De coronacrisis heeft organisaties gedwongen om snel over te schakelen naar werken op afstand op grote schaal. Het gevolg is dat enerzijds IT-afdelingen op een ongekende manier worden uitgedaagd om digitaal (samen)werken op een goede en veilige manier te faciliteren. Anderzijds kiezen medewerkers — door beperkende mogelijkheden of onvrede over de door IT gefaciliteerde software — hun eigen samenwerkingstools. Shadow IT wordt hierdoor alleen maar groter. Hoe ga je hier als IT-afdeling mee om, zonder de organisatie bloot te stellen aan een verhoogd beveiligingsrisico, nu ‘tech-savvy’ gebruikers en de IT-verwachtingen toenemen?

Het draait om gemak en beschikbaarheid

Als het aan IT ligt, wordt tijdens het werk alleen goedgekeurde soft- en hardware gebruikt. Tools waarvan de veiligheid gegarandeerd is. Zijn deze tools te ingewikkeld in gebruik, bieden ze niet de gewenste mogelijkheden of sluiten ze niet aan op de behoefte, dan zal een werknemer op zoek gaan naar omwegen en alternatieven. 

Dat is niet vreemd, we hebben consumenten-tools als Zoom, DropBox, WhatsApp en WeTransfer ten slotte allemaal binnen handbereik. Voor medewerkers draait het om gemak en beschikbaarheid, ze willen zo goed en efficiënt mogelijk hun werk doen. 

Medewerkers kiezen (steeds meer) hun eigen weg: de kloof tussen business en IT groeit

Naarmate medewerkers zich meer op hun gemak voelen bij het inrichten en beheren van hun eigen technologie, zijn ze minder geneigd IT-beperkingen te accepteren voor welke tools ze precies gebruiken, en hoe. Nieuwe gegevens suggereren zelfs dat 38 procent van de gebruikers niet wil dat IT voorschrijft welke technologieën ze voor hun werk gebruiken. Als het gaat om tools voor samenwerking voor organisaties, zegt 75 procent van de medewerkers dat ze succesvol zijn geweest in het zelfstandig implementeren van hun favoriete samenwerkingsoplossingen op de werkplek, ondanks het feit dat 87 procent van de organisaties interne samenwerkingstechnologieën aanbiedt.

Dit levert spanningen op, waardoor de veelbesproken kloof tussen IT en de business groeit. Terwijl afdelingen nu, meer dan ooit, op elkaar aangewezen zijn. 

Omgaan met shadow IT vraagt om een strategische aanpak

Het doel is om digitaal (samen)werken op een veilige en toekomstbestendige manier te organiseren zodat medewerkers — letterlijk en figuurlijk — met elkaar en de rest van de organisatie ‘verbonden’ blijven, kunnen doen waar ze goed in zijn en shadow IT beperkt wordt. Dit helpt IT vervolgens om direct en constructief te acteren op de veranderende markt, in plaats van alleen bezig zijn met het operationeel houden van het huidige IT-landschap. 

Dit vraagt om een strategische aanpak waarin mens en proces centraal staan. Dat vraagt binnen veel organisaties om een andere manier van denken. Daarom hebben we een gids geschreven waarin we concrete handvatten geven om mens en proces voorop te stellen in de route naar productiviteit, technologisch succes, verbonden blijven en het voorkomen van shadow IT. In de gids gaan we in op cruciale vereisten voor het nieuwe (thuis)werken, het belang van goede collaboration tools en de evolutie van technologie die samenwerken mogelijk maakt. Zodat jij in staat bent kansen en valkuilen voor je organisatie te identificeren en hier mee aan de slag te gaan.

Een tipje van de sluier: het succes van samenwerken zit niet in de middelen die we als IT-afdeling aanreiken, maar in de mate van adoptie en gebruikerservaring. Vaak is het onwetendheid of de weerstand tot verandering die het succes in de weg staan. 

Download jouw exemplaar hier: