Veel financiële professionals gebruiken spreadsheetsoftware zoals Excel voor hun planning en forecasting. Deze oplossingen zijn vaak relatief goedkoop en bieden gebruikers enorm veel flexibiliteit. Er kan echter een moment komen dat de gebruikte modellen ‘te zwaar’ worden. Ook de complexiteit van het proces rondom planning en control kan aanzienlijk toenemen. Is dit herkenbaar voor je? Dan is het mogelijk tijd om het planningsproces te moderniseren.

De meeste financiële managers en controllers zijn vertrouwd met oplossingen zoals Excel. Data invoeren is eenvoudig, zeker wanneer het aantal entiteiten beperkt is. Het finance team kan de planning- en controlcyclus volledig zelf uitvoeren. Dit bespaart een hoop externe kosten.

Een nadeel van dergelijke oplossingen is dat er veel tijd nodig is om het model te beheren en up-to-date te houden. Ook is het onvoldoende geborgd dat iedereen naar dezelfde gegevens kijkt om op te kunnen sturen. Het gevolg hiervan is een (te) lange doorlooptijd van dataverzameling tot rapportage.

Hoe ziet het planningsproces er in de praktijk uit?

We zien vaak dat er een template spreadsheet wordt opgesteld door Control. In sommige gevallen wordt deze centraal ingevuld met alle managers. In de meeste gevallen wordt het template per e-mail verzonden naar verschillende afdelingen om decentraal ingevuld te worden. Mocht het nodig zijn dan wordt het template ter aanvulling doorgestuurd naar andere betrokkenen. Uiteindelijk komen alle ingevulde templates op de afdeling Finance & Control terecht waar ze worden gecontroleerd en samengevoegd tot één begroting.

Dit hele proces kost veel tijd van alle betrokkenen, is erg foutgevoelig en niet altijd even transparant. Dit kan uiteindelijk leiden tot een verlies van kwaliteit in de budgetplanning of -consolidatie. Daarnaast is er vaak geen tijd meer over om de organisatie te adviseren over mogelijke scenario’s of het tussentijds bijsturen op basis van bijvoorbeeld een rolling forecast.

Kortom, spreadsheet software geeft de gebruiker veel vrijheid. Toch zijn er heel wat uitdagingen waardoor deze oplossing niet altijd het meest geschikte antwoord is. Is het tijd om het planningsproces te moderniseren? Dat is de vraag waar het in dit artikel om draait! Om een antwoord op deze vraag te vinden zul je eerst vier andere vragen moeten stellen, namelijk:

1. Zijn er meerdere gebruikers die aan de planning en control werken?

Oplossingen als Excel zijn het meest geschikt zijn voor individueel gebruik. Gebruik je Excel met meerdere personen, dan wordt via document sharing de data bewerkt. Met alle uitdagingen en risico’s van dien.

Er zijn oplossingen ook beschikbaar die specifiek bedoeld zijn om samenwerking te bevorderen. Elke gebruiker krijgt rollen en rechten toegewezen en kan op basis hiervan bepaalde gegevens wel of juist niet inzien. Ook wordt elke wijziging bijgehouden, zodat je altijd weet wie welke aanpassing gedaan heeft. Ook de toelichting waarom bepaalde gegevens zijn aangepast is altijd terug te vinden. Dit verkort de doorlooptijd en efficiëntie van het planningsproces.

2. Verloopt het planningsproces inefficiënt?

Managers achter de broek aan moeten zitten, eindeloos formules controleren en uiteindelijk alle spreadsheets consolideren tot één. Een greep uit de werkzaamheden waar veel controllers mee geconfronteerd worden.

Met een moderne planningsoplossing is het mogelijk om de workflow te automatiseren en tussentijdse updates op te vragen. Zo kun je eenvoudig zien waar elke gebruiker staat in het planningsproces. Daarnaast worden alle ingevoerde gegevens automatisch opgeteld en -gerold.

3. Bestaat de planning en rapportage uit complexe elementen?

Verschillende scenario’s zoals actuals, budget en forecast, cumulatieve- en/of periodecijfers maken rapportering complex. Ook operationele informatie zoals personele planning, productieplanning en verkoopplanning bepalen de complexiteit van planning en forecasting. Naast complexiteit zorgt dit voor een enorme groei in de hoeveelheid benodigde data.

Hoe meer data nodig is, hoe ‘zwaarder’ de modellen worden. Omdat spreadsheetoplossingen hier niet per se voor gemaakt zijn gaat dit vaak ten koste gaat van ‘performance’.

4. Staan de betrouwbaarheid en de consistentie van de rapportage ter discussie?

Door de foutgevoeligheid van spreadsheetsoftware is de kans groot dat er afwijkende uitkomsten zijn. Dit veroorzaakt discussies over de betrouwbaarheid van cijfers. Terwijl je het juist wil hebben over de strategische sturing van je organisatie.

In een moderne planningsoplossing elimineer je de kans op fouten zoveel als mogelijk. Gegevens worden namelijk op één centrale omgeving ingevoerd en automatisch opgeteld en -gerold. Niet meer zoeken naar foutjes in formules, maar zoeken naar manieren om business te verbeteren dus.

En nu?

Heb je op één of meerdere van de bovenstaande vier vragen overwegend ‘ja’ geantwoord? Dan is het verstandig om te kijken naar een planningsoplossing. In deze overweging zijn een tweede set aan vragen van belang om tot een keuze te kunnen komen:

  1. In welke mate is er integratie met tools als Excel mogelijk en heeft de nieuwe oplossing dezelfde look & feel?
  2. Is het mogelijk om de verzameling en integratie van data uit de verschillende ERP-systemen geautomatiseerd te laten verlopen?
  3. Is de software gebruiksvriendelijk? Zijn er standaardmodules beschikbaar om de implementatietijd te verkorten?
  4. Kies ik voor de cloud of een ‘on premise’ oplossing? Wat betekent dat voor de eenmalige investering en hoe verhoudt zich dat tot de licentiekosten?
  5. Wat zijn de kosten voor consultancy, licenties en training? Zijn deze in verhouding met de organisatiedoelstellingen?

Een goede formulering van de selectiecriteria leidt naar een oplossing die het beste past bij de specifieke organisatie. Wil je meer informatie over planningsoplossingen en Axians? Dan kun je contact met mij opnemen via +31 6 20 21 64 07 of sam-ray.atta@axians.com.