wel voor een hoop frustraties zorgen. Sterker nog, uit onderzoek blijkt dat 85% van de mensen regelmatig problemen ervaart — van te laat starten tot achtergrondruis. Hoe kun je ervoor zorgen dat je het maximale uit een online vergadering haalt? Ik deel een aantal aandachtspunten.

1. Plan niet hele dagen vol met alleen maar overleg

In Nederland hadden we al een vergadercultuur, dat is nu we thuis werken alleen maar toegenomen. Even een vraag stellen bij een collega aan het bureau is er niet meer bij, daarvoor schiet je toch al gauw een meeting in. 

Initieel waren de vergaderingen efficiënter, omdat de chitchat en het grootste deel van het sociale aspect weg viel. Ik merk dat we nu verzanden in het (bijna) continu plannen van online meetings. Veel mensen hebben vrijwel de gehele dag door meetings met collega’s, klanten en leveranciers waardoor ze er onvoldoende aan toe komen om daadwerkelijk hun werk te doen. 

Overleg en op die manier samenwerken is goed, tot op het niveau dat je daarnaast ook de ruimte hebt om aan je to-do list toe te komen. Anders heeft het een negatieve impact op je productiviteit en effectiviteit. Ben je daar bewust van en houd er rekening mee.

2. Gun jezelf (en collega’s) pauzes

Dit aandachtspunt sluit aan bij het slim indelen van jouw agenda. Online meetings zijn intensiever dan fysieke vergaderingen, omdat je een uur, twee uur of langer achter een scherm zit. Bovendien neem je in een vergaderruimte makkelijker een korte pauze dan wanneer je online met elkaar spreekt. 

Idealiter ga je naar een situatie waarin je vergaderingen hebt van maximaal één uur. Na die vergadering heb je ruimte (ongeveer 15 minuten) om afstand te nemen van het scherm. Dat zorgt ervoor dat je effectief en efficiënt blijft. 

Daarnaast pleit ik ervoor om agenda’s openbaar te maken binnen de organisatie. Zo kun je zien wat er in ieders agenda staat en kan je hier rekening mee houden bij het plannen van een afspraak. Om het optimale uit online meetings zul je het allemaal samen moeten doen.

3. Zorg voor protocollen

Het klinkt misschien omslachtig, maar protocollen dragen wel degelijk bij aan effectievere meetings. Maak met elkaar bepaalde afspraken om te zorgen dat een meeting, afhankelijk van de insteek, zo efficiënt mogelijk verloopt.

  • Gaat iedereen op mute of heeft iedereen de microfoon open?
  • Is het gebruik van video verplicht?
  • Hoe voorkom je dat mensen door elkaar gaan praten (zeker in grote groepen)?
  • Hoe zorg je voor rust momenten, zeker voor meetings die langer duren?
  • Hoe borg je de onderlinge samenwerking en stimuleer je ook het sociale aspect?

Online meetings zijn een essentieel onderdeel om goed samen te werken op afstand, maar niet het enige. De tool(s) die samenwerken faciliteren vragen om veel meer functionaliteiten. Maar welke functionaliteiten heeft een collaboration tool voor jouw organisatie nodig? Welke functionaliteiten sluiten aan bij de behoeften van medewerkers?

Kom erachter in deze scan.