Door het thuiswerken verzanden we in online meetings. Komen we er nog wel aan toe om met elkaar effectief samen te werken? Hoe borg je in deze tijden de samenwerking en zorg je er voor dat de gekozen collaboration tool hierop aansluit? In het tijdperk van clouddiensten en remote werken zijn er tal van mogelijkheden. Dit blog helpt je op weg aan de hand van vier kritische vragen die je jezelf kunt stellen hoe je samenwerken op afstand op de juiste manier faciliteert. 

Door het thuiswerken zijn collaboration tools in een sneltreinvaart omarmt. We kunnen vanuit huis in ieder geval met elkaar in contact komen. Maar het gaat niet alleen meer om videobellen of het delen van bestanden. Het gaat om alle tools waarmee je samenwerkt binnen de organisatie. Inmiddels zijn we er wel achtergekomen dat er geen allesomvattende tool bestaat. Er is geen goed of fout als het gaat om de mogelijkheden binnen een organisatie om op afstand met elkaar samen te werken. De manier hoe je jouw collaboration tools inzet bepaalt het succes. Wil je je collaboration tool op de juiste manier inzetten? Stel jezelf dan de volgende vragen:

1. In welke behoefte voorziet de collaboration tool? 

Het succes van collaboration software zit niet zozeer in de middelen, maar juist in de mate van adoptie onder werknemers. Al neem je de meest vooruitstrevende collaboration tools in gebruik, op het moment dat niemand, om welke reden dan ook, gebruik maakt van de software is het een loze investering. Het succes wordt dus bepaald door de eindgebruiker, niet door jou als IT-manager. 

Begin daarom met een goed vooronderzoek. Ga na in welke behoefte je wilt voorzien met de samenwerkingstool. Is er behoefte aan een platform voor videobellen of moet er een oplossing komen voor het remote samenwerken in documenten? Door de achterliggende behoefte in kaart te brengen – samen met de eindgebruikers – verloopt de adoptie een stuk gemakkelijker en sneller. 

2. Hoe is de connectiviteit geregeld voor de collaboration tool?

Wanneer je jouw collaboration tool op de juiste manier wilt inzetten voor samenwerken op afstand is de factor connectiviteit het allerbelangrijkst. Vrijwel alle collaboration tools werken tegenwoordig vanuit de cloud, dus zonder internetverbinding kom je niet ver. Daarnaast moet ook gekeken worden naar de devices waarop de collaboration tool wordt gebruikt.

Moet je voor gebruik van een tool bijvoorbeeld eerst een IP-VPN verbinding starten? Dan kiezen gebruikers sneller voor een zelfgekozen alternatief. Als IT-manager wil je graag zicht houden op wat medewerkers uitvoeren en via welke tools data wordt gedeeld. Denk je niet goed na over connectiviteit en gebruikersgedrag? Dan werk je zomaar shadow IT in de hand – met alle negatieve gevolgen van dien.

3. Waarborg ik de veiligheid binnen mijn IT-landschap met dit collaboration platform? 

Remote werken brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Zeker als het gaat om veilig werken. Bij het gebruiken van een collaboration tool op de juiste manier staat veiligheid van het IT-landschap dan ook altijd centraal. Breng goed in kaart wat de impact van de samenwerkingstool is op de veiligheid van jouw infrastructuur.

Want hoe zorg je dat mensen veilig samenwerken binnen jouw netwerk met de middelen die jij aanbiedt? Op het moment dat je geen middelen beschikbaar stelt, ontstaat er shadow IT en loop je veiligheidsrisico’s. Neem dus initiatief en ga het gesprek aan. Daarbij is het belangrijk om te kijken naar de plek waar data wordt opgeslagen of bepaalde ISO-certificeringen waaraan je moet voldoen.

4. Hoe communiceer ik over het gebruik voor de collaboration tool?

Wie vanuit huis werkt met bijvoorbeeld financiële data of klantgegevens, moet snappen dat er gewerkt wordt met vertrouwelijke informatie. Dit bewustzijn is cruciaal voor IT-managers, want dit vergroot de kans dat medewerkers verantwoord aan de slag gaan met collaboration tools. De grote vraag is dus: hoe ga je vanuit jouw rol communiceren over het gebruik van de collaboration tools? 

Door duidelijke communicatie kan de gebruiker de juiste afwegingen maken en creëer je draagvlak voor adequaat gebruik. Dat gaat verder dan het sturen van een mailtje met werkinstructies. Zorg dat er goede afspraken worden gemaakt over het gebruik, zodat medewerkers snappen waar ze mee bezig zijn. Zo werk je toe naar een succesvolle integratie en waarborg je de veiligheid binnen de gekozen tooling. 

Tijd om te kiezen voor een passende collaboration tool! 

Heb je op alle vragen al een antwoord gevonden? Of wil je graag in gesprek met experts over het gebruik van collaboration tools? Vraag nu een adoptie consult aan en wij helpen je vrijblijvend op weg met het stellen van de juiste vragen. Zo verhoog je de kans dat alle medewerkers op de juiste manier aan de slag kunnen met collaboration software.