Door Sven Heeger, Business Intelligence Consultant

Nu steeds meer data wordt ontsloten groeit ook de hoeveelheid beschikbare rapportages en dashboards in organisaties. Daarnaast kiezen steeds meer bedrijven ervoor om meerdere analyse tools aan hun medewerkers aan te bieden. Verder zorgt de opkomst van de cloud ervoor dat rapportages en dashboards zowel on-premise als in de cloud opgeslagen worden. Al deze ontwikkelingen maken het voor eindgebruikers steeds moeilijker om de juiste data op het juiste moment beschikbaar te hebben.  Goed nieuws: SAP Analytics Hub biedt hier een oplossing voor.

Gek genoeg zijn nog maar weinig BI-specialisten hiermee bekend. In dit blog laat ik je daarom graag kennis maken met de SAP Analytics Hub. 

De Analytics Hub zorgt ervoor dat eindgebruikers nog maar naar één portal hoeven te gaan om alle beschikbare business intelligence producten te kunnen raadplegen. Ongeacht waar het is opgeslagen, on-premise of in de cloud, en ongeacht of het is gemaakt met een SAP product of een third party supplier. Door het content management systeem weet de eindgebruiker tevens dat de beschikbare business intelligence assets zijn gecontroleerd door een vakinhoudelijk expert en dat men met vertrouwen beslissingen kan nemen die gebaseerd zijn op de aanboden data.

De BI catalogus

Nadat de eindgebruiker heeft ingelogd op de Analytics Hub krijgt men het home screen te zien. Bovenaan staan de rapportages die door de chief content editor (een user met bepaalde rechten) aangemerkt zijn als belangrijk en die door iedereen in de organisatie bekeken zouden moeten worden. Daaronder staan de meest bekeken rapportages en dashboards. Alle rapportages zijn zichtbaar door middel van een zogenoemde “tegel” structuur en geven naast een screenshot van de rapportage tevens een beknopte omschrijving. Door middel van het klikken op een rapportage komt men in de asset omschrijving en krijgt met alle informatie omtrent de rapportage te zien en is tevens de link beschikbaar naar het onderliggende business intelligence product. Aan de rechterkant staan de belangrijkste favorieten vermeld van de eindgebruikers en tevens de laatste gebruikte rapportages.

Door het invoeren van een zoekopdracht (rechtsboven) kan men zoeken naar de gewenste rapportage. Men komt dan op de All Assets pagina terecht (uiteraard kan men ook direct hier op klikken). Op de All Assets pagina is een filter menu beschikbaar voor de eindgebruiker om zo verder te kunnen filteren en de juiste rapportage of dashboard snel te kunnen vinden.

De eindgebruiker (de business user) kan alle beschikbare assets zien die aangeboden worden via de Analytics Hub (alleen de asset omschrijving, niet het rapport zelf). Dit zorgt ervoor dat iedereen binnen een organisatie weet welke informatie beschikbaar is en zelf kan kijken welke informatie voor de uitvoering van zijn positie van belang kan zijn. Daarnaast kan er bijvoorbeeld een link toegevoegd worden aan elke asset die verwijst naar een pagina met informatie over hoe de eindgebruiker toegang kan krijgen tot een bepaalde rapportage tool dan wel rapport of dashboard.

Assets overzicht

Bij het openen van een asset zijn aan de rechterkant de links beschikbaar zijn naar de onderliggende rapportage of dashboard. Door het klikken op deze link wordt de eindgebruiker doorgezet naar bijvoorbeeld een Web Intelligence pagina of een SAP Analytics Cloud story (de gebruiker dient uiteraard een account te hebben voor de rapportage tool waarin de betreffende asset is gemaakt en daarnaast de juiste security rechten om de asset te kunnen bekijken).

De content editor kan bij het opzetten van een asset zeer veel informatie meegeven. Standaard zal dat altijd een globale overview zijn van het rapport, met informatie als wat is het bronsysteem en hoe vaak wordt de data vernieuwd, als mede een uitgebreide omschrijving van het rapport waarbij tevens het doel van het rapport aangegeven kan worden. Verder dienen er standaard screenshots van de asset toegevoegd te worden aan de omschrijving.

De administrator van de Analytics Hub kan daarnaast extra secties toevoegen aan de omschrijving van een asset. Dit kan bijvoorbeeld een sectie zijn die een overzicht geeft van de toegepast KPI’s in de asset en hoe deze zijn berekend. Verder kan bijvoorbeeld een organisatie omschrijving meegeven worden aan het rapport die tevens gebruikt kan worden in de zoekfilters binnen de Analytics Hub.

Voor de eindgebruikers is het mogelijk om een asset toe te voegen aan de favorieten zodat het direct zichtbaar is op de home pagina in de Analytics Hub. Hiervoor dient de eindgebruiker alleen maar de ster aan te vinken naast de naam van de asset.

