Als een middelgroot of groot ICT bedrijf is een modern ERP-systeem essentieel voor het verkrijgen van inzicht en een concurrentievoordeel in je branche. Zonder een ERP-systeem zal onsamenhangende informatie over klanten en contracten de groei vertragen of zelfs tegenwerken. In de meeste gevallen is er daarom een nieuw systeem nodig om je bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen. De implementatie van een complex ERP-systeem kenmerkt zich echter door een traditioneel langdurig project dat dikwijls een jaar, of meer, van je aandacht vereist. Dat moet toch anders kunnen?

De oorzaken van onzekere implementatietrajecten

Als we kijken naar ERP-implementaties, zijn het vaak twee aspecten die ervoor zorgen dat de implementatie langer duurt dan verwacht, wat uiteindelijk leidt tot hogere kosten. Ook zorgt het voor veel onrust en onzekerheid binnen de organisatie. De voornaamste oorzaken zijn de ontwikkeling van maatwerk en de (onvoldoende) kennis van de consultants die de implementatie uitvoeren en de omgeving moeten beheren. Uiteraard zit jij niet te wachten op zo’n onzeker traject, want je hebt ERP nodig om naar het volgende niveau te komen en wel nú! Een snelle implementatie biedt dan de oplossing.

Hoe kies je de juiste implementatiepartner?

De huidige processen en de samenwerking tussen je medewerkers zijn dikwijls niet gestructureerd, soms afwijkend en met regelmaat ad-hoc. Door informatie, processen, kennis en klantinteractie samen te brengen in één systeem worden medewerkers in staat gesteld de ultieme klantbeleving te realiseren en het gewenste eindresultaat te bereiken. ERP biedt de handvatten om dit vorm te geven en de juiste partner zorgt dat jij zorgeloos het implementatietraject doorloopt.

Voor ICT bedrijven is het daarom van essentieel belang dat je kiest voor een uitvoerende partner die bewezen kennis heeft van de ICT branche. Niet op één focusgebied, maar over de hele linie van bedrijfsvoering; van offerte, contract, project, incident, wijziging en change. Ook de standaardprocessen die specifiek zijn voor je markt moeten binnen scope zijn en het liefst al ingeregeld zijn in een standaard proces. Denk hierbij aan IT Service Management (ITSM), SLA beheer, ITIL, Agile/Scrum en ISO.

Altijd alle informatie paraat

Wat is de winstbijdrage van een dienst of productgroep? Hoe winstgevend zijn je klanten? Welk rendement maak je op een project of een contract? Eenvoudige en relevante vragen met vaak een complex, onzeker of onvolledig antwoord. Zorg dat jouw ERP-partner begrijpt hoe belangrijk financiële en inhoudelijke stuurinformatie voor je is als ICT-ondernemer. Alleen met inzicht en de juiste informatie kun je effectief sturen op de resultaten. Zorg dat er uitgebreide registratiemogelijkheden zijn voor het verantwoorden van werk en tijd op projecten en dat deze informatie gekoppeld wordt aan de contracten.

Daarnaast zijn er allerlei tools die ervoor zorgen dat je in een handomdraai alle relevante informatie beschikbaar hebt. Dashboards geven je inzage in de risico’s en rendementen van de projecten, contracten en klanten. Via business intelligence tools analyseer je trends, zodat de koers en het beleid van je bedrijfsvoering hierop blijft aansluiten. Allemaal zaken die ervoor zorgen dat jij een weloverwogen beslissing kunt nemen.

Een toekomstbestendig ERP-systeem

Tot slot is het belangrijk dat, wanneer de ERP-omgeving live is, deze actueel blijft en meegroeit met je ambities voor de toekomst. Je bent dan niet geholpen met alleen een onderhoudscontract voor de bestaande omgeving. Wat je nodig hebt is een overeenkomst die zorgt voor een vooraf uitgestippeld traject om het ERP-systeem te onderhouden, bij te sturen en door te ontwikkelen. Op deze wijze zorg je samen met de ERP-partner ervoor dat je wendbaar blijft en de continuïteit gewaarborgd is.

Denk daarom niet alleen na over het juiste ERP-systeem, maar wees ook kritisch op de implementatiepartner die je kiest. Zo voorkom je onzekerheid en nare verrassingen achteraf.