Content management

Niet iedereen kan zomaar assets plaatsen in de Analytics Hub. Door gebruik te maken van verschillende rollen (met verschillende gebruikersrechten) kan er een content management proces opgezet worden. Dit proces houdt in dat elke asset in eerste instantie aangeboden wordt als een concept. De asset wordt pas gepubliceerd in de Analytics Hub nadat een expert gebruiker de asset heeft goedgekeurd.

Om het content management proces in te richten zijn de volgende rollen beschikbaar in de Analytics Hub:

Business user

De eindgebruiker die alleen goedgekeurde rapportages en dashboards kan bekijken.

Content Editor

Een content editor kan rapportages en dashboards (assets) aanbieden voor validatie en zorgt daardoor dat de business users alle gewenste informatie kunnen vinden in de Analytics Hub. De content editor is verantwoordelijk voor de juiste omschrijving van de assets.

Content validator

De content validator controleert en corrigeert eventueel de aangeboden assets van de content editor. De rol van de content validator is om enerzijds te kijken naar de relevantie van het rapport, is er niet al een gelijkwaardig rapport beschikbaar bijvoorbeeld, en zal daarnaast de inhoudt van het rapport of dashboard moeten controleren. Daarbij het gaat bijvoorbeeld om de correctheid van de aangeboden data alsmede de correcte berekening van toegepaste KPI’s. Als laatste dient de content validator te controleren of de asset omschrijving correct is. Mocht een asset niet voldoen aan de gewenste eisen dat kan de content validator de asset afkeuren.

Chief content editor

Deze rol is enigszins hetzelfde als de rol van de content editor. De chief content editor kan echter alle assets bekijken en eventueel aanpassen. Dit kunnen dus zowel aangeboden als niet aangeboden assets zijn. Daarnaast bepaald de chief content editor welke rapportages zichtbaar zijn in de sectie “Picked for you” op de home pagina in de Analytics Hub.

Administrator

De administrator heeft uiteraard alle rechten die bij de vorige rollen aan bod zijn gekomen. De rol van de administrator zal echter met name gefocust zijn op het beheer van de omgeving en het toewijzen van rollen aan bepaalde gebruikers.

Het content management proces zorgt er daarom dus voor dat alleen geverifieerde dashboards en rapporten (assets) beschikbaar worden gesteld in de Analytics Hub en dat de eindgebruikers met vertrouwen beslissingen kunnen nemen op de aanboden data.

Analytics hub management

Via de Analytics Hub Cockpit kan de administrator van de omgeving de Analytics Hub aanpassen aan de wensen van het bedrijf. Naast de al reeds genoemde extra secties in het asset overzicht kan de administrator ook extra secties toevoegen aan de home pagina in de Analytics Hub. Dit kan bijvoorbeeld een sectie zijn die de resultaten laat zien van een veel gebruikte zoekopdracht zodat de eindgebruiker deze niet zelf meer hoeft uit te voeren. Verder kan de administrator de Analytics Hub aanpassen aan de corporate kleuren en logo van het bedrijf.

Daarnaast is er een audit log beschikbaar, waarin de administrator kan zien wie welke wijzigingen in de Analytics Hub heeft doorgevoerd.

Verder kan de administrator list of values aanmaken die zowel gebruikt kunnen worden in de asset omschrijving als in het zoekpanel op de All Assets pagina in de Analytics Hub. De administrator kan bijvoorbeeld een list of values maken van de data vernieuwing interval zodat de eindgebruiker bijvoorbeeld een keuze kan maken om alleen te zoeken op rapporten die dagelijks vernieuwd worden.

Tevens kan de administrator zien hoe intensief de Analytics Hub gebruikt wordt. Via het home screen in de Analytics Hub Cockpit kan men namelijk direct zien hoeveel unieke gebruikers hebben ingelogd in de Analytics Hub en daarnaast zijn de top 5 assets van een geselecteerde tijdsperiode beschikbaar.

Als laatste is het mogelijk om informatie omtrent de hub te downloaden. Men kan data downloaden omtrent de structuur van de hub en het aantal beschikbare assets maar daarnaast ook van het gebruik van de users. Op deze manier kan goed gemeten worden wat de adoptie rate is van de beschikbaar gestelde assets. Daarnaast kan de administrator op deze manier in kaart brengen welke assets niet meer gebruikt worden en deze verwijderen van de hub waardoor de informatie in de hub altijd actueel en relevant blijft.

Meer informatie?

Wil je meer weten over SAP Analytics Hub? Een demo aanvragen? Een afspraak maken voor een  vrijblijvend adviesgesprek?  Neem gerust contact op via info.bi.nl@axians.com. We helpen je graag!